淺談集中采購(gòu)與降本增效

江麗

【摘 要】企業(yè)集中采購(gòu)已經(jīng)成為采購(gòu)行為中一種重要的實(shí)施方式。實(shí)施集中采購(gòu)必然要達(dá)到提高采購(gòu)時(shí)效、降低采購(gòu)成本的目的。本文從集中采購(gòu)存在的利弊入手，對(duì)如何發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，在合法合規(guī)的前提下實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效進(jìn)行了闡述，對(duì)企業(yè)如何更好地運(yùn)用集中采購(gòu)這種方式提供了有益的啟示。

【關(guān)鍵詞】集中采購(gòu)；降本；提效；公平公正；合法

集中采購(gòu)作為降低采購(gòu)成本的手段之一已經(jīng)被眾多企業(yè)所采用。如何建立健全、合法、規(guī)范的采購(gòu)模式，發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，提高采購(gòu)工作效率，規(guī)避違法違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)“陽(yáng)光采購(gòu)”，最終實(shí)現(xiàn)降低企業(yè)成本已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重點(diǎn)努力方向。

一、集中采購(gòu)概述

1.定義

集中采購(gòu)指同一企業(yè)內(nèi)部或同一企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的采購(gòu)管理集中化的趨勢(shì)，即通過(guò)對(duì)同一類服務(wù)、同一類物資進(jìn)行集中化采購(gòu)來(lái)降低采購(gòu)成本，同時(shí)，也能達(dá)到提高采辦工作時(shí)效的目的。集中采購(gòu)其實(shí)就是集中時(shí)間、集中人力、集中需求進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。

2.特征

與分散采購(gòu)相比，集中采購(gòu)具有以下三個(gè)方面的特征：

（1）從采購(gòu)項(xiàng)目看，列入集中采購(gòu)的項(xiàng)目往往是一些大宗的、貨源充足、規(guī)格統(tǒng)一、通用性的項(xiàng)目。如果這些項(xiàng)目采用分散采購(gòu)進(jìn)行重復(fù)采購(gòu)，勢(shì)必在一定程度上浪費(fèi)了人力、物力資源，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看也會(huì)增加整體采購(gòu)成本。

（2）從采購(gòu)執(zhí)行主體看，集中采購(gòu)一般是由上級(jí)公司或采購(gòu)中心牽頭進(jìn)行采購(gòu)。集中采購(gòu)合同或協(xié)議一旦簽訂對(duì)企業(yè)所屬單位或部門便具有強(qiáng)制性，所屬采購(gòu)單位只能執(zhí)行基于集中采購(gòu)所簽訂的合同或長(zhǎng)期協(xié)議實(shí)施采購(gòu)，而不能擅自自行組織采購(gòu)。

（3）從采購(gòu)過(guò)程看，集中采購(gòu)一般是先經(jīng)過(guò)招標(biāo)，在技術(shù)和商務(wù)滿足招標(biāo)文件要求的前提下，確定報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商并與之簽訂合同，并且一般要簽訂長(zhǎng)期協(xié)議，企業(yè)所屬單位或部門在執(zhí)行時(shí)直接下訂單進(jìn)行采購(gòu)即可。

二、集中采購(gòu)的利弊

1.優(yōu)勢(shì)

（1）一般來(lái)說(shuō)，由于集中采購(gòu)的標(biāo)的物數(shù)量及金額比較大，企業(yè)在談判過(guò)程中可以增加與供應(yīng)商談判的籌碼，以便取得比分散采購(gòu)更多的價(jià)格折扣和更有利的附加條件，用規(guī)模效應(yīng)實(shí)現(xiàn)節(jié)資和降低成本。

（2）集中采購(gòu)可以把企業(yè)長(zhǎng)期采辦需求整合起來(lái)，一方面減少同類型物資或服務(wù)單個(gè)采辦需求的數(shù)量，減少重復(fù)性工作，提高工作效率，另一方面，也降低了分散采購(gòu)帶來(lái)的違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)機(jī)率。

（3）集中采購(gòu)由于工作機(jī)構(gòu)、人員和職責(zé)相對(duì)集中，能夠有效減少人力資源浪費(fèi)。同時(shí)，有利于推行按品類去實(shí)施專業(yè)性采購(gòu)，便于采購(gòu)工作的人才培養(yǎng)與訓(xùn)練，從而降低采購(gòu)過(guò)程的人員成本，提升采購(gòu)工作效率。

（4）集中采購(gòu)采用批量購(gòu)進(jìn)同類型物資或服務(wù)的方式，必須會(huì)降低運(yùn)輸成本，同時(shí)，也能促進(jìn)形成較為穩(wěn)定的物料供應(yīng)基地。

（5）對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以對(duì)所轄子公司或部門的同類項(xiàng)供需項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，優(yōu)化庫(kù)存，避免各自為政產(chǎn)生過(guò)多的庫(kù)存積壓。此外，也有利于采用“寄售制”模式，將庫(kù)存壓力轉(zhuǎn)嫁經(jīng)供應(yīng)商，避免長(zhǎng)期無(wú)動(dòng)態(tài)物資庫(kù)存帶來(lái)的資金占用負(fù)擔(dān)。

2.弊端

（1）集中采購(gòu)由于要整合相關(guān)供需信息，同時(shí)，由于采購(gòu)量比較大，供需雙方都較為謹(jǐn)慎，涉及價(jià)格談判的過(guò)程往往比較長(zhǎng)，致使整體采購(gòu)流程過(guò)長(zhǎng)，延誤時(shí)效。此外，當(dāng)遇到零星、地域性及緊急采購(gòu)狀況時(shí)集中采購(gòu)這種方式難以有效應(yīng)對(duì)。

