氣象聲像檔案收集管理工作的思考

柳薦秋 邢啟超

摘要：本文通過分析氣象聲像檔案的特點(diǎn)以及相關(guān)單位在聲像檔案收集管理工作中存在的問題，提出了加強(qiáng)氣象聲像檔案收集管理工作的對(duì)策，對(duì)加強(qiáng)氣象聲像檔案收集管理工作有積極的作用。

關(guān)鍵詞：氣象；聲像檔案；管理；對(duì)策

一、氣象聲像檔案的特點(diǎn)

（一）活動(dòng)記錄的直觀形象性

相對(duì)于氣象紙質(zhì)載體的檔案，聲像檔案的優(yōu)點(diǎn)在于，其更具強(qiáng)烈的時(shí)空感和真實(shí)感。氣象聲像檔案是人們?cè)谏鐣?huì)發(fā)展中發(fā)生重大氣象事件的記錄，主要表現(xiàn)形式為聲音和圖像，因此更顯得靈活現(xiàn)?？梢哉f氣象聲像檔案進(jìn)一步凸顯了檔案對(duì)人們活動(dòng)原始記錄的直觀形象性。

（二）收集、保管的特殊性

氣象聲像檔案在收集和保管上也與紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，其要求的條件比較嚴(yán)格，好的保管條件，可以延長(zhǎng)聲像檔案的壽命，否則在是對(duì)聲像檔案造成損害；聲像檔案的原件和復(fù)印件存在的差異性很低。一盤重要的錄像磁帶，在外觀和效果上，復(fù)印件和母帶如何區(qū)分？照片檔案中那些高質(zhì)量的翻版底片與原版底片的區(qū)別在哪里？除了專業(yè)人士，恐怕較難區(qū)別出來。以上特點(diǎn)，給聲像檔案的手收集和保管帶來困擾。

（三）是其他載體檔案的有利補(bǔ)充

氣象聲像檔案和紙質(zhì)載體的檔案是密切聯(lián)系的，二者存在著補(bǔ)充與依存的關(guān)系。比如社會(huì)發(fā)展中那些重大的歷史時(shí)刻、重大的工程建設(shè)竣工，會(huì)留下多種形式的檔案資料，聲音、視頻、照片這些聲像檔案是文字、科技圖紙這些紙質(zhì)載體檔案最好的補(bǔ)充。它們構(gòu)成氣象聲像檔案與其他載體檔案以不同形式記錄歷史，相互印證，互為補(bǔ)充的不可或缺性。

二、氣象聲像檔案收集管理工作存在的問題

（一）氣象聲像檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)

氣象聲像檔案質(zhì)量雖與采集設(shè)備有密切關(guān)系，但更多的是對(duì)設(shè)備使用人員的專業(yè)要求，一些單位的攝制人員沒有受過正規(guī)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)素質(zhì)，使得聲像檔案形成質(zhì)量不高，弱化了檔案的利用價(jià)值。另外，有的單位由于缺乏專業(yè)人才，使得部分設(shè)施被閑置下來，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí)，聲像攝制人員在意識(shí)上也存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為氣象聲像檔案只是紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充資料，歸檔意識(shí)淡薄，甚至個(gè)別人認(rèn)為誰形成就歸誰，沒有對(duì)氣象聲像檔案進(jìn)行合理歸檔。

（二）管理制度與收集渠道不完善不暢通

由于對(duì)氣象聲像檔案的模糊認(rèn)識(shí)，加上管理方面相對(duì)自由的處理方式，造成氣象聲像檔案歸檔情況較為混亂，集中統(tǒng)一管理制度不完善。氣象聲像檔案管理制度不健全，沒有集中統(tǒng)一管理目標(biāo)，各自為政，處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。

（三）歸檔整理與著錄內(nèi)容不齊全

氣象聲像檔案的整理不同于紙質(zhì)檔案，在條目著錄方面有其特殊性和時(shí)效性，如無檔案形成人的配合，整理人員很難寫明人物、地點(diǎn)、時(shí)間、背景等必要的著錄項(xiàng)。

