新全宗卷檔案盒制作的詳細方法探討

摘 要：全宗卷檔案盒用量不大，卻十分重要和不可缺少，舊的全宗卷檔案盒標(biāo)準(zhǔn)沿用時間較長，因此有些方面已經(jīng)產(chǎn)生不適應(yīng)之處，《全宗卷規(guī)范》（DT/T12-2012）新標(biāo)準(zhǔn)的出臺及時解決了這個問題，作者根據(jù)《全宗卷規(guī)范》，進一步對其中未明確的事項作了補充說明。

關(guān)鍵詞：檔案盒；全宗卷；標(biāo)準(zhǔn)

全宗卷是管理檔案的檔案，一般排列在全宗的首位，檔案館全宗室按次序擺放著館內(nèi)的全部全宗卷，使館藏檔案一目了然，井然有序，因此全宗卷檔案盒的規(guī)范、美觀十分重要。我局在對全宗室進行整理中發(fā)現(xiàn)，原有的全宗卷檔案盒由于當(dāng)時條件限制，制作的不是十分規(guī)范，有的用文書檔案盒代替，有的用普通檔案盒代替，五花八門，嚴重影響了檔案的嚴肅和規(guī)范性，又恰逢新《全宗卷規(guī)范》（DT/T12-2012）發(fā)布，因此準(zhǔn)備根據(jù)新規(guī)范制作一批檔案盒進行更換，而在制作檔案盒中發(fā)現(xiàn)，該標(biāo)準(zhǔn)雖對材料、外形等已作出規(guī)定，但在檔案盒上印刷字體和線條的位置提供的僅是一個示意圖，沒有詳細的尺寸，為防止在以后的多次印刷中產(chǎn)生不統(tǒng)一、不美觀的問題，作者經(jīng)向多位檔案專家咨詢、請教后，對未明確的項目進行了細化、確定，對其中的字體選擇、字號大小、線條寬度反復(fù)探討，并制作了多個實體檔案盒進行比較，并請檔案工作豐富的老同志進行指導(dǎo)修正，歷久5個多月，最后擬訂了一個詳細的尺寸，制作出來后和《全宗卷規(guī)范》（DT/T12-2012）十分符合，也相當(dāng)實用美觀。在此將具體的尺寸和制作當(dāng)時的想法做一說明，請各位專家不吝指正。

1 《全宗卷規(guī)范》（DT/T12-2012）中卷盒及目錄格式規(guī)范如下：

（1）全宗卷裝具采用無酸紙制作的翻蓋式卷盒。封面與脊背分別設(shè)置“全宗號”、“全宗名稱”、“盒號”等填寫項目，卷盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度為30mm、40mm兩種規(guī)格。卷盒式樣見圖A.1。

（2）全宗卷文件目錄采用A4（長×寬為297mm×210mm）紙張、表格形式，設(shè)置“類目名稱”、“件號”、“責(zé)任者”、“題名”、“日期”、“備注”等項目。目錄式樣見圖A.2。

2細化后各項目如下：

2.1 全宗卷盒各項目（目錄式樣見附件1）

1）全宗卷盒材料：采用700克無酸紙；

2）全宗卷盒樣式：翻蓋式；

3）全宗卷盒外形尺寸：310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度為30mm、40mm兩種規(guī)格；

4）全宗卷盒內(nèi)上、下、右折邊均為40mm；

5）全宗卷盒封面、脊背、脊底部分別印制“全宗卷”字樣，設(shè)置“全宗號”、“全宗名稱”、“盒號”等填寫項目；

6）字體、線條均為黑色；

7）全宗卷盒正面：（1）卷盒正面為雙線長方形線框，外框線條寬度為1.8mm，內(nèi)框線條寬度為0.5mm，長×寬為205mm×146mm，內(nèi)外框間隔1mm，內(nèi)框線條距卷盒上邊為62mm ，距右邊為38mm（右邊稍寬，考慮松緊繩孔的位置和由此引起的視覺平衡）。內(nèi)框上邊至下距離40mm處印制一條寬度0.5mm線條，居中印制“全宗卷”字樣，宋體，初號（42號），輪廓加寬到0.5，每個字之間間隔兩個字符（1個字）。（2）卷盒正面印制田字框，居于卷盒上邊和外框線條中間，其右邊和外框?qū)R，左上框為28mm×10mm（長×寬），印制“全宗號”字樣，宋體，小二（18號），輪廓加寬到0.2，居中。左下框為28mm×10mm（長×寬），印制“盒號”字樣，宋體，小二（18號），輪廓加寬到0.2，居中，兩端與上面全宗號對齊。右上下框同左邊一樣也為28mm×10mm（長×寬）。

8）全宗卷盒脊背：脊背上邊距起從上至下67.2mm、70mm、90mm、110mm、227mm、247mm、267mm、268mm處根據(jù)盒脊厚度長度分別印刷為30mm、40mm的線條（267mm、268mm處與正面線平行），其中67.2mm、268mm處線條寬度1.8mm，其余均為0.5mm。67.2mm處線條距上邊之間居中上下排列印制“全宗卷”字樣，宋體，小初（相當(dāng)于36號），輪廓加寬到0.5，為美觀起見，字體間距縮小至6mm。70mm至90mm之間印制“全宗號”字樣，宋體，一號，輪廓加寬到0.2，居中左右排列。227mm、247mm之間印制“盒號”字樣，宋體，一號，輪廓加寬到0.2，居中左右排列，字體之間間隔1個字符。110mm和267mm之間填寫全宗名稱，因為考慮到有些全宗名稱較長，所以預(yù)留距離較寬。

9）全宗卷盒脊底：和文書等其他檔案盒樣式類同。脊底上邊距起從上至下47.2mm、50mm、65mm、80mm、150mm、165mm、180mm、181mm處分別印刷長度分別為30mm、40mm的線條（根據(jù)盒脊厚度），其中47.2mm、181mm處線條寬度1.8mm，其余均為0.5mm。47.2mm處線條距上邊之間印制“全宗卷”字樣，宋體，小初（相當(dāng)于36號），輪廓加寬到0.5，居中上下排列，為美觀起見，字體間距縮小至1mm。50mm、65mm之間印制“全宗號”字樣，宋體，一號，輪廓加寬到0.2，居中左右排列。150mm、165mm之間印制“盒號”字樣，宋體，一號，輪廓加寬到0.2，居中左右排列，字體之間間隔1個字符。

2.2 全宗卷文件目錄各項目（目錄式樣見附件2）

1）為方便起見，目錄在電腦上制作并直接在激光打印機上打印。

2）采用A4（長×寬為297mm×210mm）紙張、表格形式，設(shè)置“類目名稱”、“件號”、“責(zé)任者”、“題名”、“日期”、“備注”等項目。

3）各項目尺寸如圖。

4）“全宗卷文件目錄”字樣，每字間隔一個字符，左右居中，宋體，小一號，加粗，“類目名稱”宋體，4號，右與“全宗卷文件目錄”字樣右邊對齊，其余字體為宋體，2號，居中，“題名”字樣間隔5個字符。

5）全宗卷目錄直接在電腦上用WORD制作，將外框線條設(shè)為2.25磅即可。

6）全宗卷目錄由于表格較大，打印時可能會出現(xiàn)一頁打印不下問題，頁邊距設(shè)置不能解決，可以在頁眉和頁腳中進行設(shè)置。

2.3 畫圖制作時采用coreDRAW7以上版本。

作者簡介

王剛峰（1971-），男，浙江省瑞安市，本科，畢業(yè)于杭州大學(xué)大學(xué)；現(xiàn)有職稱：中級館員；研究方向：檔案管理。