大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案管理應(yīng)防止“三個效應(yīng)”

劉靖

“大數(shù)據(jù)”時代對企業(yè)檔案管理工作既創(chuàng)造了新的機(jī)遇，也形成了巨大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理部門要積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)帶來的環(huán)境變化和需求變化，充分運用大數(shù)據(jù)、智能化、移動終端、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，顛覆傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、共享、開發(fā)流程，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理方法，更加全面地提供檔案信息服務(wù)，更加深入地發(fā)掘企業(yè)檔案潛在價值，更加有效地服務(wù)企業(yè)現(xiàn)代管理體系建設(shè)，讓檔案管理事業(yè)在大數(shù)據(jù)時代轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效。

一、對企業(yè)檔案工作的認(rèn)識要高，防止層層衰減的“漣漪效應(yīng)”

“漣漪效應(yīng)”又稱“衰減效應(yīng)”，是指技術(shù)、信息、經(jīng)驗和新觀念等在經(jīng)濟(jì)區(qū)域之間擴(kuò)散傳播的過程，能量逐漸消耗、速度逐漸降低、影響逐漸減小。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》指出：“檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進(jìn)我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé)。”充分說明了檔案工作的重要性。就企業(yè)而言，檔案是企業(yè)資產(chǎn)的可靠證據(jù)、企業(yè)管理的重要基石、企業(yè)傳承的歷史文脈、企業(yè)管理者的履歷本和護(hù)身符，在一定意義上，檔案是企業(yè)生存發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)，具有貨幣無以替代的價值，對于弘揚企業(yè)優(yōu)良傳統(tǒng)、增加企業(yè)歷史積淀、提高企業(yè)文化氣質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)競爭力提升和可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。因此，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)高度重視檔案工作，將其作為落實中央要求的題中之義，作為新形勢下企業(yè)改革發(fā)展的內(nèi)在之需，作為企業(yè)管理者的應(yīng)盡之責(zé)，把檔案工作牢牢抓在手上，層層傳導(dǎo)壓力，層層落實責(zé)任，堅決落到實處，防止“漣漪效應(yīng)”發(fā)生。

二、對企業(yè)檔案管理的思路要新，防止因循故步的“定勢效應(yīng)”

所謂“定勢效應(yīng)”，是指人們?nèi)绻L期工作和生活在相對穩(wěn)定的環(huán)境中，就會形成一種固定的思維和行為模式，這種思維和行為模式一旦形成，慣性的力量會使這一模式不斷自我強(qiáng)化，很難改變，久而久之就會墨守成規(guī)、故步自封，定勢效應(yīng)給我們的啟示是：現(xiàn)在形勢發(fā)展和科技進(jìn)步日新月異，如果我們沿用傳統(tǒng)的思維和行為模式，看問題、想辦法、做決策、推工作、干事業(yè)，就可能事倍功半、欲速而不達(dá)，甚至陷入南轅北轍、勞而無功的困境，這是需要我們應(yīng)當(dāng)盡力避免的。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)、智能化、移動終端、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)廣泛應(yīng)用，電子商務(wù)方興未艾、蓬勃發(fā)展，電子文件迅猛增長，日益取代紙質(zhì)文件成為企業(yè)文件存儲的常態(tài)和主流，但電子文件的歸檔保存和安全利用還是薄弱環(huán)節(jié)。必須深入研究、準(zhǔn)確把握新形勢下檔案工作的特點和規(guī)律，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求，堅持問題導(dǎo)向，不斷探索創(chuàng)新檔案管理方法與手段，以利于有效防止定勢效應(yīng)。

1.在總體把握上，牢牢把握“全覆蓋”“四同步”

“全覆蓋”，即將紙質(zhì)文件和電子文件全部納入檔案管理范圍，避免管紙質(zhì)文件不管電子文件、管管理類電子文件不管業(yè)務(wù)類電子文件的“兩管兩不管”現(xiàn)象，確保檔案管理全覆蓋、無遺漏、應(yīng)管盡管、安全利用。“四同步”，即將檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步總結(jié)驗收，力求同頻共振，相得益彰，形成集成效應(yīng)。

2.在收集歸檔上，積極推進(jìn)“兩化”

一方面，積極推進(jìn)增量檔案電子化，以國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》為指導(dǎo)，將電子文件納入歸檔范圍并合理確定其保管期限，積極推進(jìn)建立電子檔案，提升檔案管理的信息化、自動化和便利化水平。另一方面，積極推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，對傳統(tǒng)載體檔案的來源、類別和成分進(jìn)行系統(tǒng)梳理，堅持總體規(guī)劃、分期實施、需求導(dǎo)向，推進(jìn)數(shù)字化工作，為檔案資源共享和檔案信息深加工創(chuàng)造有利條件。

3.在開發(fā)利用上，著力拓展“兩度”

一方面，拓寬廣度，不囿于史、志、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯集等傳統(tǒng)的編研形式，通過主動報送或推介檔案信息、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻、發(fā)行音像制品等多種形式，開辟檔案開發(fā)利用的新途徑。另一方面，挖掘深度，加強(qiáng)對檔案信息的深度開發(fā)，不斷挖掘檔案的潛在價值，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫、知識庫”，更好服務(wù)企業(yè)科學(xué)決策和管理。

三、對企業(yè)檔案安全的防護(hù)要嚴(yán)，防止蟻穴潰壩的“蝴蝶效應(yīng)”

“蝴蝶效應(yīng)”是指一只南美洲亞馬孫河邊熱帶雨林中的蝴蝶，偶爾扇幾下翅膀，就有可能在兩周后引起美國得克薩斯州的一場龍卷風(fēng)，初始條件的極小偏差，將會引起結(jié)果的極大差異，這與“千里之堤，潰于蟻穴”的道理是一樣的。從檔案安全來說，如果對一些苗頭性、傾向性問題不管不顧，同樣存在“蝴蝶效應(yīng)”的隱患。久而久之，將會擴(kuò)散升級，導(dǎo)致“蟻穴潰壩”，嚴(yán)重危害檔案安全。必須建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，堅持隱患嚴(yán)查、保管嚴(yán)防、保密嚴(yán)管、應(yīng)急嚴(yán)控“四嚴(yán)并舉”，切實防止“蝴蝶效應(yīng)”。堅持隱患嚴(yán)查，建立健全檔案安全檢查和考核制度，經(jīng)常性開展檔案安全排查整治，及時消除隱患、堵塞漏洞。堅持保管嚴(yán)防，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)改造或新建、擴(kuò)建檔案庫房，提高檔案庫房安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，改善檔案保管保密條件。堅持保密嚴(yán)管，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，加強(qiáng)對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機(jī)和涉密載體的安全保密管理，確保涉密檔案存儲、傳輸和利用絕對安全。堅持應(yīng)急嚴(yán)控，建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制，制定應(yīng)急處置預(yù)案，定期開展應(yīng)急演練，確保應(yīng)急機(jī)制關(guān)鍵時刻發(fā)揮作用。把檔案館（室）列入重點保護(hù)范圍，確保檔案安全受到危害時得到優(yōu)先搶救和妥善處置，把損失降到最低限度。