事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理分析

張生

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，它給公共機(jī)構(gòu)的檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)和要求。事業(yè)單位作為我國重要的公共辦事服務(wù)機(jī)構(gòu)在文件管理過程中，事業(yè)單位機(jī)構(gòu)對于檔案管理工作越來越掙扎。尤其在檔案管理工作中的文書檔案管理方面一直以來都是事業(yè)單位檔案工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，所以事業(yè)單位做好文書檔案管理工作不僅對事業(yè)單位檔案管理工作起到一定的積極作用對于事業(yè)單位的整體工作提高和完善也將起到積極的作用。

關(guān)鍵詞：公共機(jī)構(gòu)；要求；事業(yè)單位；文書檔案管理；薄弱環(huán)節(jié)

1 前言

檔案是單位活動(dòng)的記錄。檔案管理的規(guī)范與否，對事業(yè)單位整體工作的開展具有重要影響。文書檔案的規(guī)范化管理，在單位檔案管理中占有舉足輕重的作用。檔案管理者要準(zhǔn)確把握文書檔案的管理方法，切實(shí)做好文書檔案的規(guī)范化管理。

2 事業(yè)單位中的機(jī)構(gòu)文件管理相關(guān)問題

事業(yè)單位作為我國的重要單位，在日常工作中出現(xiàn)工作上的問題對于國家和人民來說都是一件極其不好的事情，事業(yè)單位作為公共機(jī)構(gòu)是為人民服務(wù)的機(jī)構(gòu)，將對人民的生活和工作產(chǎn)生重要影響。而且也會(huì)對單位的發(fā)展產(chǎn)生影響它也會(huì)對國家和人民產(chǎn)生相應(yīng)的影響。

2.1 事業(yè)單位在日常工作中對于文書檔案管理沒有給予足夠的重視

事業(yè)單位中的文書檔案業(yè)務(wù)部門在文檔文件管理工作中遇到的最大問題和最容易出現(xiàn)的問題是單位不重視文件管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認(rèn)識(shí)文件檔案管理工作。對人文檔案檔案的管理非常簡單，只要能夠正常使用，并且不愿意投入太多人力物力來建造檔案，就認(rèn)為檔案可以使用。這導(dǎo)致了事業(yè)單位機(jī)構(gòu)文件檔案管理長期缺乏健康發(fā)展。

2.2 事業(yè)單位的文書檔案管理工作缺少信息化的有效保障

檔案工作信息化是未來發(fā)展的必然趨勢，但目前公共機(jī)構(gòu)在信息化文件和檔案建設(shè)方面還不夠完善。雖然我國的事業(yè)單位已經(jīng)基本建立了信息化的文書檔案工作模式，但是在實(shí)際的文書檔案工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息化文書檔案工作落實(shí)不到位的現(xiàn)象，這樣會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，而且紙質(zhì)的文書檔案具有其不可回避的弊端，由于紙質(zhì)的文書檔案不但工作起來效率不高反而在整理和搜集的過程中還很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)在文檔文件的工作中，由于收集和整理的錯(cuò)誤情況，會(huì)給文檔文件的工作帶來很大的麻煩。如果是本單位的檔案出現(xiàn)了錯(cuò)誤那么可能會(huì)影響到單位的整體工作開展，如果是人民群眾的檔案資料出現(xiàn)錯(cuò)誤，是不利于事業(yè)單位對人民群眾的服務(wù)滿意度的，長期下去事業(yè)單位可能就會(huì)失去人民群眾的信賴和有效支持，這將導(dǎo)致文檔文件管理效率的進(jìn)一步降低。有的事業(yè)單位雖然建立了完備的信息化的文書檔案但是對于信息化的檔案缺少足夠的保護(hù)效果，諸如事業(yè)單位機(jī)構(gòu)申請的防火墻等安全措施往往不符合要求。檔案丟失和被盜取的風(fēng)險(xiǎn)還是非常大的。事業(yè)單位要對國家和人民負(fù)責(zé)，檔案如果丟失了后者被盜取了將會(huì)為國家和人民群眾帶來巨大的損失，重要的文件信息可能涉及更嚴(yán)重的問題。

2.3 事業(yè)單位對于文書檔案管理中的文件文檔管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的制度保障。

目前，我國的事業(yè)單位基本建立了檔案在管理上的檔案管理系統(tǒng)，但大多數(shù)事業(yè)單位的在對文書檔案文件文檔上的檔案管理系統(tǒng)仍然比較落后，不合理。這類系統(tǒng)的缺陷和缺陷會(huì)影響機(jī)構(gòu)在文檔中的工作。沒有一個(gè)規(guī)范化的文書檔案管理系統(tǒng)作為支撐文書檔案管理工作的開展將困難重重。

