淺談傳媒行業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制制度

丁麗瑩

摘要：“內(nèi)控強則企業(yè)強，內(nèi)控弱則企業(yè)弱”，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，內(nèi)部控制制度已成為現(xiàn)代企業(yè)制度的重要組成部分。為了適應(yīng)和規(guī)范企業(yè)的發(fā)展，財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會五部門于2010年發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，連同2008年發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，標(biāo)志著我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系基本建成。內(nèi)部控制制度對于企業(yè)保證經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整、提高企業(yè)經(jīng)營效率并最終實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略上有著非常重要的作用。銷售與收款循環(huán)作為內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)對于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益、保證資產(chǎn)安全完整、優(yōu)化企業(yè)的資本結(jié)構(gòu)、提升企業(yè)的競爭力等方面有著非常重要的現(xiàn)實意義。而有些傳媒企業(yè)在銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制中由于缺乏對其重要性的認(rèn)識，對于一些關(guān)鍵性的控制環(huán)節(jié)及關(guān)鍵控制點執(zhí)行不到位，從而使銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制在實際執(zhí)行中存在一些問題。本文將對傳媒企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制存在的問題及針對這些問題的解決方案進行相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；銷售與收款循環(huán)；防范舞弊

十九大報告提出要推動文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，而傳媒業(yè)在整個文化產(chǎn)業(yè)中占有非常重要的地位，隨著互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，傳媒行業(yè)的競爭越來越激烈。對于傳媒企業(yè)來說，尤其是集團化的大型上市傳媒企業(yè)，加強銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制制度是十分必要的。銷售業(yè)務(wù)由于其重要性和風(fēng)險控制環(huán)節(jié)多而成為傳媒企業(yè)管理中較難控制的領(lǐng)域，比如銷售定價和信用政策制定的是否恰當(dāng)會直接影響企業(yè)創(chuàng)造利潤的能力，銷售業(yè)務(wù)的回款如果出現(xiàn)問題可能會導(dǎo)致企業(yè)資金流斷裂，情節(jié)嚴(yán)重的話甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)因此而停產(chǎn)歇業(yè)。而銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)控制的總體目標(biāo)就是規(guī)范銷售與收款行為，防范銷售活動與收款過程中差錯和舞弊情況的發(fā)生。健全而有效的銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制制度可以幫助企業(yè)減少壞賬、假賬的風(fēng)險，有助于傳媒企業(yè)收入的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

一、傳媒行業(yè)銷售與收款循環(huán)的現(xiàn)狀

就現(xiàn)階段實際情況而言，傳媒企業(yè)由于其自身的管控水平及能力，對于銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制還存在很多問題，主要體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）不相容職務(wù)未分離

不相容職務(wù)分離是企業(yè)內(nèi)部控制活動的核心控制思想，會不同程度地應(yīng)用在各主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。傳媒企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)不相容職務(wù)相分離的主要內(nèi)容包括：訂單的接受與信用額度的批準(zhǔn)、合同的簽訂與審批、收款的審批與執(zhí)行等職務(wù)相分離。在傳媒大部分企業(yè)中存在一人或一個部門身兼多職的現(xiàn)象，比如合同談判與簽訂合同的人員為同一人，銷售審批與賒銷政策審批由同一個部門同一人來負(fù)責(zé)執(zhí)行。這其中的原因有企業(yè)人員配備不到位，沒有跟上企業(yè)發(fā)展的速度，也有企業(yè)出于成本的考慮等。

（二）信用管理機制不健全

建立信用管理機制對于應(yīng)收賬款來說屬于事前控制，對有效保護銷售成果的實現(xiàn)具有積極作用，其可以從源頭上進行控制并減少形成壞賬損失的風(fēng)險。在銷售與收款業(yè)務(wù)中，信用管理是風(fēng)險控制的第一道防火墻。信用管理部門除了關(guān)注客戶實際履約情況外還更應(yīng)該密切關(guān)注市場的變化，給予客戶信用等級和賒銷額度的評定也應(yīng)是實時動態(tài)的。目前在有些傳媒企業(yè)中是沒有信用管理這個部門的，相應(yīng)的職責(zé)是由銷售部門來履行的。而有些傳媒企業(yè)雖然建立了信用管理部門，但信用管理部門并未完全發(fā)揮其職能，比如沒有對客戶進行實時動態(tài)的信用評級，賒銷額度與客戶情況不匹配等。