（2）集中采購(gòu)僅限于同類型物資或服務(wù)的采購(gòu)，如果對(duì)不具有共同性的物料或服務(wù)進(jìn)行集中采購(gòu)，實(shí)際上并無(wú)數(shù)量折扣方面的利益。

（3）由于集中采購(gòu)涉及批量物資或服務(wù)，要謹(jǐn)慎編制招標(biāo)文件中的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求，對(duì)評(píng)標(biāo)技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心要求比較嚴(yán)格。但評(píng)標(biāo)技術(shù)人員的水平往往參差不齊，在一定程度上會(huì)影響采購(gòu)的整體質(zhì)量。

（4）對(duì)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，一旦集中采購(gòu)中標(biāo)，通常情況下利潤(rùn)都較為可觀。因此，集中采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中受外來(lái)因素干擾較多，如本單位領(lǐng)導(dǎo)、同事或上級(jí)的推薦等，在對(duì)公平公正原則的把握上容易出現(xiàn)漏洞。

（5）強(qiáng)勢(shì)供應(yīng)商如果在集中采購(gòu)中中標(biāo)，尤其又與強(qiáng)勢(shì)供應(yīng)商簽訂了長(zhǎng)期戰(zhàn)略協(xié)議，隨著時(shí)間的推移企業(yè)可能會(huì)對(duì)供應(yīng)商在物資供給、關(guān)鍵技術(shù)等方面產(chǎn)生依賴性，那么有可能會(huì)在合同權(quán)責(zé)條款的簽訂、后續(xù)配套零備件的采購(gòu)價(jià)格上受其裹挾而處于被動(dòng)局面。

三、充分發(fā)揮集采優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)降本增效

1.企業(yè)應(yīng)進(jìn)行集中采購(gòu)方案策劃，對(duì)采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)規(guī)格要求、供貨周期、運(yùn)輸方式、后續(xù)服務(wù)、質(zhì)保范圍、資質(zhì)能力等方方面面都要明確下來(lái)，理順采購(gòu)供應(yīng)關(guān)系，夯實(shí)采購(gòu)管理基礎(chǔ)，使集中采購(gòu)在籌劃階段就步入良性運(yùn)行軌道。

2.在實(shí)施招標(biāo)時(shí)，當(dāng)滿足商務(wù)和技術(shù)要求的情況下，通常是采用“最低價(jià)中標(biāo)”來(lái)確定最終中標(biāo)供應(yīng)商。那么，在招標(biāo)文件中對(duì)技術(shù)和商務(wù)條款的制定就需要嚴(yán)謹(jǐn)，技術(shù)人員要適當(dāng)提高相關(guān)技術(shù)規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)避和減輕“最低價(jià)中標(biāo)法”存在的風(fēng)險(xiǎn)。

3.在供應(yīng)商提供物資或服務(wù)過(guò)程中，實(shí)行供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理，采用業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)制度，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考評(píng)，對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商在以后招標(biāo)評(píng)分中加分；建立供應(yīng)商黑名單，對(duì)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)不合格、失信違約或違法違紀(jì)等行為的供應(yīng)商，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即列入黑名單。

4.嚴(yán)格按照企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資或服務(wù)供應(yīng)商的選擇、招投標(biāo)采購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施全過(guò)程控制，并落實(shí)到人，杜絕未按規(guī)定程序進(jìn)行采購(gòu)。

5.完善集中采購(gòu)的監(jiān)督與約束機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)管理的各項(xiàng)制度和辦法，結(jié)合物資采購(gòu)情況，定期對(duì)計(jì)劃、采購(gòu)、合同、驗(yàn)收、庫(kù)存等方面進(jìn)行檢查考核，規(guī)范集中采購(gòu)業(yè)務(wù)操作。

6.定期分析了解市場(chǎng)價(jià)格構(gòu)成和預(yù)測(cè)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，廣泛收集價(jià)格信息，定期發(fā)布采購(gòu)價(jià)格指導(dǎo)，從而把握最佳采購(gòu)時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)價(jià)格和降本增效。

7.通過(guò)每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，從質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、及時(shí)性等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，對(duì)業(yè)績(jī)表現(xiàn)好的，在采購(gòu)數(shù)量、合同簽訂、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)給予優(yōu)先考慮，并逐步建立起長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系。

8.重視提高、培養(yǎng)采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)精神，是關(guān)系集中采購(gòu)工作成效的關(guān)鍵。要有計(jì)劃有針對(duì)性對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，充分發(fā)揮采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的積極性和創(chuàng)造性，不斷改進(jìn)集中采購(gòu)管理質(zhì)量，提高采購(gòu)管理水平。

綜上，無(wú)論集中采購(gòu)還是分散采購(gòu)，作為采購(gòu)的兩種執(zhí)行模式兩者各有利弊，可以互為補(bǔ)充。但無(wú)論哪種采購(gòu)方式都必須遵循公平、公正、公開(kāi)和誠(chéng)實(shí)守信的原則，都應(yīng)該做到“陽(yáng)光采購(gòu)”，在合法合規(guī)前提下實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購(gòu)工作效率的整體提升，同時(shí)有效降低企業(yè)成本，為有中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康、穩(wěn)定發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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