國有資產(chǎn)檔案的科學(xué)化管理和需要完善的環(huán)節(jié)

劉悅

在當(dāng)今世界進(jìn)入信息化的時代背景下，國有資產(chǎn)管理軟件更新周期很快，軟件的科技含量高，這根本不同于以往年代的手寫帳本，帳本的年代久遠(yuǎn)，要查多年前的資產(chǎn)帳，得抱出厚厚的一摞帳本，還得幾個人手寫筆算大半天才查到賬，現(xiàn)在只須往電腦里輸入一些相關(guān)數(shù)據(jù)，幾秒鐘后要找的資料就出來了。國有資產(chǎn)檔案的科學(xué)化管理可以為當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的前景做科學(xué)分析并當(dāng)好參謀；對科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、高新技術(shù)的創(chuàng)新以及取得的成果和新產(chǎn)品的開發(fā)方面給予技術(shù)上的鼎力支持。讓企業(yè)在未來的發(fā)展中領(lǐng)先一步，做的更好。

1 在我國行政事業(yè)單位的國有資產(chǎn)的檔案的管理較為薄弱，國有資產(chǎn)檔案的管理是管理國有資產(chǎn)的基礎(chǔ)，在國有資產(chǎn)檔案的管理中單位內(nèi)部人員有一些錯誤看法

1）在國有資產(chǎn)檔案管理工作中，為了保證國有資產(chǎn)的保值、增值，遏止其流失，各部門要建立健全各項(xiàng)管理制度，規(guī)范國有資產(chǎn)檔案并對其強(qiáng)化管理，合理配備并節(jié)約、有效的使用國有資產(chǎn)，提高國有資產(chǎn)使用效率，保障國有資產(chǎn)的安全和完整，就顯得十分的重要。

2）國有資產(chǎn)檔案是無形資產(chǎn)，合理的對國有資產(chǎn)的檔案進(jìn)行有效的管理，才能增加資產(chǎn)的利用率，有效的對固定資產(chǎn)設(shè)備檔案和投資項(xiàng)目的情況進(jìn)行有效的掌控；各部門對國有資產(chǎn)的管理和使用應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一政策、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責(zé)任到人，物盡其用；配置合理、家底清楚、管理有序、講求效益的原則。

3）國有資產(chǎn)的購建、配置、調(diào)劑、對外出借出租、大型維護(hù)維修、監(jiān)督檢查、處置和核銷以及在擬定國有資產(chǎn)管理規(guī)章制度和實(shí)施辦法等方面要加強(qiáng)管理工作。

2 隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)數(shù)量、規(guī)模越來越大，也更多的暴露出行政事業(yè)單位在國有資產(chǎn)管理中存在的問題

1）國有資產(chǎn)檔案管理在很多行政事業(yè)單位只是一個抽象的概念，國有資產(chǎn)的家底不清，要申請財(cái)政撥款時，它是掛在嘴邊朗朗上口的一個臺詞，“什么單位要發(fā)展，并開展科研項(xiàng)目的研究要購買必要的技術(shù)設(shè)備-—請盡快給本單位撥款用以購買國有資產(chǎn)”一旦申請的撥款到手后，什么時候買就難說了，應(yīng)在當(dāng)年買的拖到年末，又以年末無貨拖到第二年，造成重款輕物；還有很多單位對資產(chǎn)的使用和管理缺發(fā)責(zé)任感，只重視流動資產(chǎn)的管理，不重視固定資產(chǎn)管理，重購輕管，把固定資產(chǎn)管理得一塌糊涂。

2）合理的進(jìn)行國有資產(chǎn)檔案的管理，能確保其檔案價(jià)值能夠得到完整的體現(xiàn)并得到合理的利用，增加資產(chǎn)的利用效率，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)管理的目的和意義，目前對于固定資產(chǎn)的管理仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式階段，即記錄下資產(chǎn)名稱、規(guī)格，以及購買、使用日期和存放地等情況的記錄內(nèi)容和貼在資產(chǎn)上的記錄標(biāo)簽來對資產(chǎn)進(jìn)行分類管理。當(dāng)需要對所有資產(chǎn)進(jìn)行借、還、轉(zhuǎn)移以及對所有資產(chǎn)進(jìn)行資產(chǎn)評估和逐件核查時，對資產(chǎn)的查找就會帶來很大的不便。針對傳統(tǒng)管理方式存在的諸多不足，國有資產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化和簡單快捷的國有資產(chǎn)檔案管理軟件系統(tǒng)已經(jīng)成為檔案管理中一個非常迫切的需要。

3）要對國有資產(chǎn)檔案進(jìn)行合理有效的管理，使用適合的行之有效的國有資產(chǎn)檔案管理軟件系統(tǒng)工具能有事半功倍的效果。雖然各個檔案的管理模式都不同，但是舊的傳統(tǒng)的管理方式都是按照年份或者資產(chǎn)的所屬科室來進(jìn)行劃分。隨著科學(xué)化應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)逐漸替代手工帳本的管理，如果還是套用老的漏洞百出的方法來管理國有資產(chǎn)檔案是非常失誤和不可取的。新型的管理模式應(yīng)該將檔案各自編號，這樣不僅能夠迅速準(zhǔn)確的查詢到所需檔案和資產(chǎn)，并且每個資產(chǎn)或檔案只對應(yīng)唯一的檔案編碼，能充分的利用計(jì)算機(jī)的存儲空間，合理的進(jìn)行資產(chǎn)檔案管理。國有資產(chǎn)檔案是一個具有多種定義的復(fù)雜的檔案集合，對國有資產(chǎn)檔案可以進(jìn)行分卷組織，進(jìn)行館藏時可以從檔案的卷標(biāo)、題目、目錄等對檔案進(jìn)行建檔，形成檔案目錄索引，以方便日后對檔案進(jìn)行檢索查詢，也可以使檔案保持相互聯(lián)系而又相互獨(dú)立的特點(diǎn)，保證在日常對國有資產(chǎn)檔案管理和統(tǒng)計(jì)鑒定工作中的有效控制。

