新時(shí)期的地質(zhì)檔案管理及利用

趙旭

摘 要：本文以說(shuō)明地質(zhì)檔案管理的意義為展開(kāi)，對(duì)地質(zhì)檔案管理的重要性作簡(jiǎn)單闡述，接著以新時(shí)期地質(zhì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，最后結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)提出新時(shí)期下地質(zhì)檔案管理及利用的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案；檔案管理；檔案利用；新時(shí)期

信息技術(shù)的發(fā)展使得地質(zhì)部門的檔案管理產(chǎn)生較大變化，出現(xiàn)智能化、網(wǎng)絡(luò)化的的管理發(fā)展趨勢(shì)，因此新時(shí)期下地質(zhì)部門加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)檔案的管理工作的規(guī)范化進(jìn)行就具有重要意義，以下將就如何加強(qiáng)新時(shí)期的地質(zhì)檔案管理及利用水平展開(kāi)探討。

一、進(jìn)行地質(zhì)檔案管理的意義

1.為勘探地質(zhì)提供依據(jù)

地質(zhì)檔案真實(shí)且詳細(xì)地記錄了地質(zhì)地貌、地質(zhì)勘察過(guò)程中的各種細(xì)節(jié)，是地質(zhì)勘察工作的原始記錄資料，連接了地質(zhì)勘察建設(shè)的過(guò)去、現(xiàn)在以及未來(lái)，對(duì)這些檔案進(jìn)行規(guī)范化管理能為后續(xù)地質(zhì)勘探工作提供依據(jù)，同時(shí)還能對(duì)我國(guó)的地質(zhì)調(diào)查提供可信度高的依據(jù)。

2.進(jìn)一步完善我國(guó)的地質(zhì)資料體系

地質(zhì)檔案的記錄工作是伴隨著地質(zhì)勘探的工作過(guò)程進(jìn)行的，對(duì)這些檔案進(jìn)行規(guī)范化的收集與整理，能為后續(xù)地質(zhì)工作提供便利，實(shí)際工作過(guò)程中也能為地質(zhì)檔案予以補(bǔ)充與完善，從而實(shí)現(xiàn)我國(guó)地質(zhì)資料體系的進(jìn)一步完善。

3.為管理人員提供決策依據(jù)

地質(zhì)檔案記錄了地質(zhì)工作活動(dòng)的成果與記錄，規(guī)范化地開(kāi)展地質(zhì)檔案管理工作能為管理人員提供決策依據(jù)，而管理人員決策的準(zhǔn)確性、科學(xué)性會(huì)對(duì)后續(xù)地質(zhì)勘察工作造成極大的影響，因此規(guī)范性的地質(zhì)檔案管理能保證為管理人員提供決策依據(jù)從而指導(dǎo)地質(zhì)勘察工作，對(duì)地質(zhì)勘察部門的生存與進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義，因此必須重視地質(zhì)檔案的管理工作。

二、新時(shí)期下地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

1.歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題

新時(shí)期下地質(zhì)檔案歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題主要包括歸檔是分類不明確、經(jīng)常存在歸檔逾期現(xiàn)象、立卷不明確以及歸檔的科技文件質(zhì)量不符合清晰、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整等相關(guān)要求。

2.檔案管理者存在的問(wèn)題

地質(zhì)檔案管理人員關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)、技能不足，無(wú)法應(yīng)對(duì)新時(shí)期下檔案管理的工作要求，地質(zhì)勘察單位對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度不足，同時(shí)也存在管理人員頻繁調(diào)動(dòng)的問(wèn)題。

3.服務(wù)方式存在的問(wèn)題

地質(zhì)資料的管理工作的主要工作內(nèi)容仍是提供服務(wù)，但是服務(wù)方式仍較為落后，手工管理模式仍廣泛存在，信息化技術(shù)仍未得到廣泛普及。

4.硬件條件存在的問(wèn)題

地勘單位內(nèi)部的硬件措施不夠完善，地質(zhì)檔案庫(kù)藏的條件較差，導(dǎo)致地質(zhì)檔案的庫(kù)藏質(zhì)量受到影響，也威脅到了地質(zhì)檔案的安全性，因此硬件設(shè)施仍待進(jìn)一步改善。

三、新時(shí)期下提升地質(zhì)檔案管理質(zhì)量的途徑

1.嚴(yán)把檔案形成關(guān)

立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、勘測(cè)、綜合管理、編寫報(bào)告以及驗(yàn)收這六個(gè)階段貫穿了地質(zhì)勘察工作的全過(guò)程，為了保證各階段中的地質(zhì)科技文件材料的形成的準(zhǔn)確性與完整性，筆者對(duì)自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，結(jié)合地勘單位實(shí)際，提出以下幾條意見(jiàn)以供參考。