（三）合同管理不規(guī)范

合同對于企業(yè)來說是非常重要的原始憑據(jù)，有些業(yè)務(wù)如果到了“對簿公堂”的地步，合同將是非常重要的直接證據(jù)，對于企業(yè)是否勝訴起著至關(guān)重要的作用。傳媒企業(yè)合同管理不規(guī)范主要體現(xiàn)在兩個方面：首先在合同訂立環(huán)節(jié)，有些傳媒企業(yè)合同在訂立時不規(guī)范或者有些業(yè)務(wù)不簽合同；另外傳媒企業(yè)在合同后續(xù)保管環(huán)節(jié)中存在一些問題，比如對合同保管沒有落實到具體的負(fù)責(zé)部門、人員離職交接不規(guī)范等。

（四）應(yīng)收賬款管理薄弱

賒銷是企業(yè)在現(xiàn)代信用社會里實現(xiàn)銷售的最主要方式。有些傳媒企業(yè)在追求企業(yè)收入快速增長的同時卻忽視了對于應(yīng)收賬款的管理，使得應(yīng)收賬款整體管理薄弱。主要體現(xiàn)在如下三個方面：

1.應(yīng)收賬款整體質(zhì)量不高。對于信用政策執(zhí)行不到位，一切為了擴大銷售收入而讓路，應(yīng)收賬款占銷售收入的比重越來越大，周轉(zhuǎn)率也越來越低，賬齡越來越長。

2.有些傳媒企業(yè)在對應(yīng)收賬款進行管理時并沒有責(zé)任明確到具體的個人，對于銷售人員的考核也沒有與應(yīng)收賬款掛鉤。

3.應(yīng)收賬款的會計信息系統(tǒng)控制薄弱。（1）公司未建立有效的應(yīng)收賬款對賬制度，對于應(yīng)收賬款催收不及時，尤其對長賬齡應(yīng)收賬款不及時發(fā)出催告預(yù)警，丟掉了最后一道防線；（2）對于外部證據(jù)已確認(rèn)無法收回的應(yīng)收賬款，公司仍未及時進行壞賬核銷處理，虛列資產(chǎn)。

（五）應(yīng)收票據(jù)未進行有效管理

隨著市場經(jīng)濟和金融體制改革的不斷深化，票據(jù)逐漸成為企業(yè)重要的融資渠道，應(yīng)收票據(jù)已成為企業(yè)之間銷售商品、提供勞務(wù)等結(jié)算的主要內(nèi)容。企業(yè)之間由于賒銷業(yè)務(wù)而產(chǎn)生的應(yīng)收票據(jù)問題也日益嚴(yán)峻。應(yīng)收票據(jù)的風(fēng)險主要是安全性和票據(jù)真?zhèn)我约捌睋?jù)到期不能承兌。

（六）缺乏切實可行的監(jiān)督機制

在大型及上市傳媒企業(yè)由于監(jiān)管制度的要求內(nèi)部有審計部門的設(shè)置，但在大部分中小型傳媒企業(yè)往往是沒有審計部門的設(shè)置的，主要是有的公司沒有意識到審計部門的重要性，有的公司則是出于成本的考量而規(guī)定所有業(yè)務(wù)均有財務(wù)部門來把關(guān)，這樣的話財務(wù)部門自然而然地又充當(dāng)了審計部門的角色。有些公司由于規(guī)模較小，往往可能也沒有外部審計。這樣就會出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部審計監(jiān)督機制同時缺失。一個企業(yè)持續(xù)地健康運轉(zhuǎn)離不開監(jiān)督機制，缺乏監(jiān)管的公司，總能給一些圖謀不軌的人員找到作案的機會。