2.4 事業(yè)單位機(jī)構(gòu)檔案管理人員的工作態(tài)度和素質(zhì)有待提高

由于單位對文件檔案的長期管理缺乏足夠的重視，文件檔案管理人員在實(shí)際工作中對文件檔案持有態(tài)度。許多組織對文件的回答在執(zhí)行文件檔案工作時(shí)相對不穩(wěn)定，對文件檔案沒有足夠的重視。在進(jìn)行檔案資料的收集整理歸檔等工作時(shí)沒有認(rèn)真仔細(xì)的對檔案資料進(jìn)行檢查導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料出錯(cuò)的情況，自己卻不以為是。這就是因?yàn)槭聵I(yè)單位文書檔案管理人員對工作不認(rèn)真態(tài)度不端正的一種表現(xiàn)導(dǎo)致的，還有好多文書檔案工作人員不僅在態(tài)度上存在一定的問題在工作執(zhí)行以及操作上也是達(dá)不到文書檔案管理的要求的。

3 事業(yè)單位要通過何種方法和途徑來有效加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化探討

3.1 事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)對文書檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，提高意識(shí)。

事業(yè)單位想要做到文書檔案管理工作的規(guī)范化管理就必須要從提高自身對于文書檔案管理的重要認(rèn)識(shí)才行。意識(shí)是實(shí)踐的保障和前提，只有在正確的意識(shí)作用下文書檔案管理工作才能夠在實(shí)踐工作中逐步的像規(guī)范化轉(zhuǎn)換。事業(yè)單位機(jī)構(gòu)可以開展有針對性的交流會(huì)，以開發(fā)文件檔案，并允許單位領(lǐng)導(dǎo)和文件歸檔人員積極地交換文件信息。要通過一切方法和手段來加強(qiáng)本單位文書檔案管理人員對于文書檔案管理工作的重視程度。

3.2 事業(yè)單位必須不斷加強(qiáng)文書檔案管理像信息化文書檔案管理建設(shè)發(fā)展

信息化的文件管理可以有效地提高文書文件的效率，并且可以有效地降低文書文件的錯(cuò)誤率。通過信息化的文書檔案管理操作及建立，可以使事業(yè)單位檔案管理更加合理，形式化，有利于事業(yè)單位機(jī)構(gòu)檔案文件的規(guī)范化管理。但是信息化的文書檔案管理方式還容易產(chǎn)生的一個(gè)問題就是檔案的保密和可靠性不高，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案盜取或者泄露的情況，這是由于信息化自身的一些因素造成的，因?yàn)樾畔⒒奈臅鴻n案是基于互聯(lián)網(wǎng)才能夠完成的，而互聯(lián)網(wǎng)在對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的時(shí)候是非常容易出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)被盜取和泄密的現(xiàn)象，所以這需要單位建立一個(gè)信息檔案管理的保密系統(tǒng)及安全系統(tǒng)，尤其是對檔案資料在文件管理上一定要進(jìn)行加密保護(hù)，對于單位的文書檔案的管理系統(tǒng)要進(jìn)行最高級別的防火墻保護(hù)，最大限度的保護(hù)單位文書資料不會(huì)被不法份子盜取或者盜用。

3.3 事業(yè)單位要不斷的完善文書檔案管理工作的管理制度。

事業(yè)單位文件檔案管理的規(guī)范化管理必須通過健全的管理制度來保證。對于文書檔案的管理要實(shí)行統(tǒng)一的管理模式，文書檔案資料的整理要進(jìn)行分類分項(xiàng)目的進(jìn)行整理，確保文書檔案資料管理的合理性。文書檔案資料進(jìn)行分類分項(xiàng)目的整理不僅體現(xiàn)了規(guī)范化管理的要求而且在后期檔案管理人員在進(jìn)行相關(guān)檔案調(diào)取或者查詢時(shí)也會(huì)更加的高效方便。

3.4 事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)文書檔案管理人員的意識(shí)和素質(zhì)培養(yǎng)

事業(yè)單位的文書檔案管理工作最終是否可以做到規(guī)范化管理和文書檔案管理人員有著直接的聯(lián)系。因?yàn)闊o論技術(shù)或系統(tǒng)多么完美，最終文檔文件的管理都必須由文件管理人員來完成。因此，文檔文件管理人員對文檔文件管理的態(tài)度決定了文檔文件管理是否可以被標(biāo)準(zhǔn)化。因此，事業(yè)單位必須不斷加強(qiáng)文件檔案管理人員對文件檔案的重要理解和自身素質(zhì)能力。首先，我們必須肯定文件檔案管理人員的重要價(jià)值，并讓文件檔案管理人員對自己有一個(gè)肯定和肯定。只有這樣，我們才有動(dòng)力做好文件檔案管理工作。其次，在文書檔案管理方面做得很好的員工也可以得到獎(jiǎng)勵(lì)，并且可以對骨干進(jìn)行培訓(xùn)，以有效激發(fā)其他文書檔案管理人員的嚴(yán)格要求。

結(jié)語

事業(yè)單位文書檔案管理工作要想不但與時(shí)俱進(jìn)，就必須要做好文書檔案管理工作的規(guī)范化管理要求。

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（作者單位：青島市即墨區(qū)勞動(dòng)力培訓(xùn)轉(zhuǎn)移辦公室）