行政檔案管理工作中存在的問題和對策

李啟紅

摘 要：行政檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，在我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大背景下，行政檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，如何做好新時(shí)期的行政檔案管理工作是需要迫切解決的問題，應(yīng)該采取有效的措施來實(shí)現(xiàn)行政檔案管理的規(guī)范化和信息化，這就要求加強(qiáng)對目前行政檔案管理中存在的各種問題進(jìn)行細(xì)致分析，才能制定出更具針對性的行政檔案管理新思路。

關(guān)鍵詞：行政檔案管理；問題；對策

行政事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)運(yùn)行高效與科學(xué)的發(fā)展，其中行政檔案管理工作就是其重要的工作之一。行政事業(yè)單位的檔案管理和單位的資金利用、人才選拔、人才考核等是緊密聯(lián)系的，直接服務(wù)于單位各項(xiàng)工作的落實(shí)與開展。由于我國高科技信息化的建設(shè)步伐不斷加快，對面臨重大挑戰(zhàn)的行政單位傳統(tǒng)的檔案管理來說，在新形勢下要急于解決的問題就是加強(qiáng)檔案的管理并向規(guī)范化、信息化、科學(xué)化進(jìn)行發(fā)展。

1 檔案行政管理的特點(diǎn)

1.1 政治性

馬克思認(rèn)為，政府機(jī)關(guān)是經(jīng)濟(jì)上占統(tǒng)治地位的階級為實(shí)現(xiàn)階級使命而建立起來的組織；對于法律法規(guī)，則是國家機(jī)關(guān)將自身的統(tǒng)治階級意志有效上升而形成的，以此使國家的統(tǒng)治職能得以實(shí)現(xiàn)。行政機(jī)關(guān)的使命就是要執(zhí)行國家權(quán)力機(jī)關(guān)的意志，國家權(quán)力機(jī)關(guān)有非常強(qiáng)烈的階級性，其中也包括行政機(jī)關(guān)。

1.2 執(zhí)行性

國家權(quán)力機(jī)關(guān)進(jìn)行機(jī)關(guān)活動(dòng)的執(zhí)行就是行政，行政的主要執(zhí)行性主要表現(xiàn)在執(zhí)行并完成決策任務(wù)。在我國，因?yàn)樾姓C(jī)關(guān)隸屬于國家權(quán)力機(jī)關(guān)，也是國家權(quán)力機(jī)關(guān)當(dāng)中的執(zhí)行機(jī)關(guān)，所以實(shí)施行政管理活動(dòng)時(shí)，一定要將國家權(quán)力機(jī)關(guān)與執(zhí)行黨的政策、方針以及路線作為絕對的工作前提。

1.3 權(quán)威性

權(quán)威的意思是指將一部分人的思想意識(shí)強(qiáng)加到另一部分人的思想上，而且還要以絕對的服從作為前提。國家作為階級統(tǒng)治的工具，權(quán)威性是最強(qiáng)的。而行政管理活動(dòng)基本都是以國家的名義執(zhí)行，也在一定程度上會(huì)代表國家也將國家的強(qiáng)制力作為堅(jiān)強(qiáng)的后盾，而被管理對象，都需要對工作人員以及行政機(jī)關(guān)所有的管理行為絕對服從。

2 行政檔案管理存在的問題

2.1 管理方法比較混亂

新階段很多企業(yè)都在行政檔案管理工作中建立了管理規(guī)范制度和體系，并且也下發(fā)了相關(guān)的文件，但是由于各個(gè)階層人員的變動(dòng)非常大，人員崗位的調(diào)整非常頻繁，給行政檔案管理帶來了一定的困難，一些部門甚至還會(huì)對相關(guān)的行政檔案進(jìn)行自行更換和管理，最終導(dǎo)致行政檔案的管理非?；靵y。行政檔案管理工作是一項(xiàng)管理型和服務(wù)型的工作，檔案管理并不是單獨(dú)存在的，還和其他的管理系統(tǒng)之間有很強(qiáng)的聯(lián)系，這也是導(dǎo)致檔案管理混亂的一個(gè)重要原因。

2.2 行政檔案管理工作不夠?qū)I(yè)

行政檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因此對行政檔案管理的專業(yè)性和業(yè)務(wù)性要求非常高，只有這樣才能成功發(fā)揮出檔案管理的作用和價(jià)值。但是從目前的情況來看，大部分企業(yè)在行政檔案管理方面的工作不夠?qū)I(yè)，從事相關(guān)工作的人員并非專業(yè)的檔案管理人員，在上崗之前沒有做好系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而在實(shí)際的行政檔案管理中，工作內(nèi)容非常大，而管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和檔案管理的責(zé)任感，缺乏檔案管理的熱情，所以在具體的行政檔案管理工作中，將檔案管理工作定位為相關(guān)資料的收集和保存，專業(yè)性不強(qiáng)。

