淺談移民避險搬遷安置項目檔案管理環(huán)節(jié)

何英

自從2006年國務(wù)院出臺了《關(guān)于完善大中型水庫移民后期扶持政策的意見》（國發(fā)[2006]17號），隨后又先后出臺了2008年7月31日湖南省第十一屆人民代表常務(wù)委員會第三次會議修正的《湖南省大中型水庫移民條例》，以及國家發(fā)展和改革委員會辦公廳，發(fā)改辦能源[2008]109號《關(guān)于湖南東江水庫移民避險搬遷安置項目有關(guān)問題的通知》和國家發(fā)展和改革委員會辦公廳，發(fā)改辦能源[2008]2055號《關(guān)于印發(fā)湖南省東江水庫移民避險搬遷安置工作協(xié)調(diào)會議紀要的通知》、《關(guān)于東江水庫移民避險搬遷安置有關(guān)問題的會議紀要》。這既是一項直接惠及東江水庫移民以及資興經(jīng)濟社會發(fā)展的“民生工程”，對于促進資興市經(jīng)濟社會的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義；又是一項繼2006年“7.15”特大洪災后，經(jīng)過了溫家寶總理、李克強副總理兩位國家領(lǐng)導人親筆批示的“總理工程”，這充分體現(xiàn)了黨中央、國務(wù)院對東江水庫移民的親切關(guān)懷。落實好總理的批示，是市、鎮(zhèn)兩級黨委、政府的神圣職責，也是我們每一位移民工作者必須肩負的責任。所以，為了不辜負黨中央、國務(wù)院的重托，以妥善解決東江庫區(qū)移民的居住安全問題，現(xiàn)在避險搬遷工作已經(jīng)結(jié)束，我們首當其沖是要抓好移民避險搬遷工程資料歸檔工作。下面我就移民避險搬遷工程檔案管理環(huán)節(jié)談幾點粗淺的認識：

1 東江水庫移民避險搬遷安置概況及意義。

資興市東江水電站水庫移民避險搬遷安置工作主要建設(shè)內(nèi)容為避險搬遷安置15110人，地質(zhì)災害點工程治理54處，專項設(shè)施恢復工程包括維修四級公路15km、汽車道20km、機耕道30km、維修橋梁26座、新建橋梁5座，維修碼頭15處，修復渠道124.5km，修復攔水壩2326立方米。項目總投資40229.6萬元。這個項目的實施，有利于原水庫移民安置區(qū)生態(tài)環(huán)境的建設(shè)和改善，有利于提高水庫移民安置區(qū)抵御自然災害的能力，促進水庫移民安置區(qū)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展。為此，加強文件、資料歸檔與檔案管理工作，對做好移民工作具有十分重要的意義。

2 避險搬遷安置項目資料的形成過程力求同步。

東江水庫移民避險搬遷安置工作已經(jīng)結(jié)束，那么做好工程項目檔案資料工作的一個重要環(huán)節(jié)就是資料收集工作。按照1997年8月19日國家檔案局、國家計委《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》（檔發(fā)字[1997]15號）的要求，及時登記并主動與上級主管部門聯(lián)系，尋求業(yè)務(wù)指導，接受監(jiān)督，做到三個同步進行。即：一是項目建設(shè)從立項的提出與建立檔案工作同步進行；二是項目建設(shè)過程中各階段的進度檢查與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；三是工程竣工驗收時與提交合格的竣工檔案同步進行，為了保證資料的齊全、完整，根據(jù)2001年6月29日建設(shè)部第44次常委會議審議通過，中華人民共和國建設(shè)部第90號令《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》：建設(shè)單位在組織竣工驗收前，應當提請檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，由檔案管理機構(gòu)出具工程檔案認可文件。建設(shè)行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件，建設(shè)單位在取得認可文件后，方可組織竣工驗收。同時，工程在申請立項時，就要開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，以保證前期文件材料齊全。在招標和簽訂合同時，要嚴格把好合同簽訂關(guān)，在編制招標文件和簽訂合同時，必須把提交竣工資料的要求明確寫入招標文件和合同。在項目執(zhí)行過程中，應及時制定工程項目資料歸檔工作制度。為保證檔案資料的齊全、完整，在各大小項目結(jié)算時，資料管理人員要參與合同付款審批的會簽，做到?jīng)]有資料人員對收到其合格資料的確認簽字，其參建單位不能就工程款進行結(jié)算。

