檔案去向管理系統(tǒng)研究

祁艷順

（武漢輕工大學(xué)，武漢 430023）

檔案去向是大學(xué)生畢業(yè)后最需要知道的事情，是全社會(huì)人才管理的重要一環(huán)。學(xué)校建立檔案去向查詢系統(tǒng)，方便學(xué)生查詢自己的檔案去向，檔案去向的信息直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，關(guān)系到辦學(xué)質(zhì)量和聲譽(yù)，是全社會(huì)加強(qiáng)人才流動(dòng)和管理的重要措施之一。為進(jìn)一步完善高等學(xué)校檔案管理制度，提高工作效率，維護(hù)畢業(yè)生離校后的檔案去向信息很有必要。

一、建立檔案去向管理系統(tǒng)的需求現(xiàn)狀

大學(xué)生畢業(yè)后，根據(jù)其工作地和個(gè)人要求，需要將其檔案郵寄到相關(guān)用人單位或回原籍。由于檔案不隨個(gè)人帶走，對(duì)于檔案的事情會(huì)遺忘，有的幾年甚至十幾年都不問檔案的事情，直到遇到問及檔案的時(shí)候，才想到問，經(jīng)辦的教師都已不在崗位或換了其他管理人員，使得檔案信息很難查到。建立一套方便管理者管理，又能更好服務(wù)學(xué)生的檔案去向管理系統(tǒng)，在現(xiàn)實(shí)工作中存在必然的需求。

二、建立檔案去向管理系統(tǒng)的目的和意義

當(dāng)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)引起了全面深刻的變革，同時(shí)也為教育帶來了不可估量的影響。隨著信息化發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的日趨成熟，做好檔案去向管理工作，為檔案管理添加助力。

三、檔案去向管理系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

建議計(jì)算機(jī)的部分硬件配置要達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：

一是處理器：pentiumiii600mhz兼容處理器或更高速度的處理器，建議1ghz或更高；二是內(nèi)存（ram）：建議2gb或更大。

操作系統(tǒng)可以安裝microsoft windows xp/win7或更高版本，必須安裝相應(yīng)的iis（internet信息服務(wù)，版本可以根據(jù)安裝的操作系統(tǒng)的不同進(jìn)行選擇）作為管理用戶，可安裝ftp下載軟件，有單位或個(gè)人的服務(wù)器。

四、檔案去向管理系統(tǒng)開發(fā)工具和技術(shù)

本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)基于Microsoft asp.net環(huán)境的B/S架構(gòu)，其客戶端是標(biāo)準(zhǔn)的瀏覽器，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫采用Access2003或更高數(shù)據(jù)庫版本。

五、檔案去向管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

系統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理流程：首先是系統(tǒng)用戶設(shè)置管理院，對(duì)管理員用戶進(jìn)行設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)管理員數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，按照工作流程涉及到新增，批量添加和數(shù)據(jù)導(dǎo)出以及編輯等模塊。管理員用戶根據(jù)用戶名和密碼登陸，就可以進(jìn)行錄入學(xué)生檔案去向信息數(shù)據(jù)，對(duì)以往的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)以及備份操作。學(xué)生用戶根據(jù)自己的姓名和身份證號(hào)登錄，登錄成功后就可以查詢自己檔案去向的具體情況。如果不是管理員用戶，將不能進(jìn)入系統(tǒng)。僅僅管理員用戶才能對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，學(xué)生用戶不能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，確保了數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性。

六、檔案去向管理數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采用Access2003作為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫。由于系統(tǒng)分為系統(tǒng)管理員，管理員和學(xué)生三種，系統(tǒng)要完成的功能模塊，如系統(tǒng)管理員分配管理員賬號(hào)，編輯管理員的賬號(hào)信息等；管理員用戶收集畢業(yè)生去向數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)通過新增或?qū)脒M(jìn)行錄入，編輯學(xué)生檔案去向信息并加以說明等，學(xué)生用戶查詢個(gè)人基本信息，了解檔案郵寄單號(hào)，檔案所在地址、聯(lián)系方式等。

七、檔案去向管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)按用戶可以包括三大主要模塊：學(xué)生用戶登陸子系統(tǒng)、管理員用戶登陸子系統(tǒng)和系統(tǒng)用戶登陸子系統(tǒng)。不同的用戶對(duì)應(yīng)顯示的內(nèi)容不同，大致劃分（見下頁圖）。

八、結(jié)語

目前管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)已經(jīng)比較完備，主要是采用單機(jī)版的安裝模式。在信息化管理模式下，檔案管理人員不能僅僅在本機(jī)上進(jìn)行操作，這樣數(shù)據(jù)獲取不及時(shí)，極易出現(xiàn)漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)等情況。檔案去向管理系統(tǒng)根據(jù)Web系統(tǒng)設(shè)計(jì)的特點(diǎn)，采用網(wǎng)絡(luò)管理模式，能準(zhǔn)確地獲悉畢業(yè)生檔案變更信息，并將處理結(jié)果能及時(shí)反饋給相關(guān)部門，簡化檔案管理人員的工作程序，使得檔案管理工作效率大大提高。