用創(chuàng)新思維方法提高對(duì)檔案電子文件管理

丁建華

摘 要：現(xiàn)如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子文件的出現(xiàn)對(duì)于檔案管理工作的記錄方式、利用方式都產(chǎn)生了一定程度上的沖擊。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其文件是以紙質(zhì)文件為主，其檔案管理的管理模式以及管理觀念都是以紙質(zhì)文件為中心說(shuō)建立起來(lái)的。本文從樹立正確的前端控制意識(shí)、對(duì)其電子文件檔案的來(lái)源在此認(rèn)識(shí)、以合作意識(shí)進(jìn)行檔案管理工作、樹立新的檔案管理職業(yè)形象等幾個(gè)方面闡述了如何用創(chuàng)新思維方法提高對(duì)檔案電子文件的管理。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新思維方法；檔案電子文件管理

電子文件（Electronic Records/Documents）是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件，是計(jì)算機(jī)技術(shù)的伴生物，是包括文本的、圖形的以及數(shù)字的信息，可以在計(jì)算機(jī)可以閱讀的 任何一種介質(zhì)上得以記錄，是一種通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸以及處理的文件。電子文件的檔案管理與紙質(zhì)文件的檔案管理相比，電子文件引起格式、形式的多種多樣化，其電子文件的檔案管理更加復(fù)雜，更加需要現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件檔案的科學(xué)化管理。

1 樹立正確的前端控制意識(shí)

設(shè)計(jì)、形成以及維護(hù)著三個(gè)基本階段可以概括為電子文件的生命周期，這種對(duì)于電子文件生命周期的劃分與現(xiàn)有的文件生命周期理論并不是相同的，它所注重的是文件從孕育、生成到存在的過(guò)程。在文件的設(shè)計(jì)階段，充分考慮到文件各個(gè)階段的管理要求，以此實(shí)現(xiàn)功能相對(duì)比較科學(xué)、合理的電子文件管理系統(tǒng)。而不是對(duì)文件內(nèi)在價(jià)值的變化軌跡的追蹤。

（1）電子文件管理系統(tǒng)的主要功能要從電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及上下文關(guān)系等方面進(jìn)行考慮，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)的主要功能。對(duì)于電子文件的“背景信息”、“元數(shù)據(jù)”等要做到及時(shí)的采集，以此來(lái)保證電子文件形成過(guò)程中的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及可靠性。從而更好的幫助電子文件使用者更好的使用、理解電子文件中的內(nèi)容。

（2）電子文件歸檔范圍的最佳階段就是電子文件的設(shè)計(jì)階段。在設(shè)計(jì)階段合理規(guī)范其電子文件的歸檔范圍，對(duì)于其電子文件的保存價(jià)值進(jìn)行判定，對(duì)于其電子文件的采集時(shí)間、方式等進(jìn)行確定。主要包括，需要保持“草稿”的是哪些電子文件，需要定期進(jìn)行拷貝的是哪些動(dòng)態(tài)電子文件等。以此來(lái)保證電子文件歸檔的準(zhǔn)確性、完整性。在一定程度上具備相對(duì)比較好的決定性意義。

（3）對(duì)于其電子文件要事先確定某些部分的技術(shù)指標(biāo)規(guī)范，以此來(lái)保證說(shuō)存儲(chǔ)的電子文件有用長(zhǎng)時(shí)間、可利用的特性。比如，記錄格式、記錄載體以及在電子文件的解釋以及恢復(fù)中所需要的各種數(shù)據(jù)等。通常情況下，電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)采集一般是在文件收發(fā)的階段開始，并且隨著電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)以及利用持續(xù)的予以最佳，所有的數(shù)據(jù)都是采集一次，使用“終身”。

（4）在電子文件的設(shè)計(jì)階段，還要充分考慮到電子文件的利用要求。對(duì)于電子文件的利用權(quán)限，要采取相應(yīng)的控制策略，從而更好的保證電子文件的信息安全。

總而言之，要從信息系統(tǒng)的源頭來(lái)確保對(duì)電子文件的管理，樹立正確的“前端控制”意識(shí)。在對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段要將對(duì)檔案存儲(chǔ)的要求以及實(shí)現(xiàn)所確定某部分的管理功能等方面充分的考慮進(jìn)去。同時(shí)，需要注意的是對(duì)于前端控制意識(shí)的強(qiáng)調(diào)并非是僅注重其設(shè)計(jì)階段，在電子文件的形成以及維護(hù)等階段還有

2 對(duì)其電子文件檔案的來(lái)源再次認(rèn)識(shí)

電子文件的形成模式與紙質(zhì)文件在在一定程度上存在著很大的差別，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的廣泛推廣和普及，在一定程度上推動(dòng)了超國(guó)界網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的普遍使用，從而使不同的機(jī)構(gòu)共同參與形成以及使用共同的數(shù)據(jù)資源成為現(xiàn)實(shí)，所以傳統(tǒng)文件的來(lái)源理念并不適用于當(dāng)前電子文件檔案的來(lái)源，所以要對(duì)其電子文件檔案的來(lái)源再次認(rèn)識(shí)，以此來(lái)構(gòu)建一個(gè)全新的來(lái)源觀。

