事業(yè)單位檔案數字化現狀及路徑研究

孟祥峰

摘 要：新形勢下，檔案數字化管理已成為當前檔案管理的必然趨勢。作為事業(yè)單位，必須要把握時代的脈搏，充分利用數字化技術以實現事業(yè)單位檔案的現代化管理。本文首先分析了事業(yè)單位檔案數字化實施的必要性，其次事業(yè)單位檔案數字化實施存在的現實問題，最后提出了新形勢下，事業(yè)單位檔案數字化實現的路徑選擇。

關鍵詞：事業(yè)單位檔案；數字化；路徑

新形勢下，隨著云計算、移動互聯(lián)網、物聯(lián)網等信息技術的成熟和發(fā)展，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復雜的數據進行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們越來越認識到對自身產生和擁有的大數據進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。2017年12月28日，國家檔案局李明華局長在部署2018年全國檔案工作時強調，“要切實加快各類檔案的整理著錄、數字化及聯(lián)網共享等工作進度，適應日益增長的查檔用檔需要”。由此，在大數據的新形勢下，檔案部門要打破原來的思維方式，整體規(guī)劃，要用發(fā)展的眼光制定事業(yè)單位檔案的數字化戰(zhàn)略勢在必行。

1 事業(yè)單位檔案數字化實施的必要性

1.1 網絡技術的快速發(fā)展

隨著計算機技術，尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發(fā)展，產生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大，查閱不便，并且維護成本高，難以適應數字化時代的飛速發(fā)展。檔案本身具有大數據的特征，大數據時代的到來，給檔案數據資源賦予了新的特征。“由于檔案也是信息資源大家族中的一員，它也具有一般信息所具備的屬性?！币虼?，網絡技術的快速發(fā)展，使得檔案大數據需要快速適應互聯(lián)網大數據的變革。

1.2 數字化檔案保存壽命延長

事業(yè)單位檔案作為事業(yè)單位工作人員工作中直接形成的真實記錄，包含著豐富的信息資源，涉及個人家庭關系、學習經歷、工作經歷、組織關系等，作為事業(yè)單位人員檔案的存儲介質，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。我國大多數事業(yè)單位人員檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組成部分，如何保管和有效利用也是一個值得研究的問題。磁性物質容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。

1.3 數字化便于挖掘有價值的檔案

隨著全國各級各類檔案館館藏檔案數字化的快速推進以及每年大量新增的電子文件，可供分析與利用的電子檔案數據正在匯聚成數量宏大的海量信息。 檔案的數字化技術的應用，更利于從海量檔案資源中挖掘出蘊藏的巨大知識寶藏，為真正實現資源共享提供了條件，數字化技術可以將各個檔案館之間可以共享的數據資源進行整合，共同構筑信息共享空間，這樣各地的檔案館就可以分享由大量系統(tǒng)連接在一起而形成的信息。

2 事業(yè)單位檔案數字化現實問題

2.1 數字化檔案意識淡薄

首先領導數字化檔案意識不強。由于數字化檔案工作沒有列在市考核目標里，不是一線工作，領導重視程度不夠，下級部門落實不到位，造成檔案事業(yè)數字化發(fā)展緩慢。很多單位領導對與檔案相關的法律法規(guī)和業(yè)務知識了解甚少，對檔案工作不聞不問，不研究不安排，檔案工作沒有列入年度工作計劃之中，檔案的經費投入、人員安排等沒有后勤保障，有的領導一年也不到檔案室檢查工作，檔案工作自然做不好。其次是社會檔案意識淡薄，檔案往往“養(yǎng)在深閨人未識”，檔案工作對社會缺乏吸引力。一般公眾對檔案的認識僅限于工作查考、借史資政，沒有認識到它在歷史記憶、文明傳承等方面的獨特價值。