3 做好國有資產(chǎn)檔案的管理工作能夠提高國有資產(chǎn)使用價(jià)值，也是國有資產(chǎn)檔案管理工作重要價(jià)值的體現(xiàn)和主要目標(biāo)

在國有資產(chǎn)管理中，凡是財(cái)政投入、上級補(bǔ)助、事業(yè)收入、經(jīng)營收入、附屬單位上繳收入以及其他收入或各種基金，購置、建設(shè)、以及通過捐贈、調(diào)撥等形式取的固定資產(chǎn)，都是國有資產(chǎn)檔案管理的范圍。

1）固定資產(chǎn)是指一般設(shè)備單位價(jià)值在500元以上，專用設(shè)備單位價(jià)值在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的物質(zhì)。均作為固定資產(chǎn)管理。

2）按有關(guān)規(guī)定固定資產(chǎn)劃分為以下幾類：

⑴、土地

⑵、房屋建筑物指房屋、建筑物及其附屬設(shè)施。房屋包括辦公用房、生產(chǎn)經(jīng)營用房、倉庫、職工生活用房、食堂和鍋爐用房；建筑物包括道路、圍墻、水塔等。

⑶、專用設(shè)備。指各種具有專門性能和專門用途的設(shè)備，包括各種儀器和機(jī)械設(shè)備、醫(yī)療器械、文體事業(yè)單位的文體設(shè)備等。

⑷、一般設(shè)備。指辦公和事務(wù)用的通用性設(shè)備、交通工具、通訊工具、家具等。

⑸、文物和陳列品。指古玩、字畫、紀(jì)念品、裝飾品、展品、藏品等。

⑹、圖書。指圖書館（室）、閱覽室的圖書、資料等。

⑺、其它固定資產(chǎn)。指未能包括在上述各項(xiàng)內(nèi)的固定資產(chǎn)。

3）在國有資產(chǎn)的購置環(huán)節(jié)上，行政事業(yè)單位的資產(chǎn)購置，一般是單位的業(yè)務(wù)部門缺什么設(shè)備，其部門負(fù)責(zé)人想方設(shè)法也要爭取到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后撥款購買，否則就以當(dāng)年的任務(wù)完不成，領(lǐng)導(dǎo)不支持工作鬧情緒。消極工作，完成任務(wù)質(zhì)量差，每年購置國有資產(chǎn)的經(jīng)費(fèi)是有限的，多個部門的負(fù)責(zé)人都到領(lǐng)導(dǎo)面前去訴苦，爭著本部門應(yīng)該優(yōu)先購置固定資產(chǎn)，使得單位的固定資產(chǎn)購置分配雜亂無章，缺乏系統(tǒng)有效的規(guī)劃，不進(jìn)行統(tǒng)籌安排，購置了大批無效、無用的閑置資產(chǎn)，或建造質(zhì)差價(jià)高的工程項(xiàng)目，造成國有資產(chǎn)的流失。

4）行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)檔案的管理制度幾乎是空喊口號，做做樣子，走走行式而已。

⑴、如果一套固定資產(chǎn)被領(lǐng)用時是新購買的，正常情況下的使用折舊最低年限是3年，被人領(lǐng)用后出差的來回途中將精密儀器放車上，并未按要求放上達(dá)標(biāo)的硬塑料泡沫做好保護(hù)設(shè)施，只是在儀器周圍放了汽車坐墊，山路十八彎高低坑洼不平，多處轉(zhuǎn)急彎過程中，造成儀器與車內(nèi)壁的間距不能固定住位置不動，在車內(nèi)緩慢的自由旋轉(zhuǎn)。儀器內(nèi)部的小零件松動，幾次路上顛簸后引起脫落，使用不到半年就要送修，這種精密儀器的修復(fù)、效對一次費(fèi)用都是上千。

⑵、又如有人領(lǐng)用了常用的電腦，一臺電腦的使用期限不低于6年，使用不到三年的電腦使用人因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動要離開單位，辦手續(xù)時還回來的電腦鍵盤有兩處按不動，鼠標(biāo)已不見蹤影，顯示屏打開時亮?xí)r不亮。還有退休人員辦手續(xù)還回使用不到五年電腦，沒有鼠標(biāo)，主機(jī)的硬盤更是不翼而飛，據(jù)使用人說因?yàn)閾p壞已經(jīng)私自拆卸拿走了，主機(jī)內(nèi)部損壞嚴(yán)重，只還回了一個空殼子。

行政事業(yè)單位要加強(qiáng)監(jiān)督管理，明確工作職責(zé)、程序及責(zé)任人，制定資產(chǎn)購置、保管、使用、處置等相關(guān)制度，建立健全國有資產(chǎn)管理體制，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況建立完善監(jiān)督和問責(zé)機(jī)制，嚴(yán)懲損壞國有資產(chǎn)和造成國有資產(chǎn)流失的責(zé)任人，強(qiáng)化行政事業(yè)單位對國有資產(chǎn)的管理；財(cái)政部門對國有資產(chǎn)的采購審批程序要嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)行公平、公開、公正的政府采購原則，對其進(jìn)行定期和不定期的審計(jì)，加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，避免管理上出現(xiàn)的漏洞，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理，更好地保障國有資產(chǎn)合理使用和有效分配，最大限度發(fā)揮行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的使用價(jià)值。