胡峰力

摘 要：公文是一種制作嚴(yán)格、使用廣泛、具有法定效用的應(yīng)用文體，在各單位的具體工作中發(fā)揮著諸多作用。本文作者認(rèn)為，對(duì)于已經(jīng)成為管理工具的公文而言，除注重其內(nèi)容上的準(zhǔn)確性之外，還應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)其在格式上的規(guī)范性，唯有如此統(tǒng)一，才能更有效地增強(qiáng)公文固有的權(quán)威性，更高效地實(shí)現(xiàn)公文的應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：公文；格式；規(guī)范

公文格式，就是公文的表現(xiàn)形式，專指法定公文文種外形結(jié)構(gòu)的組織與安排，它是人類在長期的社會(huì)歷史演變過程中，通過實(shí)踐，不斷地趨于完善，約定俗成的書面語言文字表述形式。一份完整的公文是由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項(xiàng)目構(gòu)成的，對(duì)各數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式，《格式》中都作了非常嚴(yán)格的規(guī)定。

我國的國家行政機(jī)關(guān)公文，正是利用公文的文章功能，來充當(dāng)行政管理的工具，領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)著各單位的具體工作。國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)2012年6月29日正式發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704—2012），并于2012年7月1日起開始實(shí)施，這一規(guī)定使《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）國家標(biāo)準(zhǔn)在貫徹實(shí)施中具有了法律效力。

一、規(guī)范公文格式，便于降低公文成本

所謂公文規(guī)范化，指的是根據(jù)公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，使人們的工作行動(dòng)合乎這些規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。公文格式如出現(xiàn)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的情況，往往會(huì)影響其常規(guī)作用的發(fā)揮。例如，某領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要求秘書部門一周內(nèi)將一份工作意見擬好發(fā)文。秘書部門接受任務(wù)后，為了搶時(shí)間爭速度，按領(lǐng)導(dǎo)意圖擬稿后只交給本業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，即送到打字室進(jìn)行繕印。最終指使打印出來的一百多份“工作意見”由于格式要素不規(guī)范而全部作廢，造成人力、才力、物力的浪費(fèi)，耽誤了文件的準(zhǔn)時(shí)下發(fā)，增加了公文的制作成本，造成了不應(yīng)有的損失。又例如，一份《xx公司第三分公司關(guān)于招聘新員工的請示》若省略為《請示》，一份《xx省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育廳等關(guān)于貫徹國務(wù)院辦公廳國辦發(fā)7號(hào)文的意見的通知》若添加為《xx省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育廳、高教局、人事局、勞動(dòng)局、關(guān)于貫徹國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部關(guān)于職工大學(xué)、職工業(yè)余大學(xué)、高等學(xué)校舉辦的函授和夜大畢業(yè)生若干問題的請示的通知的意見的通知》，如此隨意把握公文的標(biāo)題形式，只會(huì)造成公文的受文者不能準(zhǔn)確、及時(shí)地理解公文的主旨，給工作帶來被動(dòng)。

二、規(guī)范公文格式，便于發(fā)揮公文的作用

公文的作用在于領(lǐng)導(dǎo)工作、規(guī)范行為、聯(lián)系公務(wù)及傳遞信息。如果公文格式不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，公文的實(shí)際作用就不能得到正常的發(fā)揮，工作效率勢必受到影響。例如，行政機(jī)關(guān)公文中的最高形式的文種—命令。與其他公文文種相比，命令通常篇幅短小，語言要求特別精確，行文格式更有其特定性，由于命令擔(dān)負(fù)著統(tǒng)一行動(dòng)的使命，指導(dǎo)著黨和國家的重大社會(huì)活動(dòng)，意在實(shí)現(xiàn)國家的重大意圖，寫作中為了更集中地表現(xiàn)命令的權(quán)威性、強(qiáng)制性和嚴(yán)肅性，必須嚴(yán)格規(guī)范其寫作格式。例如：

中華人民共和國主席令（用紅色印制發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后加“命令”或“令”。）

第八十六號(hào)（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下空2行字距標(biāo)識(shí)“發(fā)令的令號(hào)”居中排布。）

《全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于……的決定》自2017年12月28日起施行。（在“令號(hào)”下空2行字距標(biāo)識(shí)正文內(nèi)容）

中華人民共和國主席 習(xí)近平

（在正文下空一行字右側(cè)空4個(gè)字蓋上簽名單——發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的手寫簽名章，在簽名章左空2個(gè)字標(biāo)識(shí)負(fù)責(zé)人的職務(wù)）

2017年12月27日（在簽名章下空一行字距右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。）

三、規(guī)范公文格式，便于公文的歸檔和檢索

行政機(jī)關(guān)的文書材料從處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。公文立卷部門立好的案卷按照程序要逐年移交給機(jī)關(guān)的檔案室集中保管，文書案卷的歸檔一方面能保證行政機(jī)關(guān)檔案的完整，另一方面則便于利用者查找利用。在公文立卷工作中有一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，那就是編制文件檢索工具，主要內(nèi)容包括文號(hào)索引和文件分類目錄，其要素通常涉及文件作者（加標(biāo)題）、文號(hào)、文件日期、卷頁號(hào)、類別、順序號(hào)、封面和封底。公文格式實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化后，文秘人員可按照公文的相關(guān)屬性進(jìn)行科學(xué)分類，建立公文的分類體系，以便于計(jì)算機(jī)或其他現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)公文進(jìn)行檔案管理，便于提高公文檢索處理的速度，否則最終會(huì)導(dǎo)致檢索文件的繁瑣和遺漏。例如下列案卷：

X學(xué)院關(guān)于2016年度管理年工作、人員任免、XX問題的總結(jié)、通知（永久）（卷1）

X學(xué)院關(guān)于2016上半年度管理年工作、人員安排、XX問題的總結(jié)、通知（長期）（卷2）

X學(xué)院關(guān)于2016年3月份管理年工作、人員安排、XX問題的總結(jié)、通知（短期）（卷3）

不難看出，以上這種案卷，對(duì)公文的利用者而言，顯然達(dá)不到快速檢索文件資料的目的。我們應(yīng)該有一個(gè)明確的思路：公文立卷歸檔的目的在于最有效地檢索所需文件資料，更好地解決公務(wù)中出現(xiàn)的問題，所以，公文格式規(guī)范后，做到檢索的“快、準(zhǔn)、全”便具備了條件?，F(xiàn)在，我們不妨將上面的三個(gè)案卷整合為一：

X學(xué)院關(guān)于2016年度管理年工作、人員任免、XX問題的總結(jié)、通知（卷1）

無疑，在公文立卷歸檔時(shí)，屏棄那些已無實(shí)際意義的內(nèi)容特征，能有效提高文書檢索質(zhì)量，這也與公文格式規(guī)范化的要求更加切合。

（作者單位：廣東科技學(xué)院，廣東 東莞 523083）