二、傳媒行業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制改進方案

（一）進行有效的職責(zé)分離

傳媒企業(yè)要想使銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制達(dá)到良好的效果，在兼顧成本效益的基礎(chǔ)上，就必須對關(guān)鍵控制點有職務(wù)重疊關(guān)系的人進行有效的職務(wù)分離，達(dá)到相互牽制，使同一部門或者個人不得處理銷售與收款整個鏈條的業(yè)務(wù)，并明確相關(guān)人員各自的崗位職責(zé)、權(quán)限。

（二）建立健全信用管理機制

信用管理是銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動中不可或缺的內(nèi)容。企業(yè)在建立健全信用機制時應(yīng)當(dāng)進行充分的市場調(diào)查，考慮行業(yè)競爭對手的情況，并結(jié)合企業(yè)自身制定相應(yīng)的信用政策并對其進行管理。信用管理環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點主要包括：

1.設(shè)立信用管理部門。傳媒企業(yè)應(yīng)成立專門的信用管理部門，并保持其應(yīng)有的獨立性。信用管理部門負(fù)責(zé)搜集主要客戶信息、建立客戶檔案、確定客戶信用等級及相應(yīng)的賒銷限額和信用期限等并對客戶信用實施動態(tài)更新管理。簽訂銷售合同前，必須事先經(jīng)過信用管理部門的調(diào)查和風(fēng)險評估，銷售部門在與客戶洽談中提出的賒銷額必須獲得信用管理部門的審核并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過，另信用管理部門在審批時應(yīng)保持其應(yīng)有的獨立性，嚴(yán)格把關(guān)，對于重大事項可以根據(jù)公司制度實行集體決策或者提請董事會。

2.對于客戶分類管理。信用管理部門對于客戶信用進行管理時可以分類別對客戶進行管理，比如可以把客戶分為境內(nèi)客戶和境外客戶、老客戶和新客戶等，對于境外客戶和新客戶，應(yīng)當(dāng)建立更為嚴(yán)格的信用管理，比如對于新客戶給予信用期限的同時要求其提供相應(yīng)的擔(dān)保措施。

（三）規(guī)范合同管理

1.訂立合同環(huán)節(jié)。確保所有業(yè)務(wù)必須簽訂合同，訂立合同合理保障企業(yè)合法權(quán)益和商業(yè)利益，必須做好以下三個關(guān)鍵控制點：

（1）所訂立的合同首先必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國合同法》的規(guī)定，金額重大的合同應(yīng)當(dāng)征求內(nèi)部法務(wù)部或者外部法律、專家的意見。

（2）傳媒企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全銷售合同訂立及審批管理制度。在合同訂立環(huán)節(jié)明確必須簽訂合同的范圍，根據(jù)業(yè)務(wù)類型對合同進行相應(yīng)的歸集和分類，并制定本企業(yè)的格式合同，簽訂合同盡量按照本企業(yè)的格式合同進行簽訂。在合同審批環(huán)節(jié)根據(jù)本企業(yè)的實際情況建立相應(yīng)的合同審批流程制度。在實際的審批過程中對于銷售價格、銷售折扣、信用期限、收款方式等應(yīng)重點予以關(guān)注。

（3）所有與銷售有關(guān)的合同草案必須經(jīng)審批同意后，方能授權(quán)有關(guān)人員與客戶簽訂正式的銷售合同。

2.合同后續(xù)管理。應(yīng)由專門的部門負(fù)責(zé)合同及相關(guān)業(yè)務(wù)鏈條基礎(chǔ)信息的保管（比如：播放證明、客戶確認(rèn)書等），對于人員離職健全相關(guān)交接手續(xù)以確保合同等相關(guān)基礎(chǔ)資料的保管是完整的，以避免導(dǎo)致應(yīng)收賬款訴訟沒有相關(guān)原始憑證而無從追究責(zé)任。

