論如何加強建設工程檔案收集工作確保歸檔質量

尹蓉江

摘 要：檔案收集是城建檔案的重要工作之一，只有在保證檔案完整、準確、真實的情況下，各項業(yè)務才能順利開展。但在實際情況中，不管是施工單位還是建設單位，其都沒有重視到工程檔案收集管理的重要性，不僅收集起來相對困難，最終的歸檔質量也較低，比如有關于地下管線、通信和電力等方面的工程檔案收集工作嚴重滯后，必須采取有效的應對策略來予以改善。因此，本文對檔案收集中存在的問題進行分析，并對加強建設工程檔案收集工作的策略進行探討。

關鍵詞：加強；建設工程；檔案收集工作；檔案質量

隨著我國城鎮(zhèn)的不斷建設和發(fā)展，各類建設工程也接踵而來，而工程檔案的收集工作能夠直接關乎到它的利用價值，并能對城市化建設起到重要作用。所以，檔案的收集工作需要進一步加強，并通過相關行政和法律措施，確保城建檔案的統(tǒng)一性，以提高歸檔質量。

1 建設工程檔案收集工作中存在的問題

1.1 建設工程竣工檔案質量問題

目前，大部分建設工程都包括了多種分項目，且綜合工程規(guī)模龐大，其檔案可能產(chǎn)生在各個不同的部門，所涉及的內容也相對復雜，增加了檔案收集的難度。同時，很多建設單位一向重視工程的建設，對于檔案的整理比較忽視，并沒有在該方面安排專人進行相互的溝通和協(xié)調，導致出現(xiàn)各種質量問題，比如檔案零散、記錄的內容與實際有出入、簽證手續(xù)不完整等，后期的整理和歸檔更是遲遲無法完成。不僅如此，在工程的建設工程中，沒有城建檔案部門對其進行全程的監(jiān)督和指導，其也是導致后期竣工檔案缺乏系統(tǒng)化和完整化的關鍵因素，整個建設管理的過程也無法通過技術檔案如實的反映出來。

1.2 未能及時向城建檔案部門提交檔案

目前，建設工程檔案的收集并沒有被建設單位劃為項目建設管理內容之一，其將導致在實際工程中，城建管理部門不能對其進行動態(tài)、實時的監(jiān)控和管理，更無法對其進行相應的指導。同時，很多建設單位未能在工程竣工之前向城建檔案管理部門提出相關請示，比如提請對方進行專項項目檔案的預驗收，導致在后期移交檔案時，檔案的質量問題被充分暴露出來，其中最常見的包括幾種情況，第一是原件遺失；第二是工程檔案缺項嚴重；第三是未能完善簽章等，無法滿足檔案移交報送的基本要求。這樣一來，建設單位不得不再次完善、收集、補齊各種項目手續(xù)，讓整個工程檔案的移交周期延長。另外，在很多重點工程項目建設中，其都屬于政府注資項目，相關的決算審計也需要在工程竣工后才能進行，而整個審計報告也有很長的過程，如果移交工程檔案之前還要花費大量時間在審計報告的完善上，檔案的移交周期又將無限拖延。

