大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇

摘 要：信息時代的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理模式產(chǎn)生巨大沖擊，而大數(shù)據(jù)的管理優(yōu)勢也逐漸凸顯，因此大數(shù)據(jù)對檔案管理來說，既是機遇也是挑戰(zhàn)。本文主要就大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)和機遇進行分析，明確大數(shù)據(jù)時代檔案管理優(yōu)化的主導(dǎo)思路，以期更好地提升社會檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；工作挑戰(zhàn)；機遇；對策

社會的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)程度加深，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活，現(xiàn)代社會的檔案資料實現(xiàn)紙質(zhì)載體向電子存儲的轉(zhuǎn)化，數(shù)字化趨勢明顯，也帶來信息檢索及檔案管理的高質(zhì)高效。而這種轉(zhuǎn)型的主動力是大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)是呈指數(shù)增長且具有廣泛可用性的數(shù)字數(shù)據(jù)，其自身的特殊性意味著檔案管理必須創(chuàng)新思路和模式，側(cè)重對大數(shù)據(jù)的量化管理與分析大數(shù)據(jù)有4V特點，即Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值），為使得檔案管理工作更好地適應(yīng)當前環(huán)境下信息多樣化，大量化，傳播高速率和價值密度低的現(xiàn)實情況，在檔案管理中我們必須抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)使得檔案管理工作再上新臺階，無論是服務(wù)內(nèi)容還是服務(wù)效率都顯著提升。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的機遇

檔案管理在大數(shù)據(jù)時代下的發(fā)展機遇主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面從檔案信息存儲和管理來看，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的安全高效管理，數(shù)據(jù)電子化存儲，復(fù)制黏貼使得其更好地保存，減少對紙質(zhì)資源的依賴，壽命更長，傳播次數(shù)不受限制。而數(shù)據(jù)信息的電子化備份與存儲也實現(xiàn)了重要檔案信息的永久保存，在檔案統(tǒng)計方面，可以準確獲知檔案的增長及使用情況，大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)了紛繁數(shù)據(jù)工作的精簡處理，更側(cè)重檔案信息的安全保護。檔案完整有效，安全可靠。另一方面從檔案信息資源的收集方面看，大數(shù)據(jù)時代能充分保障檔案的齊全和完整性，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以利用當前的電子政務(wù)、新聞及活動類的大數(shù)據(jù)環(huán)境，進行檔案文書資料的智能分析，明確檔案的經(jīng)濟價值和社會價值，幫助檔案歸類，也確保檔案內(nèi)容的完整有效。還量化的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)可以建立數(shù)據(jù)模型，進行聚類、分類及關(guān)聯(lián)性分析，明確數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)性，大大提升檔案的價值，讓檔案更富靈活性與生動性，提供有效的決策支持。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理也面臨一定的挑戰(zhàn)。其一數(shù)據(jù)存儲與處理方面的困擾。大數(shù)據(jù)需要對相關(guān)數(shù)據(jù)分類處理，存儲到云盤中，而大數(shù)據(jù)時代信息更新迅速，云盤數(shù)據(jù)準確性受影響。云計算的分布方式也與大數(shù)據(jù)分析需求有出入，處理時數(shù)據(jù)從存儲點傳輸?shù)教幚睃c，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)堵塞，數(shù)據(jù)處理效率低。而數(shù)據(jù)存儲點直接處理數(shù)據(jù)，不能確保數(shù)據(jù)的完整性和有效性。這是大數(shù)據(jù)時代檔案信息存儲與處理中遇到的主要問題。其二是數(shù)據(jù)的保密性與安全性。因為檔案管理中很可能涉及機密信息，因此信息的私密安全保護就顯得尤為必要。但是大數(shù)據(jù)技術(shù)使得信息技術(shù)可以通過網(wǎng)絡(luò)傳播，人們檔案信息獲取更便捷，也導(dǎo)致安全管理的忽略。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)自身的特殊性也使得檔案管理帶有開放性特征。如果檔案信息安全無法保證，對于企業(yè)和個人來說都是巨大的生存發(fā)展威脅。其三基于技術(shù)層面的挑戰(zhàn)。主要是容錯率、可擴展性問題。大數(shù)據(jù)容錯計算困難，算法復(fù)雜，因此容錯管理難度大，對應(yīng)的成本投入也較大。在可擴展性方面，傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)平行運算離不開硬件支持，而大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)屬于多處理系統(tǒng)，軟件更新?lián)Q代成為必然，對應(yīng)的系統(tǒng)成本增加，而系統(tǒng)故障的頻率也不可控，因此這也是技術(shù)上的難題。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的有效思路

3.1 強化檔案管理中的大數(shù)據(jù)意識

思想上的重視帶動行動上的執(zhí)行，因此檔案管理中必須強化大數(shù)據(jù)意識，信息管理者和公眾用戶更關(guān)注檔案信息自身的價值，因此在檔案管理中基于大數(shù)據(jù)的技術(shù)支持，加強有效資源的挖掘，提供更有價值的檔案信息是當務(wù)之急。大數(shù)據(jù)技術(shù)框架指導(dǎo)下的檔案數(shù)據(jù)流處理要求必須樹立大數(shù)據(jù)意識，對檔案數(shù)據(jù)、檔案信息價值進行挖掘與傳播共享，基于大數(shù)據(jù)意識開展檔案管理與服務(wù)，基于數(shù)據(jù)的挖掘提升檔案信息開發(fā)深入，提升檔案信息的利用價值。

3.2 引入大數(shù)據(jù)檔案管理的新技術(shù)

傳統(tǒng)檔案管理其對象是實體檔案信息，人工管理最為常見。而信息時代的發(fā)展，信息量激增，信息處理難度加大，信息處理效率要求更高，我們必須引入大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)，從檔案的整理到編目到裝訂堅持信息化的處理，在計算機輔助下實現(xiàn)檔案管理的升級。在信息篩選與價值挖掘時提升技術(shù)的敏感度，選擇性地引入檔案管理創(chuàng)新技術(shù)，基于大數(shù)據(jù)的時代背景，建立數(shù)據(jù)化信息化的檔案信息體系，建立共享性的云服務(wù)平臺，為檔案管理信息化建設(shè)指明方向，提供有效的技術(shù)支持。

3.3 創(chuàng)新模式再造管理的業(yè)務(wù)流程

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理必須創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)流程，無論是檔案管理的“收”、“管”還是“用”將增加更多的內(nèi)涵，從定期的被動提交到檔案數(shù)據(jù)的即時接收與自動歸檔。實現(xiàn)信息獲取流程的動態(tài)控制。在管環(huán)節(jié)實現(xiàn)手工管理向自動化管理的轉(zhuǎn)變，建立統(tǒng)一的檔案云平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲與處理，高效利用。而用環(huán)節(jié)提升檔案服務(wù)的主動性，主動挖掘信息價值，調(diào)研分析用戶需求，為檔案用戶及社會提供高價值的檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案服務(wù)的全智能化。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代是不可逆的趨勢，基于大數(shù)據(jù)的時代背景我們必須做好大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的融入，帶動管理流程的優(yōu)化，管理模式的創(chuàng)新，真正實現(xiàn)檔案價值的提升。而大數(shù)據(jù)時代是柄雙刃劍，對于檔案管理來說，既是機遇也是挑戰(zhàn)，基于大數(shù)據(jù)的時代背景，只有抓住機遇，加快發(fā)展，積極迎接挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)才能帶動檔案管理實效的提升。

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作者簡介

劉東旭（1980-），男，漢族，職稱：中級檔案管理員，單位：大同市房屋交易權(quán)屬登記管理中心。