城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)研究

陳巖

摘 要：數(shù)字化檔案管理技術(shù)目前廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域的檔案管理工作中，但因?yàn)楦鞣N因素的影響，城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)還存在很多問題。因此單位需要加強(qiáng)對這些問題的分析，提出有效地應(yīng)對策略，提升城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)水平，提高城市規(guī)劃檔案管理效率，使其更好地為城市規(guī)劃工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃 檔案數(shù)字化建設(shè) 問題 應(yīng)對策略

1 引言

城市規(guī)劃是規(guī)劃城市建設(shè)發(fā)展、未來發(fā)展、合理布局和綜合安排各項(xiàng)工程建設(shè)的部署工作，是一定時間范圍內(nèi)城市發(fā)展的藍(lán)圖。隨著城鎮(zhèn)化的發(fā)展，城市范圍的擴(kuò)大以及城市人口的增加，城市規(guī)劃工作的內(nèi)容大大增加，涉及的內(nèi)容更加廣泛，給城市規(guī)劃的數(shù)據(jù)信息管理帶來一定難度。傳統(tǒng)的城市規(guī)劃檔案管理模式已經(jīng)不能滿足日益增長的檔案管理要求，因此有人提出城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)，希望借助信息技術(shù)的存在，加強(qiáng)對城市規(guī)劃檔案的管理，保證城市規(guī)劃工作更好地開展。

2 數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用分析

數(shù)字化檔案管理技術(shù)就是借助檔案數(shù)字化過程，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子文檔進(jìn)行儲存、歸納和整理。檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式，將信息儲存到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，將檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，方便檔案信息的快捷檢索、同步備份等工作，而且電子檔案的存儲空間占用少、維護(hù)方便、相比紙質(zhì)檔案安全性高。在信息時代背景下，數(shù)字化檔案管理技術(shù)是時代發(fā)展的必然要求，也是必然趨勢。要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，需要電腦設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備，還需要專門的檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，比如“萬能檔案管理軟件”。另外，數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用也能幫助實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和科學(xué)化。

3 城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

3.1管理缺乏穩(wěn)定性

紙質(zhì)檔案中，承載檔案信息的就是紙質(zhì)材料，這意味著紙質(zhì)檔案的承載能力非常穩(wěn)定，不會輕易發(fā)生改變。但數(shù)字化檔案不同，承載檔案信息的是各種硬件和軟件，但在信息技術(shù)下，這種硬件和軟件容易發(fā)生問題，影響存儲資料的穩(wěn)定性。而且在計(jì)算機(jī)發(fā)生意外或受到外部干擾的情況下，所存儲的數(shù)字資料很容易出現(xiàn)丟失、損毀等，影響資料的保存。因此說城建檔案的數(shù)字化管理缺乏穩(wěn)定性。

3.2檔案信息安全性不高

城市規(guī)劃檔案因?yàn)樯婕暗匠鞘幸?guī)劃和建設(shè)，因此存在一定的保密性，有的甚至帶有一定的法律意義。而紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性決定其不容易被改變，但換成數(shù)字化檔案之后，資料很容易受到影響出現(xiàn)損毀、篡改、丟失等問題，繼而導(dǎo)致城市規(guī)劃信息的泄露，導(dǎo)致檔案的安全性不高。

3.3數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化管理的過程，需要一定的處理步驟，比如文本的整理、文字信息輸入或掃描錄入、信息保存以及搜索引擎的設(shè)定和存儲條目的制定等，都需要消耗大量的時間。還有就是，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，不同單位選擇的標(biāo)準(zhǔn)是不一致的，導(dǎo)致轉(zhuǎn)化出來的數(shù)字化檔案格式不同，在使用時可能出現(xiàn)版本不兼容或無法使用的情況，影響資源的共享和利用。

