論水電企業(yè)檔案利用的重要性

田貴春

檔案利用是檔案管理的重點工作，隨著水電行業(yè)的飛速發(fā)展和新技術(shù)、新設備的大量運用，檔案利用在方式方法上也發(fā)生了變化。如何在新形勢下搞好檔案利用，提高利用效率，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營服務成為水電企業(yè)檔案工作的重點。

1 重視基礎(chǔ)，豐富室藏提高案卷質(zhì)量

重視檔案基礎(chǔ)工作是做好檔案利用的前提，無論是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，還是開發(fā)檔案信息資源、提供利用，都要做好檔案的收集、分類、整理、著錄、鑒定等各項基礎(chǔ)工作。

工程建設初期，制定了檔案收集、整理等制度，保證檔案收集工作順利開展。比如，設備開箱時，技術(shù)改造、新建、重建項目開工、竣工驗收時，檔案人員必須到場，收集隨機材料，歸檔材料驗收合格，并在《設備開箱驗收單》、《工程竣工驗收表》簽字認可后，財務部門方可辦理結(jié)帳，保證了每臺設備、每個項目的檔案材料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。其次，加強檔案分類、組卷的標準化、規(guī)范化管理，做到分類準確、卷內(nèi)材料排列有序。第三，加強檔案保管，制定檔案保管、保密、應急等管理制度，保證庫藏檔案實體不丟失、不損壞、不泄密。

2 轉(zhuǎn)變觀念，主動服務增強大局意識

樹立主動服務理念、增強大局意識是做好檔案利用的關(guān)鍵，我們應該改變檔案工作“重保管”、“輕利用”的觀念，創(chuàng)造“以用為主”的新思維，將原來的整理保管轉(zhuǎn)移到利用上來，實現(xiàn)檔案的價值體現(xiàn)。首先，變被動為主動，耐心細致接待每位檔案利用者，利用者隨到隨查，及時對其提供幫助，充分滿足利用者的工作需要。其次，多渠道多方式，積極主動為水電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供檔案服務，檔案人員深入生產(chǎn)現(xiàn)場，根據(jù)生產(chǎn)人員需求，將檔案材料發(fā)放到技術(shù)人員手中，協(xié)助攻克技術(shù)難題。第三，開展檔案資料外借，增加電話調(diào)卷、預約查詢等方式，使利用者在自己的辦公室或生產(chǎn)現(xiàn)場即可查閱檔案，較短時間內(nèi)獲取所需信息，大大提高了檔案利用率和利用效果。

3 提高技能，全面加強檔案信息利用

為進一步提高檔案信息開發(fā)和利用率，水電企業(yè)檔案人員積極強化業(yè)務技能，在干中學、在學中干，突破思維方式，實現(xiàn)快速、準確提供檔案服務和信息資源遠程共享的目的。一是，加強室藏檔案門類、成份、內(nèi)容的熟悉，做到心中有數(shù)，對企業(yè)發(fā)展、生產(chǎn)活動、經(jīng)營管理等內(nèi)容進行學習了解，不斷提高快速、準確查找檔案的能力。二是，根據(jù)企業(yè)檔案管理和實際需要，開發(fā)形式多樣的檢索工具，編制科技檔案總目錄、分類目錄、會計檔案目錄、文書檔案目錄、電子檔案目錄等檢索工具，避免工作的盲目性。三是，充分利用先進設備和技術(shù)，將所有科技檔案、會計檔案、實物檔案條目錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立計算機機讀目錄數(shù)據(jù)庫。文書檔案利用接口軟件直接從OA系統(tǒng)中讀取條目和原文，部份科技檔案利用掃描方式實現(xiàn)電子文件管理，由過去的案卷級、文件級條目錄入過渡到文件的全息管理。利用者通過訪問企業(yè)網(wǎng)站主頁“檔案系統(tǒng)查詢”就能根據(jù)權(quán)限瀏覽和下載檔案文件，必須借閱檔案原件的，再到檔案室借閱，減少了檔案原件利用次數(shù)和損壞、丟失的可能性，最大限度延長檔案壽命。

4 強化編研，有效促進檔案價值轉(zhuǎn)換

檔案編研是開發(fā)利用工作的難點和重點，是檔案利用的拓展和深化，是把“死檔案”轉(zhuǎn)化成“活財富”的有效手段。水電企業(yè)檔案人員在做好通用性編研工作的同時，協(xié)助和發(fā)動專業(yè)技術(shù)人員開展檔案信息資源的深層次開發(fā)，通用性編研成果例如：《水電企業(yè)組織沿革》、《大事記》、《全宗介紹》、《事故匯編》等，深層次開發(fā)成果例如：《上游水電站對下游水電站的調(diào)節(jié)效益及補償問題探討》、《水電站水庫聯(lián)合優(yōu)化調(diào)度研究》、《發(fā)電廠勵磁系統(tǒng)存在的問題及其改造》等，這些編研成果將對安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理等產(chǎn)生重要影響，發(fā)揮重要作用，檔案的內(nèi)在價值將得到對外的充分體現(xiàn)，使之轉(zhuǎn)變成為看得見、摸得著的效益。

5 收集成果，充分體現(xiàn)檔案價值作用

建立檔案利用反饋記錄，以便加強利用效果、編寫檔案利用實例。當利用者歸還檔案時，檔案人員向其詢問所借檔案發(fā)揮的作用，選出典型實例，編寫檔案利用實例匯編，并按照利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益計算方法計算檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益的大小。例如：查閱流域水文材料檔案，用于分析、研究水電站水庫特性和主要技術(shù)經(jīng)濟指標，將為編制出《水電站水庫優(yōu)化調(diào)度成果》提供原始依據(jù)。

6 結(jié)語

總而言之，在管理好檔案的基礎(chǔ)上，做好檔案開發(fā)利用，是檔案管理工作的目的，也是實現(xiàn)檔案自身價值的方式，只有努力通過檔案開發(fā)利用，才能更好地為水電企業(yè)建設和社會發(fā)展服務，發(fā)揮其經(jīng)濟效益和社會效益。