2.2 設備配置不夠完善

事業(yè)單位檔案數字化是一項復雜且技術含量較高的復雜工作，需要完備的軟硬件設備和嚴格技術支撐，這是實現檔案數字化的基礎和前提?，F階段，雖然事業(yè)單位高度重視檔案數字化工作，但部分部門相關的數字化設備和軟件十分缺乏，例如計算機等附屬設施配置、網絡設施建設等問題，有些是雖然擁有了相應的數字化設備和軟件，但設備老化、軟件未及時升級更新，檔案數據庫系統(tǒng)不穩(wěn)定等等，還有些部門未建立計算機檔案檢索目錄，這些因素的存在都在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案數字化工作的全面推進，尤其是數據安全問題缺少相應的技術保障，存在網絡漏洞和信息丟失等檔案安全問題，影響了事業(yè)單位檔案數字化應用。

2.3 檔案管理人員變動頻繁

根據我市每年年初各單位報送的檔案年度統(tǒng)計表，就能反映出檔案人員的變動情況，除了銀行、稅務、國土、公、檢、法等單位有專職檔案員，人員比較穩(wěn)定外，其他單位大多是兼職檔案員，由于檔案管理是一項煩瑣、單調又不出成績的工作，部分領導不重視檔案工作，投入不足，使檔案人員的健康得不到保障；其次，由于體制原因，檔案工作大多是辦公室的工作人員兼職，更換頻繁，檔案部門普遍存在著人員結構老化、專業(yè)人員缺乏的情況，在一定程度上制約了檔案資源的開發(fā)利用，種種問題給檔案管理數字化的實施造成了很大的阻礙。

3 新形勢下，事業(yè)單位檔案數字化實現的路徑選擇

3.1 提高認識，加強領導

要確保事業(yè)單位檔案數字化的實施并實現可持續(xù)發(fā)展，各單位的領導就要高度重視檔案工作，要切實加強對檔案工作的領導，從對歷史負責、對各項事業(yè)負責的高度認識并做好檔案業(yè)務建設，把檔案數字化工作納入本單位工作計劃和規(guī)劃，納入領導議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案數字化工作中存在的實際問題，為檔案數字化工作的開展提供人力、物力、財力保障。

3.2 完善信息技術系統(tǒng)化

事業(yè)單位檔案數字化始終離不開過硬的技術支持，也是一項系統(tǒng)性工程，包括數字化總體規(guī)劃設計、數字化設備選型、軟件開發(fā)、查詢管理、安全保障等。為此，應結合事業(yè)單位自身的業(yè)務內容和職能設置，建立完善的數字化信息技術支撐體系。要保障該系統(tǒng)具有良好的升級能力，事業(yè)單位的職能是不斷發(fā)展變化的，要確保數字化檔案系統(tǒng)的持續(xù)推進，就要保證所開發(fā)的數字化系統(tǒng)具有較強的可擴展性和可在線擴容。要具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產品在結構及硬件組成上應完全冗余設計，不會出現單點故障，從而保證數字化應用系統(tǒng)的安全運行；擁有良好應用性能，采用光纖磁盤陣列產品，使檔案軟件系統(tǒng)實現在線實時升級，采用基于Web Browser圖形管理界面，維護簡便。

3.3 打造高素質的數字化檔案管理隊伍

當今管理部門的團隊建設以及人才培養(yǎng)，必須遵循以人為本的原則，把培養(yǎng)人才、鍛煉隊伍放在工作的首要位置。按照分工和定位的不同進行分類，檔案管理數字化團隊可以分為管理型人才和技術型人才兩大類。而由于人員配置和編制緊缺等特點，通常檔案管理人員需要同時滿足管理型人才和技術型人才的雙方面要求。所以事業(yè)單位檔案管理復合型人才的培養(yǎng)就成了必然趨勢，既要加大對既熟悉檔案業(yè)務又掌握一定數字化業(yè)務知識的復合型人才的引進力度，也要做好單位現有檔案人員的數字技術以及檔案業(yè)務的知識培訓，不斷提升單位檔案管理人員的綜合素能。此外，還要加大職業(yè)精神的培育，檔案數字化工作需要廣大檔案管理人員具備優(yōu)秀的道德素養(yǎng)、較高的奉獻精神，為事業(yè)單位發(fā)展守好史、建好檔，甘于在平凡崗位中執(zhí)著堅守。

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