2.3 對檔案內(nèi)容的鑒定不夠嚴(yán)格

在行政檔案管理中確保行政檔案信息的真實(shí)性是一個(gè)基本要求，如果相關(guān)材料和文件記錄的內(nèi)容真實(shí)性沒有保障，那么將會(huì)造成非常嚴(yán)重的后果。而從實(shí)際的情況來看，一些企業(yè)的人事部門人員在審查相關(guān)的資料時(shí)不夠嚴(yán)格，甚至對一些工作人員提供的資料沒有進(jìn)行檢查，行政檔案中出現(xiàn)了很多問題，存在著嚴(yán)重的材料虛假現(xiàn)象，對員工的工作晉升和薪資影響非常大。由于行政檔案管理工作中對相關(guān)內(nèi)容的鑒定不夠嚴(yán)格，直接影響了檔案的使用，對相關(guān)的工作人員也有不利。

3 加強(qiáng)行政檔案管理的對策分析

3.1 完善行政檔案管理制度

要做好行政檔案管理的工作，建立完善的行政檔案管理制度是一個(gè)重要的內(nèi)容。時(shí)代在不斷發(fā)展，檔案信息管理的要求也在不斷變化，所以在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，行政檔案管理部門一定要不斷完善檔案管理的制度。要從檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合目前存在的問題和工作的特點(diǎn)來深入分析，制定適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理制度，并在實(shí)踐過程中不斷完善和改進(jìn)，建立相關(guān)的管理制度時(shí)，內(nèi)容上要簡單明了，讓人們?nèi)菀子涀?，并且要有非常?qiáng)的實(shí)用性，在實(shí)際操作過程中可行，不會(huì)遇到各種困難和問題，真正發(fā)揮制度的作用，來規(guī)范檔案管理人員的行為和工作。在建立檔案管理制度時(shí)，要明確這個(gè)制度并不僅僅是針對檔案管理的工作人員，還針對領(lǐng)導(dǎo)，避免檔案管理的工作受到領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤思想觀念的影響。

3.2 利用現(xiàn)代科技來加強(qiáng)行政檔案管理

行政檔案管理工作要和時(shí)代接軌，就一定要加強(qiáng)檔案管理的科技性，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)信息化管理，充分利用高新科技來進(jìn)行行政檔案管理，形成完整的檔案網(wǎng)絡(luò)，配置條形碼和掃描儀器等?？梢猿浞掷迷朴?jì)算來實(shí)現(xiàn)行政檔案的管理，通過掃描儀等設(shè)備將檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)中，并且行政檔案的形式也不必局限為傳統(tǒng)的文字形式，除了文字之外，圖形、影像資料等也可以保存起來，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在行政檔案管理的過程中，一定要確保信息傳遞的及時(shí)性，就是在第一時(shí)間將相關(guān)的行政檔案信息搜集起來，并且要確保信息的高質(zhì)量傳輸。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的保密工作

在行政檔案管理中做好檔案管理的保密工作非常重要，檔案保密工作可以從多個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)。首先在建立檔案庫房時(shí)，一定要按照國家制定的要求和標(biāo)準(zhǔn)來建立，庫房的選址不能隨意，而是要選擇利于保密工作的位置。例如不宜將一樓作為行政檔案管理室。另外，對于檔案庫房一定要做好防盜工作，嚴(yán)禁不相干的人員進(jìn)入，檔案管理的辦公室和庫房不應(yīng)該安排在一個(gè)房間，而是分開，庫房只有相關(guān)的工作人員才能進(jìn)入。加強(qiáng)對檔案保管期限和保密期限的管理，在檔案的保密期限之內(nèi)，相關(guān)的資料和文件一定不能泄露。

3.4 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

因?yàn)闄n案的管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性以及專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，所以在一定程度上對檔案的管理人員有很高的要求，每一位管理工作人員都必須要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)。如果想要將管理人員政治素質(zhì)有效提高，就需要在管理工程中，嚴(yán)守機(jī)密，而且在管理過程當(dāng)中還要能時(shí)刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對本職工作安心與專注，以此提升工作的嚴(yán)謹(jǐn)度；不僅如此，為檔案管理人員建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識(shí)。還有包括一些其他學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員自身綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

針對目前行政檔案管理中出現(xiàn)的管理混亂、檔案管理專業(yè)性不高、對檔案內(nèi)容的鑒定不夠嚴(yán)格等問題，行政檔案管理人員一定要加強(qiáng)重視，不斷完善行政檔案管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)章制度來開展相關(guān)的工作，加強(qiáng)檔案管理的保密工作，檔案庫房的選擇要考究，將庫房和辦公室分開，同時(shí)利用現(xiàn)代科技來加強(qiáng)行政檔案管理，實(shí)現(xiàn)行政檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

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