3.4檔案管理人員素質(zhì)較低

一方面，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握水平較低，在培訓(xùn)和學(xué)習(xí)時沒有重視對檔案人員的數(shù)字化培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案人員不能掌握科學(xué)的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成數(shù)字化檔案的技術(shù)。部分檔案管理人員對于電子檔案的歸檔、整理、數(shù)字化、咨詢服務(wù)等技能的掌握并不熟練，這也影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的水平。另一方面，檔案管理人員的檔案數(shù)字化建設(shè)意識較低，沒有對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的全面系統(tǒng)的認(rèn)識，工作積極性不高，導(dǎo)致工作效率較低。

4 城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)的有效應(yīng)對策略

4.1制定前期規(guī)劃

在進(jìn)行城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，不能直接盲目的開展工作，需要做好前期的規(guī)劃。對于城市規(guī)劃檔案建設(shè)做好規(guī)劃，再將紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，了解單位檔案室存儲的檔案類型以及數(shù)量，并整理出明確的條目，對需要進(jìn)行數(shù)字化存儲的檔案做好標(biāo)記和記錄，特別是重點(diǎn)資料要做好標(biāo)記。這樣一來可以保證城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序進(jìn)行，減少在數(shù)字化建設(shè)過程中出現(xiàn)的失誤等，提高數(shù)字化建設(shè)效率。

4.2制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)楫?dāng)前城市規(guī)劃檔案數(shù)字化存在的嚴(yán)重問題就是各個單位或地區(qū)之間的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致在信息共享或工作交流時需要先將檔案轉(zhuǎn)成同一類型在進(jìn)行交流，浪費(fèi)大量的資源。因此要建立城市規(guī)劃檔案數(shù)字化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一性，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化時能轉(zhuǎn)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的格式，這樣不僅方便管理，降低管理難度，也可以有效實(shí)現(xiàn)各個檔案室的資源共享，提高資源共享效率。

4.3加強(qiáng)設(shè)施配備

進(jìn)行城市規(guī)劃檔案的數(shù)字化建設(shè)，還要保證有完善的設(shè)施保障。在配置城市規(guī)劃檔案數(shù)字化管理設(shè)備時，不僅要充分考慮設(shè)備的先進(jìn)性，還要重視實(shí)用性。首先是檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，包括檔案室、檔案庫房、檔案文件放置架、空調(diào)等；其次是數(shù)字化設(shè)備，為了滿足不同檔案儲存類型的需求，還要配備電腦、掃描機(jī)、錄像機(jī)等，方便檔案文件類型的轉(zhuǎn)化；最后是安全性要求，數(shù)字化檔案存儲需求電腦和網(wǎng)絡(luò)安全，因此要注意計(jì)算機(jī)防火墻等防護(hù)軟件的設(shè)置以及對意外事件的處理設(shè)置，比如電腦短路等時檔案信息的保存。

4.4提高檔案管理人員素質(zhì)

城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)，最關(guān)鍵的是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，也就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案的過程，而且要保證轉(zhuǎn)成的電子檔案能夠正常使用，信息沒有丟失。因此檔案管理人員必須有較高的專業(yè)素質(zhì)，在熟練掌握基礎(chǔ)檔案管理理論知識的同時，還要具有較高的信息技術(shù)應(yīng)用能力和數(shù)字化加工處理能力。因此進(jìn)行檔案管理隊(duì)伍建設(shè)時，要以單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，制定科學(xué)合理的建設(shè)方案和規(guī)劃，通過在職培訓(xùn)、業(yè)余進(jìn)修、外出學(xué)習(xí)等方式，提高專職和兼職檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升檔案管理人員的數(shù)字化水平。同時還要加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，建立系統(tǒng)的人才培養(yǎng)機(jī)制，完善隊(duì)伍設(shè)置，促進(jìn)城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

5 結(jié)語

城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代的要求發(fā)展的檔案管理趨勢。提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化水平，可以有效提高檔案管理效率。因此各個單位需要正視城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題，針對問題根源進(jìn)行解決，努力提高城市規(guī)劃檔案數(shù)字化建設(shè)水平，強(qiáng)化檔案的管理水平和效率，為城市規(guī)劃工作做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡靈娟.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].城建檔案，2015，（10）：12-13.