（四）管理?xiàng)l件好壞與氣象聲像檔案壽命成正比

氣象聲像檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案保管要求更嚴(yán)格，而現(xiàn)階段部分單位缺乏恒溫、恒濕、防磁、防潮、避光等一系列重要的聲像檔案儲(chǔ)存條件，致使一些照片、底片變質(zhì)，錄音帶、錄像帶受損，更談不上聲像檔案的長(zhǎng)久保存利用，使得許多圖片、磁帶等遭到損壞，難以長(zhǎng)期保管并加以利用。

（五）職責(zé)分配不明導(dǎo)致重大活動(dòng)聲像檔案流失

在一些大型活動(dòng)進(jìn)行時(shí)，會(huì)有很多單位、人員參與進(jìn)來，就聲像記錄這部分內(nèi)容，一方面專業(yè)人員缺失，臨時(shí)抽調(diào)的人員無法掌握正確的記錄方式，無法全面記錄氣象活動(dòng)。另一方面，有的活動(dòng)本身在策劃時(shí)，缺少檔案收管要求和措施，造成記錄的空白。這些都造成了氣象聲像檔案的流失。

三、加強(qiáng)氣象聲像檔案收集管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，提高人員素質(zhì)

檔案管理部門要加強(qiáng)監(jiān)督，對(duì)各單位氣象聲像檔案收集管理活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)，并把相關(guān)單位的檔案收管情況作為每年例行督查的關(guān)鍵點(diǎn)。對(duì)于不同類型的氣象聲像檔案管理情況，要采用不同形式的監(jiān)督指導(dǎo)。

（二）建立制度，確保有章可偱

各單位要制定氣象聲像檔案收集管理相關(guān)的規(guī)章政策，加強(qiáng)檔案收集的規(guī)范化、制度化管理，完善聲像檔案歸檔細(xì)則，以改善保管條件為起點(diǎn)，以及時(shí)歸檔整理為重點(diǎn)，設(shè)計(jì)整個(gè)工作流程，制訂具有高度可行性的方法。

（三）疏通渠道，采取多種收集形式

保證氣象聲像檔案收集完善齊全，就必須采用一定的行政手段，明確在公務(wù)活動(dòng)中形成的聲像材料歸單位所有，相關(guān)工作人員必須及時(shí)向本單位綜合檔案室移交，任何人不能據(jù)為已有。打開并疏通檔案收集渠道，采用多種多樣的方式進(jìn)行檔案收集。一是正常情況下的轉(zhuǎn)移接收；二是對(duì)重點(diǎn)單位和部門有針對(duì)性接收；三是對(duì)重要攝錄人員直接收集，四是派遣專業(yè)工作人員直接參與到各類主要活動(dòng)中，親自攝錄并制作氣象聲像檔案，以保證重要活動(dòng)聲像檔案的完備和齊全。

（四）改善管理?xiàng)l件，確保檔案安全

檔案儲(chǔ)存環(huán)境的要求在氣象聲像檔案安全管理中有著嚴(yán)格的規(guī)定，必須做到防磁、防火、避光等硬性要求，溫度和濕度也必須合適，這些保存環(huán)境檔案保管單位要進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)控。

檔案管理需要科學(xué)的技術(shù)支撐，相關(guān)單位要予以重視，引入配套設(shè)施。并對(duì)磁帶和光盤等特殊文件采用定時(shí)倒帶審查等保護(hù)手段，并對(duì)其定期復(fù)制與備份，真正實(shí)現(xiàn)氣象聲像檔案的安全保存。

四、結(jié)束語

照片和影像具有無可替代的直觀性，這些聲像檔案是對(duì)氣象活動(dòng)的真實(shí)記錄，需要相關(guān)單位進(jìn)行及時(shí)的收集，嚴(yán)格遵守保管規(guī)定，創(chuàng)造良好的保管環(huán)境。使這些聲像檔案能發(fā)揮它的記錄功能。當(dāng)下，在聲像檔案的收集、保管中存在一些不足，在保存的完整性、安全性不夠，這要求檔案管理部門要提升工作效果，改善工作手段，確保各類公務(wù)活動(dòng)的聲像檔案都能得到及時(shí)、完整的歸檔管理，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。