3 項目資料管理人員業(yè)務(wù)務(wù)必嫻熟。

在工程項目建設(shè)過程中，為確?？⒐べY料的歸檔質(zhì)量，應該配備一名政治素質(zhì)高、責任心強、精通業(yè)務(wù)、知識面廣的同志負責資料管理，并適當對其進行業(yè)務(wù)培訓，使其具備相應的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)能力。資料管理人員在收集項目資料的同時，還得注重完善各項簽字手續(xù)。一般工程完工后（即撤離現(xiàn)場開始），如果資料管理人員不及時對工程資料接收審查，針對存在的問題及時提出以及督促整改完善，那么一旦施工單位撤離，再請施工單位的相關(guān)部門技術(shù)人員、技術(shù)負責人整改或簽字蓋章就很困難了。因此，為了做到項目資料齊全、完整、準確的歸檔，必須從項目檔案的源頭抓起，與項目建設(shè)同步管理，并將資料管理工作貫穿于整個工程項目建設(shè)的始終。

4 避險搬遷安置項目資料的歸類力求準確。

東江水庫移民避險搬遷安置資料涉及面廣，涉及的范圍有：基礎(chǔ)配套、水毀專項、工程治理、集中安置點附屬工程、住房建設(shè)、項目評定、生產(chǎn)項目、漁業(yè)項目、調(diào)地、實物搬遷、合同、集中安置點的設(shè)計圖集、地質(zhì)災害點危險性評估等等。根據(jù)東江庫區(qū)管理局的職能特點，以及東江水庫移民避險搬遷安置工作所涉及的內(nèi)容，資料歸檔分類時，共分為五大類：工程治理、水毀專項、基礎(chǔ)配套、生產(chǎn)項目、綜合。

1）工程治理包括：擋土墻、道路硬化、碼頭、排水渠、護坡等工程治理；

2）水毀專項包括：公路、橋梁、碼頭、生產(chǎn)生活用水、低壓線路、護坡等工程的維修、改造、恢復、硬化；

3）基礎(chǔ)配套包括：移民安置點的綠化、道路硬化、給排水、供電、公房、籃球場、監(jiān)測評估、項目審計等工程建設(shè)；

4）生產(chǎn)項目包括：果園水利、果園機耕道、果園水池、稻田、山塘等項目的恢復；

5）綜合類包括：實物搬遷、審批表、合同、住房建設(shè)、文件匯編等。

按照以上這五大類作為專門檔案進行組卷歸檔，并建立詳細的電子臺帳，提高避險搬遷安置紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理的水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

5 避險搬遷安置項目資料立卷歸檔力爭規(guī)范化。

根據(jù)湖南省移民開發(fā)局湘移發(fā)[2015]15號，關(guān)于印發(fā)《湖南省大中型水庫移民安置檔案管理辦法》的通知，移民安置檔案管理工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、縣為基礎(chǔ)、水庫建設(shè)項目法人參與”的原則。按照“一個項目一個檔案”、“一戶一檔”的要求，建立健全資料的歸檔制度，保證歸檔文件資料的完整性。項目資料分以下三個部分：

漁業(yè)項目：由項目申報表（項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件）、項目批復文件、工程項目竣工驗收鑒定書、項目竣工驗收表、項目資金撥付申請審批單、項目審計報告單等內(nèi)容組成。

生產(chǎn)項目：由項目立項申請表、項目申請報告、項目建議書、項目經(jīng)費文件、苗木采購合同、苗木發(fā)放花名冊、項目驗收申請表、項目竣工驗收鑒定書、項目竣工驗收結(jié)算表、項目實施情況總結(jié)、項目竣工驗收管理移交表、項目內(nèi)部審計定案表、項目資金撥付審批表等內(nèi)容組成。

基礎(chǔ)設(shè)施項目：由項目立項報告、項目立項會議記錄、項目立項申請表、項目建議書、項目工程設(shè)計及預算文件、批復文件、工程邀投標公告、施工委托書及資質(zhì)等報名資質(zhì)、施工企業(yè)資質(zhì)審查表、邀請招票決標會議記錄單、工程中標候選人公示、工程造價審核單、合同簽訂會議簽到表、施工合同、工程設(shè)計資料簽收單、工程開工報告、工程預備費報告、項目設(shè)計變更審批表、隱蔽工程檢查記錄、工程鑒證單、工程圖紙、項目初驗表、驗收申請表、項目竣工驗收結(jié)算表、項目驗收鑒定書、項目實施情況總結(jié)、項目移交管理卡、項目內(nèi)部審計定案表、項目資金撥付申請審批表等內(nèi)容組成。

以上三個項目的封面統(tǒng)一設(shè)立項目名稱、項目類別、資金類別、計劃文號、檔案編號等子目錄，同時建立電子臺帳。并在規(guī)定的期限內(nèi)向項目法人檔案部門移交。

總之，只有將移民避險搬遷安置項目建設(shè)前期工作、實施工作和驗收工作中形成具有保存價值的歸檔材料收集齊全，才能確保避險搬遷安置工程項目檔案的完整統(tǒng)一，為以后的檔案管理、利用創(chuàng)造更加快捷、高效的有利條件，不留后患。