1.1同步計(jì)劃任務(wù)與文件材料

項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書的下達(dá)，即代表著該項(xiàng)目工作的正式啟動(dòng)。出于保證項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中的科技文件材料的質(zhì)量的考慮，應(yīng)結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律、標(biāo)準(zhǔn)制定出地勘單位地質(zhì)檔案立卷分類標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔要求，項(xiàng)目開(kāi)始前，要求項(xiàng)目資料的檔案管理員為具有專業(yè)地質(zhì)技術(shù)的人員；設(shè)置各階段的科技文件材料的積累盒，將設(shè)計(jì)書、計(jì)劃任務(wù)書以及立項(xiàng)建議書等進(jìn)行收集并分類放置于資料盒。

1.2同步野外工作過(guò)程與科技文件材料的形成

項(xiàng)目野外工作階段會(huì)產(chǎn)生較多數(shù)量的原始地質(zhì)資料，因此這一階段的開(kāi)展過(guò)程中，需要同步進(jìn)行科技文件材料的形成工作。此時(shí)，地質(zhì)技術(shù)人員應(yīng)在《地質(zhì)檔案立卷分類標(biāo)準(zhǔn)》的指導(dǎo)下開(kāi)展材料的積累工作，以項(xiàng)目中的巖石樣、化學(xué)樣送樣為例，進(jìn)行送樣單的填寫時(shí)，應(yīng)分開(kāi)填寫，以免后期歸檔工作時(shí)加大歸檔難度。

1.3實(shí)現(xiàn)室內(nèi)整理與文件材料歸檔的同步

室內(nèi)綜合整理包括了對(duì)原本資料進(jìn)行整理、編制綜合圖件以及編寫報(bào)告等，對(duì)野外形成的地質(zhì)資料進(jìn)行室內(nèi)綜合整理時(shí)，要求保證地質(zhì)工作項(xiàng)目中各階段科技文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，要求原始數(shù)據(jù)與野外客觀實(shí)際相符，科技文件材料內(nèi)容與審批文據(jù)保持一致[1]。

2.采用信息技術(shù)展開(kāi)地質(zhì)檔案的管理工作

2.1建立數(shù)據(jù)庫(kù)

出于提高地質(zhì)檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，建立原始地質(zhì)檔案的資料庫(kù)，提供信息檢索服務(wù)。要求以檢索者的需求的不同，輸入礦產(chǎn)程度、礦種、類別、資料名稱、編著者等即可迅速檢索地質(zhì)檔案信息，從而為地質(zhì)工作者提供更為快捷、方便的服務(wù)。

2.2形成電子文檔

新地質(zhì)勘察項(xiàng)目所形成的原始地質(zhì)資料，除去進(jìn)行紙質(zhì)資料的收集與保管之外，還應(yīng)進(jìn)行電子文檔的收集與整理以便于長(zhǎng)期保存。電子文檔具有儲(chǔ)存方便，使用快捷的優(yōu)勢(shì)，且能長(zhǎng)期保存，因此應(yīng)大力推廣，可對(duì)原本的紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描以進(jìn)行電子化處理，對(duì)圖件則進(jìn)行矢量化處理的方式進(jìn)行。

采用計(jì)算機(jī)對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理，將地勘現(xiàn)場(chǎng)收集的視頻、圖片以及文本等資料輸入地質(zhì)檔案系統(tǒng)，經(jīng)計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理與歸類，從而為查閱資料提供便利。

3.完善硬件設(shè)施

完善硬件設(shè)施主要是指擴(kuò)大館藏面積以便于紙質(zhì)資料的存放與管理工作的正常進(jìn)行，同時(shí)，還應(yīng)對(duì)檔案室內(nèi)的設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新、修繕以保障地質(zhì)檔案的安全性。

四、關(guān)于提升地質(zhì)檔案利用水平的措施

1.加強(qiáng)交流

加強(qiáng)交流是指加強(qiáng)檔案利用人員與檔案管理人員的交流，通過(guò)交流能促使勘探開(kāi)發(fā)人員了解檔案的館藏情況，也能使檔案管理人員了解勘探開(kāi)發(fā)人員對(duì)檔案的需求。對(duì)此可通過(guò)案例分析、檔案利用培訓(xùn)、面對(duì)面座談的方式進(jìn)行[2]。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)

為了提升地質(zhì)檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。高素質(zhì)的檔案管理人員能保證檔案的分類規(guī)范性，嚴(yán)格遵守保密協(xié)議，同時(shí)明確檔案的保管期限、歸檔范圍等；同時(shí)嚴(yán)格遵守相應(yīng)管理制度，對(duì)檔案管理工作具有高度責(zé)任心，能確保資料歸檔時(shí)的及時(shí)性與全面性。

結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)新時(shí)期下地質(zhì)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地質(zhì)部門需積極進(jìn)行傳統(tǒng)管理方式的改革，積極采用信息技術(shù)，建立完善且健全的管理體系，從而提升地質(zhì)檔案的利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]曹香榮.地勘單位地質(zhì)檔案的管理及利用探討[J].東方企業(yè)文化，2015（23）：49.

[2]蘇曉萌.探討地勘單位地質(zhì)檔案的管理及利用[J].黑龍江史志，2015（12）.

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院）