2 加強建設工程檔案收集工作的策略

2.1 提高服務指導效率

隨著城鎮(zhèn)建設工程的不斷增多，如果城建檔案工作不能與時俱進，及時作出有效的改善和調整，而是完全由建設單位按照自己的時間和程序將工程檔案移交，整個城建檔案工作勢必處于被動局面。而為了改善這一問題，確保檔案的及時性和質量，城建檔案管理部門必須在意識上做出改變，特別是收集檔案中所存在的復雜心理需要克服，提高建設工程的主動服務意識，比如多溝通、多動腦、多跑腿，以主動積極的形態(tài)投入到工作中，并和建設單位隨時保持溝通，特別是建設工程的第一手檔案資料要及時掌握，以確保接下來整理檔案和歸檔工作的順利進行?！敦熑螘肥墙ㄔO單位必須要簽訂的內容，并同時完整記錄項目的相關信息，將項目檔案的管理落實到專門的業(yè)務人員手中，而根據(jù)項目的實施進度，業(yè)務人員需要定期到建設現(xiàn)場進行檔案的指導工作，提高主動服務意識。而在整個服務指導過程中，除了到施工現(xiàn)場進行督促和指導以外，還需要對施工單位、建設和監(jiān)理單位的檔案收集進度進行檢查，確保其有專人負責，以保證檔案收集資料的準確性和完整性，比如一些建設工程中重要的結構質量安全報告、建材檢測資料、設計施工變更和相關隱蔽工程的資料等，必須做到與實際的一致性。比如某市建設的經(jīng)濟保障房，由于其屬于連片的大型住宅小區(qū)，工程檔案資料的產(chǎn)生也包括了市政部門和房屋建筑部門等，其中參與建設的單位高達6家。而為了在這種復雜的情況下保證檔案收集的完整，必須在工程檔案進館以前解決相關問題，比如及時向資料員講解工程檔案資料管理的基本內容，包括案卷編目、組卷的方法和遵循的原則等，以免因為資料員整理水平不足，導致資料收集不齊全、不規(guī)范，以及蓋章簽字不完整的情況，利于在竣工驗收后，城建檔案部門能夠及時接收到建設單位的建設工程檔案，并保證歸檔的質量。

2.2 嚴格落實檔案移交管理制度

隨著城市化建設的發(fā)展，建設工程檔案收集工作的重要性也愈加凸顯，其能直接影響到城市的規(guī)劃和發(fā)展。所以，在實踐過程中，應采取的措施是：首先，可以在建設工程備案制管理程序中納入項目檔案移交的內容，并對建設單位作出明確規(guī)定，要求其必須在建設工程竣工后6到8個月內，將完整的建設工程檔案進行及時報送。其次，在審查檔案并確保合格以后，城建檔案部門需要及時將建設檔案驗收認可文件出具。在工程竣工驗收辦理備案時，建設行政主管部門需要核實工程檔案驗收認可文件的真實性和有效性，如有異常則應拒絕辦理備案手續(xù)。最后，當建設項目涉及了政府投資的，而決算審計報告還未落實以前，只要建設工程相關檔案已經(jīng)滿足進館要求和標準的情況下，城建檔案管理部門可以先給建設單位把移交手續(xù)辦理，并規(guī)定一定的期限，讓建設單位在相應時間內補齊審計報告，其一般不超過60個工作日，以免因為拖延時間而影響建設工程檔案的完整性。

2.3 提高單位資料員的業(yè)務培訓

建設工程檔案收集工作要提高效率，保證歸檔的質量，資料員的專業(yè)水平是其中最為關鍵的因素，而城建檔案管理部門可以對其進行集中的培訓，比如面向所有建設單位、監(jiān)理單位和施工單位的資料員，以及相關管理檔案人員，對其進行崗位針對性的專業(yè)培訓，比如城建檔案的必要性，城建檔案的規(guī)章制度和法律法規(guī)，以及城建檔案的業(yè)務操作制度等，讓每個資料員都能真正意識到工作的重要性，以通過個人能力的不斷提高，保證檔案收集工作的順利完成。而為了確保每個參與培訓的資料員都能滿足崗位要求，可以針對培訓內容設置相關的考試內容，以“寬進嚴出”的原則保證整體工作質量，并為培訓考試過關的人員頒發(fā)相關合格證書。同時，在對建設工程進行日常檢查的過程中，一定要核查檔案管理人員有無嚴格按照要求持證上崗，并對其工作的范圍、進度和具體情況等進行有效的指導，以確保工程檔案的準確性和真實性，保證后期移交報送的及時性，且提高歸檔質量。

3 結束語

總而言之，城建檔案管理工作需要在當前的新形勢下，摒棄以往被動的工作局面，主動投入到建設工程的施工第一現(xiàn)場，為工程資料的收集和管理作出相應的指導，提高主動服務和指導意識，為后期的歸檔質量打下堅實基礎。同時，建設單位和施工單位都應當重視到工程檔案的重要性，并安排專門的資料員進行資料收集，以確保檔案收集的完整性和真實性。

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