新經濟條件下檔案管理的基礎工作

崔相山

【摘 要】新經濟條件下，以高科技為代表的科學技術飛速發(fā)展，一方面給檔案管理基礎工作帶來了前所未有的機遇，同時也面臨來自各方面的挑戰(zhàn)，人類要進步，經濟要發(fā)展離不開檔案管理工作，檔案管理基礎工作必將在經濟發(fā)展的各方面發(fā)揮作用，本文先對檔案管理基礎工作當前存在的不足進行分析，然后提出對應的解決措施，希望能夠使得我國的檔案管理基礎工作變得更加有序、規(guī)范和標準，從而使檔案管理水平得到提升，使其能夠為國內的經濟發(fā)展提供更多的助力。

【關鍵詞】新經濟條件；檔案管理；基礎工作

【中圖分類號】

R365 【文獻標志碼】

B 【文章編號】1005-0019（2018）12-266-01

1 目前檔案管理基礎工作現存主要問題剖析

1.1 傳統(tǒng)檔案管理改革不夠，計算機普及程度不高 傳統(tǒng)檔案管理目前在我國還占絕大多數，正規(guī)檔案館計算機普及程度相對好一些，但在機關和企事業(yè)單位相對就差很多，比如在人事檔案管理方面，雖然由于行業(yè)較新，計算機應用程度一般，但管理程度就有很大出入，管理也不規(guī)范。

1.2 基礎檔案管理工作沒有一個統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范

以人事檔案管理為例，其現存的問題較多，集中表現在：檔案號設置不夠規(guī)范、且缺少目錄號，另外，一卷多冊的問題也存在普遍；案卷未設置標題，即使有標題設置也大多不夠規(guī)范，與案卷內容不符；此外，有些案卷未設置目錄，從而導致部分未能在標題中得以體現的內容無法進行檢索，從而導致信息資源的浪費。

1.3 基層單位的檔案管理人員隊伍亟待提高

以黑龍江省的人事檔案管理單位為例，從業(yè)人員比較雜，專業(yè)檔案管理人員奇缺，現存管理人員的學歷結構和專業(yè)技術知識存在很大問題，對現有人員的培訓水平也跟不上。

1.4 檔案管理基礎工作的重視程度不夠

現在的檔案管理工作，雖然在表面上被認為是受到重視的，但在實際工作當中，無論是領導層，還是各部門，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽視了檔案管理基礎工作的開展，有時甚至是流于形式。

2 解決設想

檔案管理基礎工作是一個系統(tǒng)工程，要想達到系統(tǒng)的產出最大，更好的為經濟建設服務，就應當使其工作流程變得規(guī)范化、標準化。在對檔案資料進行采集、處理、核實、著錄以及存儲的各個環(huán)節(jié)都需要依照規(guī)定的方法和程序來進行。同時要齊抓共管，全方位營造和諧氛圍，把檔案管理基礎工作落到實處。

2.1 充分動員，做好檔案的全面普查工作

檔案普查是實現檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步。根據整體要求，首先進行檔案的科學普查工作，普查過程中主要是查缺補漏，剔除重復的案卷，提高檔案的使用效率。

2.2 加強案卷的規(guī)范化管理

案卷普查工作完畢之后，需要把那些內容構成過于復雜的卷宗進行重新組卷。重新組卷需要遵循不破壞案卷文件關聯(lián)性的原則。并且，在重新組卷的時候需要把案卷內原本缺少的頁碼、目錄一一補齊，確保案卷的完整性和規(guī)范性。重新組卷不但能夠改良館藏的豐富性，使得案卷內容能夠被充分利用，而且使得檔案的保管工作更加合理，同時也能在其中促進計算機技術的應用，提升檔案管理效率，實現流程式管理。

2.3 著錄工作的規(guī)范化

規(guī)范化檔案管理過程中著錄工作是一個非常重要的環(huán)節(jié)，其直接關系著日后檔案文件的計算機錄入是否順利，關系著計算機管理技術能否在檔案管理中順利推行?！稒n案著錄規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）于1986年由國家頒發(fā)，是相關檔案著錄工作展開的主要依據，不過因為不同的檔案管之間工作條件以及管理水平都會存在一定的差別，再加之計算機管理方案的推行受到了一定的技術限制，因此，每個檔案館都需要將《規(guī)則》作為其著錄工作的辦事依據，然后從實際現狀以及需求出發(fā)，依照實行計算機化檔案管理的技術要求設計和制定符合本館著錄工作實情的規(guī)范細則。

2.4 統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率

使用計算機技術進行檢索的優(yōu)點在于能夠使得人們各種檢索需求得到滿足，檢索效率遠遠領先于手工檢索方式。為了確保檢索結果的準確性，在對檔案資料進行分類的時候，需要按照《中國檔案分類法》來展開初始分類工作，然后再按照檔案館的實際需求，對資料信息進行細致的劃分，并制定合適、規(guī)范的分類細則，確保分類工作有據可依、有序進行。例如，與“物價”這一問題相關的領域較為廣泛，因此將其統(tǒng)一劃分為“J”類，之后再依照不同文件的特殊內容，對其添加對應的關鍵詞標識，從而使其能夠得到準確的區(qū)分。此外，也需要經常組織標識學習工作，使大家都能了解標識的具體分類，從而使得標記的劃分內容能夠始終保持一致，以此實現同類資料標引工作的規(guī)范性以及標準性。既保證了檢索查全率，也提高了檢索的效率。

2.5 齊抓共管，推進檔案管理基礎工作的規(guī)范化

到目前為止，在對檔案管理基礎工作現代化的過程中已經通過將這一工作變得規(guī)范化和標準化來提升了檔案管理工作的質量和水平，已經初步實現了檔案檢索的計算機化，為實現計算機管理檔案信息奠定了扎實的基礎。一方面要充分重視，齊抓共管；同時也要科學管理、人本管理共同促進檔案管理基礎工作的扎實進行。

結束語

由于當前社會的高速發(fā)展，各行各業(yè)在檔案管理方面的需求都開始不斷增多。在新經濟背景下，各類信息數據的急速增長，人們對于檔案信息資料的要求質量不斷提高，所以做好檔案管理的基礎工作對于社會的發(fā)展有著十分積極的作用。而當代信息技術高速發(fā)展，應用領域愈加廣泛，若是將其應用在檔案管理領域中，能夠提升檔案管理工作的質量和效率。人們應當轉變工作方式，轉換檔案管理基礎工作的目標，使得這一工作能夠更加符合新經濟條件下的社會發(fā)展趨向，從而為社會、企業(yè)的發(fā)展提供助力。

參考文獻

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