重基礎(chǔ)建設(shè) 保檔案質(zhì)量

張蕾

科技發(fā)展日新月異，檔案是發(fā)展的忠實(shí)記錄者，是過去的影像，更是未來的基A。但當(dāng)前各基層單位檔案管理水平參差不齊，有的單位基礎(chǔ)建設(shè)方面尚不達(dá)標(biāo)，較先進(jìn)單位差的是經(jīng)濟(jì)水平，更是意識水平。檔案主管部門不但要牽著好的單位“跑步前進(jìn)”，更要催促差的單位“奮起直追”，重基礎(chǔ)建設(shè)，保檔案質(zhì)量刻不容緩。

當(dāng)前，隨著檔案主管部門對檔案事業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理要求的不斷強(qiáng)化，各單位普遍對本單位檔案管理工作比較重視，大多能做到專門庫房存放、配備專職檔案管理員等基本要求。有條件的單位，更加重視對檔案信息化建設(shè)的投入，上級檔案管理部門也將檔案信息化建設(shè)情況作為加分項(xiàng)目列人工作考核中。

但是受資金等方面限制，有一些單位在檔案保存的基礎(chǔ)設(shè)施上仍存在欠缺，更逞論科學(xué)化、現(xiàn)代化檔案管理，嚴(yán)重影響到本單位檔案管理工作的開展，基層檔案管理水平與規(guī)范的單位呈現(xiàn)兩極分化愈演愈烈的趨勢，主要表現(xiàn)在以下方面：

一、檔案室空間不足。

有的單位檔案室成立時(shí)間較早，在當(dāng)時(shí)上級部門對于檔案室建立的各方面要求不是很高，而基層單位只考慮當(dāng)時(shí)的存放要求，沒有充分地考慮以后的發(fā)展空間。而隨著時(shí)代的發(fā)展，一個(gè)年度內(nèi)形成的檔案資料較之前大大增加，檔案室又因?yàn)闄n案資料龐多，搬遷不易，索性不斷堆積，造成檔案室擁擠、雜亂的現(xiàn)象。

二、檔案室地面承重不符合要求。

一些單位的檔案室在成立之初并沒有考慮后續(xù)檔案不斷堆積增多對地面承重的要求，有的單位檔案室甚至并不是建立在樓層底層。按照有關(guān)規(guī)定，“地面承重最大容量為1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架時(shí)應(yīng)不大于1200公斤/平米?！碑?dāng)前許多基層單位存在檔案室地面承重超標(biāo)現(xiàn)象，但是因?yàn)闄n案資料測重不便，難以有效糾正。

三、檔案室溫濕度環(huán)境不達(dá)標(biāo)。

按照檔案管理要求，檔案室不應(yīng)建設(shè)在低注、潮濕的地方，“給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室，消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近?！辈晒夂屯L(fēng)也以采用自然光、自然風(fēng)為宜。“溫濕度范圍14℃～24℃，有溫度調(diào)節(jié)設(shè)備的，溫度的變化幅度不得超過溫度±2℃，相對濕度46%RH，不大于60%RH，有濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的相對濕度的日變化幅度不得超過士5%?！钡趯?shí)際工作中，許多基層單位的檔案室溫濕度根本不達(dá)標(biāo)，而因?yàn)闇貪穸瓤刂撇贿_(dá)標(biāo)，導(dǎo)致霉菌滋生，不但對檔案材料造成損害，也不利于頻繁進(jìn)出檔案室工作的檔案管理人員的身體健康。

分析以上問題的原因，經(jīng)濟(jì)條件有限固然是直接原因，但是根本原因還是單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，而單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視主要還是源于檔案主管部門的考核不到位。

目前各單位尤其是差額撥款、自收自支事業(yè)單位及企業(yè)單位主要關(guān)注的點(diǎn)在于單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營目標(biāo)和上級設(shè)定的單位考核指標(biāo)，而檔案工作主管部門對大多數(shù)單位并沒有權(quán)限進(jìn)行直接考核，或者考核結(jié)果并不直接影響到單位經(jīng)濟(jì)效益，因此比較容易被管理者忽視。

在將來的檔案管理中，檔案管理部門應(yīng)加大對基層單位檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)及考核力度，或者可考慮將條件不足的基層單位檔案資料集中統(tǒng)一存放、管理，做好檔案資料的保存、管理、使用，使檔案真正發(fā)揮其生產(chǎn)活動(dòng)之參考依據(jù)的重要作用。