（四）加強應(yīng)收賬款管理

1.加強對賒銷業(yè)務(wù)管理。企業(yè)應(yīng)制定切實可行的銷售政策和信用管理制度，嚴(yán)格批準(zhǔn)賒銷業(yè)務(wù)，只有符合賒銷條件的客戶才能按規(guī)定程序辦理賒銷，并建立完整的賒銷備查登記。

2.加強對客戶的信息管理。企業(yè)應(yīng)充分了解客戶的資信能力和財務(wù)狀況，對長期、大宗的客戶應(yīng)建立包括信用額度使用情況在內(nèi)的客戶信息資料，并對信用額度使用情況及時予以更新。

3.加強銷售隊伍建設(shè)與管理。銷售人員往往沖在第一線，對于企業(yè)銷售目標(biāo)能否完成及完成的質(zhì)量起著非常重要的作用，因此對于傳媒企業(yè)銷售隊伍的建設(shè)與管理就顯得至關(guān)重要。（1）企業(yè)對于銷售與收款業(yè)務(wù)的相關(guān)人員，應(yīng)對其進行定期的專業(yè)知識培訓(xùn)及職業(yè)道德培訓(xùn)；（2）對銷售隊伍的建設(shè)和管理，還包括對銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)審批相分離制度、銷售與收款業(yè)務(wù)的責(zé)任連接和考核獎懲制度、銷售人員定期輪崗制度和經(jīng)手的客戶債務(wù)交接制度等。

4.加強對應(yīng)收賬款的會計監(jiān)督。傳媒企業(yè)應(yīng)加強應(yīng)收賬款的會計監(jiān)督：

（1）企業(yè)應(yīng)建立定期對賬制度與催收制度。企業(yè)應(yīng)定期以函證方式與客戶對賬，對賬工作可由不負(fù)責(zé)現(xiàn)金的出納和銷貨及應(yīng)收賬款記賬的人員來負(fù)責(zé)，每月向客戶寄發(fā)對賬單，能促使客戶在發(fā)現(xiàn)余額不正確后及時作出說明；另企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度，對于逾期未到款的客戶及時通知銷售人員予以催收，對于經(jīng)催收仍未到賬的及時了解企業(yè)的情況，如有異常及時反饋給銷售部門并向決策機構(gòu)報告，必要時可以由法務(wù)部門介入提請訴訟程序。

（2）加強應(yīng)收賬款壞賬的核銷。客戶因宣告破產(chǎn)、死亡等原因而發(fā)生貨款無法支付的，如果經(jīng)努力后確認(rèn)某項貨款確實無法收回的，需獲取貨款無法收回的確鑿證據(jù)并履行內(nèi)部審批程序后，由財務(wù)部及時進行相關(guān)會計處理。

（五）加強應(yīng)收票據(jù)管理

1.加強應(yīng)收票據(jù)登記保管制度。傳媒企業(yè)必須制定專門的應(yīng)收票據(jù)管理制度，對于應(yīng)收票據(jù)的收取、背書轉(zhuǎn)讓、提前貼現(xiàn)以及到期承兌進行嚴(yán)格的登記管理，以使應(yīng)收票據(jù)的信息能得以及時、全面的反映，并對應(yīng)收票據(jù)建立定期盤點制度。如若有匯票丟失的情況發(fā)生，應(yīng)第一時間與業(yè)務(wù)員聯(lián)系并取得付款人的配合進行掛失并停止支付，并根據(jù)實際情況，追究相關(guān)人員的責(zé)任。

2.加強應(yīng)收票據(jù)收取環(huán)節(jié)的審核。傳媒企業(yè)在應(yīng)收票據(jù)的收取環(huán)節(jié)應(yīng)切實加強如下幾個方面的審核：

