蔣瑩（廣西藝術(shù)學(xué)院，廣西 南寧 530022）

隨著高校信息化程度不斷加深，高校信息系統(tǒng)逐步完善，高校人事檔案管理利用也面臨著新的挑戰(zhàn)。隨著我國人事制度改革的不斷加深，高校人事檔案也需要不斷的優(yōu)化升級，如何對高校人事檔案信息化管理進(jìn)行改革，是衡量一所高校信息化管理優(yōu)劣的重要指標(biāo)。

一、高校人事檔案管理利用的現(xiàn)狀與問題

當(dāng)下各高校不斷合并、升級或者解體，高校內(nèi)部的各個(gè)機(jī)構(gòu)也進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。加上高校人員需要進(jìn)行更多的進(jìn)修、留學(xué)或跳槽，流動性大，這導(dǎo)致了人事檔案管理利用更復(fù)雜。現(xiàn)今，高校人事檔案管理利用，面臨著檔案信息不完整、信息更新不及時(shí)、保密意識不強(qiáng)；人事檔案制度不完善；人才隊(duì)伍素質(zhì)函待提高等一系列問題。

（一）高校人事檔案信息失真、不完整、更新不及時(shí)

中共中央組織部和國家檔案局下發(fā)了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》，對人事檔案歸檔內(nèi)容、目錄格式等作了明確的規(guī)定。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》第二十九條要求，歸檔材料應(yīng)該真實(shí)、完整、齊全，文字清晰、對象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。但是在實(shí)際操作中，發(fā)現(xiàn)部分檔案內(nèi)容不符合規(guī)定，存在信息不明確、沒有承辦單位或個(gè)人署名，材料日期不明確等問題。由于早期人事檔案管理松懈，而人事檔案關(guān)乎個(gè)人的職務(wù)晉升、工資待遇、福利待遇等切實(shí)，因此某些失真材料、不實(shí)信息被加入到個(gè)人檔案中，例如，某人的檔案中出現(xiàn)多個(gè)不同的出生年月，年齡時(shí)大時(shí)小等。檔案材料不完整，例如，某人的職務(wù)變動明確，卻缺乏相應(yīng)的任職文件；學(xué)歷檔案沒有能夠加及時(shí)入個(gè)人檔案等。

（二）高校人事檔案制度不完善，執(zhí)行力度差

在高校聘用制度的執(zhí)行背景下，人才流動性大，校內(nèi)人員調(diào)整頻繁。而高校人事檔案管理崗位任務(wù)繁重，而各部門及各職工個(gè)人檔案意識不強(qiáng)，對人事檔案不重視，故給人事檔案制度的執(zhí)行帶來了一定阻力?！陡刹繖n案整理工作細(xì)則》中對干部檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔程序、歸檔材料要求都有明確細(xì)致的要求，但在實(shí)際操作中各部門上交的人事檔案材料并不能按照要求去整理初始材料。無論從內(nèi)容、歸檔時(shí)間和梳理都跟學(xué)校人事檔案管理?xiàng)l例要求相去甚遠(yuǎn)，而當(dāng)材料歸檔到人事部門時(shí)，由于管理人事檔案的人員少，工作量大，并不能嚴(yán)格審核歸檔材料，因此某些不符合規(guī)定的材料被直接歸入個(gè)人檔案中。人事檔案整理工作量大且細(xì)致，需要各部門各人員相互配合才能做好。如今的高校人事檔案管理工作還不能夠完全執(zhí)行人事檔案制度。

（三）人員配備不齊全，檔案素養(yǎng)函待提高

在高校，從事檔案管理工作人員數(shù)量少，專業(yè)性不強(qiáng)。按照規(guī)定，高校必須安排至少一名工作人員專職管理人事檔案，而根據(jù)目前情況，很多高校未能安排人員專職管理人事檔案，多數(shù)高校人事檔案管理人員是兼職管理，并不能專心細(xì)致地做好人事檔案管理工作。人事檔案管理人員的短缺導(dǎo)致了人事檔案管理中的諸多問題，例如，歸檔材料不齊全不合格，歸檔時(shí)間不及時(shí)，甚至造成人事檔案的泄密，人事檔案安全得不到保障。因此人員配置是高校人事檔案管理工作的重中之重，只有檔案管理人員配備齊全，才能推進(jìn)信息化人事檔案管理工作發(fā)展。