由計(jì)算機(jī)程序邏輯鏈連接的虛擬狀態(tài)是在計(jì)算機(jī)中對(duì)電子文件進(jìn)行虛擬整理是由宗由實(shí)體狀態(tài)轉(zhuǎn)變的。所以，在現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代依然存在體現(xiàn)來(lái)源原則的全宗，僅僅是在形態(tài)上發(fā)生了異化。

長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，其文件實(shí)體由“來(lái)源”構(gòu)成，從而構(gòu)成不同的檔案體，以此作為檔案館管理檔案實(shí)體的基本單位，但在計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，來(lái)源原則的實(shí)踐意義變得更加的廣泛，其來(lái)原信息對(duì)于確認(rèn)電子文件的證據(jù)價(jià)值以及電子文件的檢索、鑒定、整理都有著非常重要的顯示因，對(duì)于其電子文件檔案管理實(shí)踐中的實(shí)現(xiàn)方式不僅起到了一定的更新作用，還起到了一定的擴(kuò)展作用。

3 以合作意識(shí)進(jìn)行檔案管理工作

由于在“電子文件的形成過(guò)程”中，不僅對(duì)于以后的可利用性、可保存性具有極其重要的作用，對(duì)于文件真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及可靠性也具有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。所以，在對(duì)電子文件進(jìn)行檔案管理的工作中，文件工作人員以及檔案工作人員對(duì)于文件形成人員支持和幫助等方面的變得更加需要。同時(shí)，對(duì)于電子文件的保留和存儲(chǔ)也需要文件形成人員形成所需要的相關(guān)信息以及文件。在電子文件管理系統(tǒng)中，文件形成人員要直接參與其電子文件的檔案管理工作。所以要加強(qiáng)電子工作人員以及檔案工作人員與文件形成人員的合作關(guān)系，以此來(lái)促進(jìn)相互之間的溝通和交流。

要加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)之間的合作關(guān)系，電子文件作為未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，其重點(diǎn)不再是對(duì)檔案的存儲(chǔ)位置，而是注重對(duì)于所需的檔案信息要如何獲取，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將電子文件相互聯(lián)系起來(lái)，形成了當(dāng)今的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，所以，對(duì)于檔案館的建設(shè)要充分考慮到與其他電子文件檔案的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案之間互相的資源共享。

對(duì)于電子文件的檔案管理還需要信息技術(shù)專家的支持，要充分考慮到電子文件檔案管理全過(guò)程的各種需求，以此為基礎(chǔ)開發(fā)出一個(gè)功能相對(duì)齊全、穩(wěn)定的電子文件檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，在其電子文件檔案管理系統(tǒng)的使用過(guò)程中，對(duì)于出現(xiàn)的一些問(wèn)題，需要信息技術(shù)專家的支持，所以要加強(qiáng)與信息技術(shù)專家的合作和聯(lián)系。

4 樹立新的檔案管理職業(yè)形象

隨著電子文件的規(guī)?；?、普及化，對(duì)其電子文件的檔案管理工作的變化，對(duì)于其檔案管理工作人員提出了更高的要求，要以新的思維樹立新的檔案管理職業(yè)形象。所以，要求電子文件檔案管理工作人員參與電子文件檔案管理技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用，以此將電子文件檔案管理技術(shù)與實(shí)際的對(duì)電子文件檔案管理的要求相結(jié)合。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)各界逐漸重視的電子文件檔案，對(duì)于其電子文件檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量以及電子文件檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求?；诖耍e極改變?cè)瓉?lái)的服務(wù)意識(shí)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，以此更好的提高電子文件檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要加大對(duì)電子文件檔案的編演力度，從而更好的提高其電子文件檔案的使用價(jià)值。比如，定期組織電子文件檔案管理工作人員的思想教育培訓(xùn)以及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等。確保電子文件檔案管理工作人員對(duì)于電子文件檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)作流程以及基本原理有著一定的認(rèn)知，對(duì)于電子文件檔案管理系統(tǒng)可以做到熟練運(yùn)用，對(duì)于相關(guān)的檔案信息管理政策也要具有一定的了解。另外，還要加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案管理工作人員的管理工作，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格規(guī)范相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度以及懲罰制度，開展公開辦事制度、經(jīng)費(fèi)使用通報(bào)制度等，做到責(zé)任具體到個(gè)人，以此來(lái)提高電子文件檔案管理工作人員的工作熱情以及工作積極性。

5 結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)樹立正確的前端控制意識(shí)、對(duì)其電子文件檔案的來(lái)源在此認(rèn)識(shí)、以合作意識(shí)進(jìn)行檔案管理工作、樹立新的檔案管理職業(yè)形象等幾個(gè)方面進(jìn)行了深入的研究和分析，并提出了如何用創(chuàng)新思維方法提高對(duì)檔案電子文件的管理。