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      淺析深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

      2018-11-07 11:45:26何秀川
      卷宗 2018年26期
      關(guān)鍵詞:措施問題管理

      何秀川

      摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展,合同檔案在經(jīng)濟(jì)活動中的地位愈加重要起來。然而,由于合同檔案管理不善,有相當(dāng)一部分合同無法作為原始依據(jù)在日后的經(jīng)營活動中發(fā)揮作用。為此,文中筆者結(jié)合自己多年來從事合同檔案管理工作時間,對當(dāng)前合同檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,并針對其提出一些有效的解決對策,旨在為今后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

      關(guān)鍵詞:合同檔案;管理;問題;措施

      合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的書面協(xié)議。尤其是在現(xiàn)代高速發(fā)展的社會大環(huán)境下,企業(yè)為了維護(hù)自身的權(quán)益,越來越重視合同的簽訂。因此,規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。提高企業(yè)合同檔案的管理水平,保證合同檔案的完整性與保密性,有利于保障企業(yè)的合法權(quán)益,防范法律風(fēng)險,所以其重要性不言而喻。然而圍繞合同檔案管理工作,一直存在一些問題,制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。為此,筆者結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進(jìn)行闡述。

      1 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

      1.1 合同收集歸檔不及時

      目前,企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動的部門進(jìn)行管理,而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)。基本上,合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé),在起草、審核、審批以及履行合同時,需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣,合同文件管理就相對比較分散,且在走流程時所花的時間不確定,周期長短不一,易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象,從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的,但往往移交歸檔不及時,甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

      1.2 合同檔案的管理不規(guī)范

      目前國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法,對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度,企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進(jìn)行了管理,而且歸檔的合同文本也是各式各樣,有正本,有副本,還有的加蓋了印花稅,究竟應(yīng)該歸檔哪個文本,沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵(質(zhì))押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件,尚未進(jìn)行收集整理歸檔,也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

      1.3 合同檔案質(zhì)量有待加強

      現(xiàn)階段,企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構(gòu)進(jìn)行把控,雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機構(gòu),但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位,是兼職身份,而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進(jìn)行明確描述。所以,部門里形成的文件,有的是五花八門,書寫不規(guī)范、格式不齊全,合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象,也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

      2 提高企業(yè)合同檔案管理的有效對策

      2.1 建立完善的合同檔案管理制度

      企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障,也是當(dāng)事人重要的法律憑證。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定,需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細(xì)則,構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系,提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等,以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

      按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則,把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道,實行集中統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證,更是企業(yè)的寶貴財富,是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制,使合同檔案管理有章可循,有據(jù)可依,明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求,使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分,不斷完善規(guī)范。

      2.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

      現(xiàn)在企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中一個專門的獨立類別來管理,對要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控,明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外,還需要加強管控合同前期談判文件,審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容,以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

      在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時,檔案部門也要因地制宜采取有效措施,確保合同檔案的齊全完整規(guī)范,并能有效利用,使管理層認(rèn)識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中,若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時,通過利用合同檔案時,使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來,能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用,也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此,需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化,有明確的管理要求和保障措施,以便需要時,能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用。

      2.3 加快信息化建設(shè),提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

      “信息的價值正在于傳播,而不在于儲藏。”在信息化快速發(fā)展的今天,通過檔案信息化建設(shè),把分散的信息以信息化的形式存儲起來,實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理,利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率,實現(xiàn)信息資源共享。同樣,在企業(yè)合同管理工作中,采用先進(jìn)的信息化技術(shù),對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理,完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo),保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確,也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案。在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng),從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢,但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強,合同變更或取消后,引起的一系列變化,都要進(jìn)行更改;另外,對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

      2.4 加強宣傳,樹立檔案意識和法律意識

      近年來,企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度,但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少,爭取在今后的工作中,增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義,掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧,增強企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感;另一方面加強業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識,為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外,努力推進(jìn)檔案宣傳的常態(tài)化,將宣傳滲透到日常工作中。

      2.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

      《合同法》規(guī)定:當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密,無論合同是否成立,不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當(dāng)事人的一些重要機密,如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密,對合同檔案中這些信息,要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則,自覺遵守保密原則,嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍,在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源,服務(wù)于企業(yè)的各項工作。

      3 結(jié)語

      在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新背景下,合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理,建立完善的管理機制,增強企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識,才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗合同檔案的管理水平,最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險能力。如果糾紛一旦發(fā)生,我們可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù),依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,將企業(yè)發(fā)展壯大。

      參考文獻(xiàn)

      [1]張建業(yè).企業(yè)合同檔案管理探討[J].商周刊,2016(S1):104-134.

      [2]王芳.企業(yè)合同檔案管理問題分析[J].企業(yè)文化,2015,(08):31.

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