（1）對于票據(jù)真?zhèn)蔚谋鎰e：為了防范票據(jù)偽造、變造風(fēng)險的發(fā)生，在收到票據(jù)時應(yīng)首先根據(jù)客戶的信用度及票據(jù)金額的大小進行一個大致的判定，然后對于票面進行一個基本的審核（比如：票面是否清晰，蓋章是否清楚等），如遇金額重大或者首次合作的客戶則可以通過銀行電子查詢等專業(yè)方式進行鑒定。如果客戶能出具電子承兌匯票的話則首選電子承兌匯票，這樣的話可以避免人工審核無法識別出的偽造、變造票據(jù)風(fēng)險的發(fā)生。

（2）對背書轉(zhuǎn)讓票據(jù)的審核：因有的票據(jù)背書會涉及到很多企業(yè)，故對客戶背書轉(zhuǎn)讓的票據(jù)要進行嚴(yán)格的審核，比如：票據(jù)中所有記載事項是否清晰、完整、背書是否連續(xù)等。對于票據(jù)在背書過程中產(chǎn)生的瑕疵（比如：有的企業(yè)背書蓋章不清晰、被背書人書寫不清楚或者有涂改等），必須要求客戶出具相關(guān)證明材料。對于客戶不予以配合出具證明的或者處理有困難的瑕疵票據(jù)堅決退回，不予以接收。

（六）建立切實可行的監(jiān)督機制

1.建立并強化內(nèi)部監(jiān)督。對于有條件的傳媒企業(yè)應(yīng)該設(shè)置獨立的內(nèi)部審計部門，并直接對董事會負(fù)責(zé)。如果企業(yè)規(guī)模小，傳媒企業(yè)也應(yīng)該在內(nèi)部設(shè)置類似于“審計部”的部門，來行使審計部門的職責(zé)，這樣的話會有利于銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的不斷改進和完善。

2.加強銷售與收款循環(huán)的事前、事中、事后控制，對于可能存在的風(fēng)險點及時控制并予以完善。各監(jiān)督部門在實際執(zhí)行業(yè)務(wù)的過程中應(yīng)嚴(yán)格履行其監(jiān)督職責(zé)并保持其應(yīng)有的獨立性，否則的話就可能會造成監(jiān)督形同虛設(shè)、企業(yè)的風(fēng)險加大進而可能會給企業(yè)帶來損失。

3.常規(guī)審計與專項審計相結(jié)合。傳媒企業(yè)應(yīng)定期進行內(nèi)部審計，對于常規(guī)合同可以進行抽查，比如在一個會計年度結(jié)束時。另對于金額重大、影響力大的合同及相關(guān)業(yè)務(wù)進行專項審計。

4.開展并加強經(jīng)濟責(zé)任審計和離任審計。經(jīng)濟責(zé)任審計和離任審計主要是對銷售與收款業(yè)務(wù)相關(guān)的管理者進行的審計，它對于管理者經(jīng)營業(yè)績及目標(biāo)是否完成會有一個判定，并對于管理中出現(xiàn)的問題能及時予以發(fā)現(xiàn)，對于傳媒企業(yè)整體管理水平的提高、銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的加強都有很大的幫助。

5.內(nèi)部審計報告與外部審計報告并重。內(nèi)部審計報告和外部審計報告都從不同的側(cè)面反映了傳媒企業(yè)銷售與收款內(nèi)部控制在設(shè)計及執(zhí)行方面可能存在的問題，傳媒企業(yè)應(yīng)對其予以重視，并對存在的問題及時采取措施，以提升傳媒企業(yè)內(nèi)控的整體水平。

三、結(jié)語

傳媒企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時，要考慮不同環(huán)境、不同階段、不同執(zhí)行者并根據(jù)本企業(yè)的實際情況制定切實可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度，在銷售與收款控制活動中，保障控制目標(biāo)順利實現(xiàn)的關(guān)鍵在于建立控制制度后更要分析性地認(rèn)真貫徹并執(zhí)行，防止照搬硬套和流于形式。

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