談縣級(jí)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

李瑩

檔案管理是醫(yī)院管理運(yùn)行之中重要的環(huán)節(jié)。顯而易見，只有真正發(fā)掘當(dāng)前檔案管理中存在的問題，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院管理體制健全，服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革與創(chuàng)新，才能順應(yīng)醫(yī)療改革趨勢(shì)，成長(zhǎng)成就一批醫(yī)療工作者，并促使醫(yī)院成為新形勢(shì)下的排頭兵。

1 目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理觀念陳舊，亟待調(diào)整

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院檔案管理工作一直處于行政、從屬的地位。正因如此，管理者很難充分重視這一工作的重要性，往往基于被動(dòng)留檔需要進(jìn)行崗位設(shè)置、工作內(nèi)容安排。這就導(dǎo)致在保管上關(guān)注不足，資金人員配備不夠、保管技術(shù)陳舊。很少有人提出對(duì)歷史資料二次整理、開發(fā)以及利用。所以檔案就成了一堆廢紙，盡管可以體現(xiàn)出救治經(jīng)驗(yàn)、管理問題等，并沒有真正起到相應(yīng)的警示、借鑒作用。

1.2 檔案管理不成體系，標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度低

現(xiàn)行的檔案管理工作位于一種條塊分割、系統(tǒng)性較差的狀態(tài)，具體來(lái)說(shuō)，人事檔案由人事部門進(jìn)行保管，科研檔案則由科技研發(fā)部整理登記，病歷系列檔案經(jīng)由病案室保管，而諸如檢查圖像、病理切片檔案則分屬病人治療的各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理。這就導(dǎo)致由于各個(gè)科室、各個(gè)部門各自為政，他們的檔案編號(hào)手段、排序方式都不相同，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高，效率難免低下。同時(shí)這種各成體系的狀況并未得到充分重視，信息資源的整合性嚴(yán)重不足，勢(shì)必導(dǎo)致檔案管理的條理性不夠，引發(fā)管理思路的混亂。

1.3 數(shù)字化、信息化程度不足，高科技在檔案管理中作用難以體現(xiàn)

隨著醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步，不少先進(jìn)的儀器日益被廣泛使用于臨床中，如核磁共振掃描儀、螺旋CT機(jī)、準(zhǔn)分子激光治療儀、多功能數(shù)字?jǐn)z影機(jī)（ DR）等，這些設(shè)備的輸入與輸出與原先大有不同，然而，作為醫(yī)院管理的重要支持模塊，檔案管理卻沒有得到相應(yīng)的禮遇。總體上來(lái)說(shuō)，目前醫(yī)院的檔案管理仍處于手工操作的初級(jí)階段，文件的分類、更新、儲(chǔ)存、整理都是人工化操作的，缺乏統(tǒng)計(jì)、整合等處理工作。

1.4 人才的專業(yè)與綜合能力不足，制約管理工作創(chuàng)新

如前所述，由于檔案管理工作尚未得到充分的重視，所以這一部門也就成為了各科室中無(wú)足輕重的部門，在人員配置時(shí)對(duì)人員要求沒有嚴(yán)加限定，這又反向制約了檔案管理工作的進(jìn)一步創(chuàng)新。另一方面，這些部門往往又被不少人視作“清水衙門”，能力強(qiáng)、素質(zhì)高的不愿意進(jìn)入這一部門，一些學(xué)歷偏低、就業(yè)困難的又特別想進(jìn)入這一部門工作，由此不少核心骨干的家屬安排在此，有些人責(zé)任心不強(qiáng)、敷衍了事，也造成了檔案管理工作創(chuàng)新的瓶頸。

2 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的舉措

2.1 落實(shí)創(chuàng)新理念

1） 檔案工作創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。以我們巨野縣人民醫(yī)院檔案管理工作多年的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們巨野縣人民醫(yī)院今后的工作具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。

2）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系。學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

3）創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系 創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

2.2 實(shí)踐創(chuàng)新，更好發(fā)展

2.2.1 服務(wù)手段創(chuàng)新。1）建立檔案室網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

2）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案室與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案室，是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3）開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替

2.2.2 增添設(shè)施，配備好軟硬件。要加快檔案信息化的建設(shè)，就要舍得投入財(cái)力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理手段不可缺少的工具。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，加快了工作效率。

同時(shí)，利用微機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密度。微機(jī)的儲(chǔ)存量豐富而廣泛，由計(jì)算機(jī)編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無(wú)論是對(duì)醫(yī)院本身查找資料，還是對(duì)其他查閱檔案的人都會(huì)快捷而準(zhǔn)確。

所以，縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)全用電子計(jì)算機(jī)管理工具，連成一體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。

2.2.3 創(chuàng)新意識(shí)，提高管理水平。一個(gè)縣級(jí)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，必須具備有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者，否則現(xiàn)代化檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院檔案工作者在現(xiàn)代化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。 醫(yī)院檔案管理，不是各門類檔案簡(jiǎn)單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新的課題。這就要求檔案工作人員要不斷發(fā)奮工作，刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)、新技術(shù)，全面掌握科學(xué)管理檔案的綜合技能。

2.2.4 注重“反饋”，深層次開發(fā)醫(yī)院檔案信息。反饋方法在醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

2.3 建立健全衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案

建立衛(wèi)生技術(shù)人員檔案，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術(shù)人員檔案包括：

1）基礎(chǔ)材料：個(gè)人基本情況；學(xué)歷、學(xué)位證明；繼續(xù)教育及專業(yè)技術(shù)進(jìn)修證明、證書；專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)；參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。

2）專業(yè)技術(shù)資格任職材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請(qǐng)表、申報(bào)表、考核表和審批表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書、聘任證書和聘任合同。

3）衛(wèi)生技術(shù)成果材料：著作專題研究報(bào)告，學(xué)術(shù)論文（分級(jí)），專業(yè)技術(shù)成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術(shù)分析等。

4）其它材料：醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)材料；參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、證明；優(yōu)秀醫(yī)務(wù)工作者的材料、證書和獎(jiǎng)狀；專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料。這些為專業(yè)技術(shù)人員提供了有效的服務(wù)，為醫(yī)院管理提供了準(zhǔn)確及時(shí)的信息。