部分高校即使能做到配置專職的人事檔案管理人員，也不能保證其人員的檔案專業(yè)性。在高校人事檔案管理人員中，來自檔案學(xué)專業(yè)人才并不多，這是因?yàn)楦咝Ｐ姓藛T門檻較高，需要碩士研究生學(xué)歷，而每年檔案學(xué)研究生畢業(yè)人數(shù)有限，造成了難招聘到專業(yè)檔案人才管理人事檔案的局面。人事檔案管理人員的檔案素養(yǎng)不高，易在工作中形成不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題改進(jìn)問題的情況，而是按部就班歸檔材料，不能激活人事檔案管理工作，更不利于人事檔案信息化管理。

二、改善信息化高校人事檔案管理利用工作的對策

如何創(chuàng)新高校人事檔案管理利用工作，使其更適應(yīng)現(xiàn)代社會需要，順應(yīng)當(dāng)下人事管理改革路徑，提高人事檔案管理信息化程度，成了現(xiàn)今高校人事檔案管理需要解決的重要問題，

（一）完善高校人事檔案歸檔程序

當(dāng)下高校人事檔案歸檔程序還是按照傳統(tǒng)路徑歸檔，歸檔過程中容易出現(xiàn)檔案信息失真、審核不夠嚴(yán)格，材料不完整的問題。要解決這些問題，需要高校人事部門和組織部合力解決，首先從源頭管理，在人事檔案材料形成之初就要嚴(yán)格按照《干部檔案整理工作條例》進(jìn)行填寫，組織部在形成材料時(shí)應(yīng)該細(xì)化填寫規(guī)范，做到初始材料的完整，在將人事檔案歸入人事檔案室之前，應(yīng)該由專人對材料進(jìn)行審核，審核通過方能移交歸檔。而在歸入人事檔案室時(shí)，應(yīng)該對檔案材料再次審核，特別注意審核材料的填寫規(guī)范，對于不合格的檔案不予以歸檔。在二次審核中，組織部重點(diǎn)審核材料的真實(shí)性，而人事檔案室重點(diǎn)審核材料是否完整，各有側(cè)重，以保障人事檔案材料的真實(shí)有效。在高校中，人事檔案室應(yīng)積極主動催收檔案，并對全體教師宣傳人事檔案的重要性，提高全體教職人員的檔案意識。在信息化環(huán)境下，可以將高校人事檔案歸檔程序進(jìn)行部分信息化，留存有用信息，同時(shí)通過信息系統(tǒng)嚴(yán)格歸檔程序，將歸檔路徑記錄下來，將不容易出現(xiàn)檔案材料丟失的情況。

（二）根據(jù)需要修訂高校人事檔案管理制度，提高檔案管理意識

高校應(yīng)在《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理工作細(xì)則》的指導(dǎo)下，制定符合高校實(shí)際情況的高校人事檔案管理制度。制度一旦制定，各部門必須嚴(yán)格遵守，不能忽略人事檔案管理制度，在管理工作中出現(xiàn)違反制度的行為。因此，在人事檔案管理制度制定后，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的紀(jì)律性，保障人事檔案的安全。人事檔案室應(yīng)該在全校宣傳人事檔案管理制度的重要性，提高各部門和各位教職工的人事檔案意識，嚴(yán)格遵守人事檔案的查閱、歸檔規(guī)定，保證人事檔案的完整齊全。

（三）加強(qiáng)信息化人事檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

高校人事檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是人事檔案信息化工作的重中之重，只有解決了人才問題，才能積極推進(jìn)高校人事檔案信息化進(jìn)程。首先，應(yīng)積極配置專業(yè)人事檔案管理人才，引進(jìn)檔案專業(yè)人員，才能從根本上提高人事檔案信息化管理工作水平。其次，加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)進(jìn)修工作，安排人事檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，或到外進(jìn)修，創(chuàng)新檔案管理意識。特別應(yīng)該注意進(jìn)修檔案信息化管理課程，在檔案信息化知識儲備到達(dá)一定量的時(shí)候，才能夠改進(jìn)現(xiàn)在的人事檔案管理模式，創(chuàng)新人事檔案信息化工作。

高校人事檔案工作只有與其他部門相互配合，在學(xué)校其他改革同步進(jìn)行下，才能真正的創(chuàng)造出人事檔案管理的創(chuàng)新局面。而人事檔案信息化管理工作，更是需要與信息管理部門一起努力探索，才能實(shí)現(xiàn)可行的人事檔案信息化管理模式。在保證人事檔案安全的前提下，實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理利用，才能真正發(fā)揮人事檔案的作用。