《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中前段控制理論與實(shí)踐探析

張聰

摘 要：濰坊醫(yī)學(xué)院結(jié)合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》與工作實(shí)際，以前端控制理論為切入點(diǎn)，從檔案實(shí)體整理、檔案管理系統(tǒng)維護(hù)、掃描設(shè)備準(zhǔn)備、人員管理四個(gè)方面，研究紙質(zhì)檔案掃描前的整理工作，以期為高校紙質(zhì)檔案掃描實(shí)際工作和理論研究提供新思路。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；檔案掃描；檔案數(shù)字化；前段控制

大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來了巨量數(shù)據(jù)信息，檔案工作要適應(yīng)迅猛增長的信息需求，就要逐漸向“內(nèi)容為王”轉(zhuǎn)變，注重?cái)?shù)字內(nèi)容的積累和信息共享，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字內(nèi)容建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。國家檔案局先后于2005年、2008年發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，2017年底，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過，于2018年1月1日起實(shí)施?！兑?guī)范》從組織與管理、掃描流程方面做了詳盡說明，其中掃描前準(zhǔn)備工作體現(xiàn)出前端控制理論的思想，我校結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行探討，談幾點(diǎn)體會(huì)。

1 前端控制理論的含義

前端控制理論最早是由法國檔案學(xué)者C·諾加雷提出，以生命周期理論為基礎(chǔ)，他認(rèn)為檔案工作者從文件生成階段就要有意識(shí)地實(shí)行超前控制。體現(xiàn)在電子文件時(shí)代，就是“把需要和可能在電子文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在電子文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一要求，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效的監(jiān)督” [1] ，其核心是一種“整體規(guī)劃、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提前、全過程監(jiān)控”的理念。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化中前端控制的實(shí)質(zhì)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。[2]前端控制階段可以理解為從檔案數(shù)字化準(zhǔn)備階段起至轉(zhuǎn)化為電子檔案信息前的整個(gè)過程，其實(shí)質(zhì)是通過對(duì)檔案實(shí)體、檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備和人員，這些可能對(duì)數(shù)字化結(jié)果產(chǎn)生不確定性與風(fēng)險(xiǎn)的因素實(shí)行超前控制，實(shí)現(xiàn)整個(gè)數(shù)字化全過程的安全監(jiān)督與質(zhì)量監(jiān)控，確保數(shù)字化內(nèi)容的全面、精準(zhǔn)。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化中前段控制的內(nèi)容

《規(guī)范》中將數(shù)字化前處理工作分為確定掃描頁、編制頁號(hào)、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂及技術(shù)修復(fù)五項(xiàng)，主要是針對(duì)檔案實(shí)體的整理。我校結(jié)合前端控制理論和實(shí)際工作，將其內(nèi)容歸納為以下四個(gè)方面。

3.1 檔案實(shí)體整理

實(shí)體整理是數(shù)字化的首要環(huán)節(jié)。檔案部門先對(duì)掃描的數(shù)量、范圍及掃描順序作統(tǒng)籌規(guī)劃。以我校為例，依據(jù)優(yōu)先掃描利用率高的檔案的原則和資金預(yù)算，先后對(duì)歷年招生名冊(cè)、學(xué)籍卡和成績單，以及利用率較高的2000年至今的部分黨群、行政文件進(jìn)行掃描。

掃描前的檔案實(shí)體整理分為清點(diǎn)、調(diào)卷、順卷、移交登記。①將掃描范圍內(nèi)案卷的檔號(hào)、題名、歸還時(shí)間、是否入庫等信息按照年度—檔號(hào)的順序依次錄入《交接登記表》，并標(biāo)注順序號(hào)，以便后期數(shù)量統(tǒng)計(jì)。②按順序調(diào)取案卷。③“順卷”。先以A4幅面為單位統(tǒng)計(jì)每卷頁數(shù)并作登記，理順過程中，還要備注是否缺頁、錯(cuò)編、漏編頁碼等情況。《規(guī)范》指出，確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案不宜進(jìn)行挑掃，如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。④案卷清點(diǎn)無誤后，與掃描方核對(duì)卷數(shù)后簽字確認(rèn)。

3.2 檔案管理系統(tǒng)維護(hù)

前端控制對(duì)數(shù)字化的影響從系統(tǒng)功能設(shè)置階段就已經(jīng)介入，檔案部門可以提前將需求嵌入系統(tǒng)。我校在數(shù)字化前對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，主要增加全文檢索功能與OCR識(shí)別軟件。前者能提供近義詞、同音詞、拼音檢索、熱點(diǎn)檢索詞等智能檢索，檢索結(jié)果可按不同維度展現(xiàn)，包括按內(nèi)容分類、相關(guān)搜索等，并對(duì)結(jié)果自動(dòng)分類統(tǒng)計(jì)展示信息，使用戶在最短時(shí)間搜索到最精確的信息；而全文檢索功能，要通過OCR軟件，將形狀翻譯成計(jì)算機(jī)文字。目前，我校除部分手寫、字跡相對(duì)模糊檔案無法識(shí)別外，已掃描紙質(zhì)檔案基本實(shí)現(xiàn)全文檢索。

掃描前，還要對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫梳理核實(shí)，著錄格式要符合DA/T 18要求。著錄項(xiàng)目要與實(shí)體檔案信息一致，尤其不能出現(xiàn)漏項(xiàng)，對(duì)于“有名無檔”“有檔無名”等特殊情況，在備注欄注明。

3.3 掃描設(shè)備準(zhǔn)備

掃描設(shè)備及參數(shù)設(shè)置的選擇，直接關(guān)系掃描的質(zhì)量?！兑?guī)則》中指出，掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。我校使用A4高速雙面自動(dòng)進(jìn)紙掃描儀與A3平板式掃描儀各一臺(tái)（我校A3幅面紙張質(zhì)量欠佳，無法適用自動(dòng)進(jìn)紙功能）。這樣既能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)快速多頁連續(xù)掃描，對(duì)于紙張不平整或無法拆卷的檔案還能采取平掃。

為最大限度保留檔案原貌，盡量全部采用彩色模式掃描的原則。若出現(xiàn)紙張底色深且字跡顏色淡或印章不清等情況，或者帶有針孔打印機(jī)字跡的紙張，可以考慮黑白二值模式掃描。

影響掃描效果的掃描儀參數(shù)設(shè)置主要有亮度、對(duì)比度及分辨率三者，它們與字跡、紙張材質(zhì)成負(fù)相關(guān)，即字跡越不清晰、紙張底色越暗材質(zhì)越差，亮度、對(duì)比度及分辨率要相應(yīng)提高。但對(duì)于有些字跡模糊且紙張較暗的文檔，可以將亮度調(diào)低，對(duì)比度提高。分辨率屬于相對(duì)穩(wěn)定的設(shè)置，《規(guī)則》指出“掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300dpi?！钡⒉荒芤晃蹲非蟾叻直媛剩直媛试礁?，占內(nèi)存空間越大，會(huì)給服務(wù)器超量負(fù)荷。

不同設(shè)備在性能、參數(shù)設(shè)置等方面不同，正式掃描前建議對(duì)不同紙張、底色、字跡、以及是否帶有照片等各類檔案試掃描，尋找最佳參數(shù)搭配設(shè)置。

3.4 人員管理

具體的檔案數(shù)字化過程需要大量的實(shí)務(wù)操作，對(duì)于龐大的存量檔案，建議采取項(xiàng)目外包形式，但由檔案部門指派專門人員全程監(jiān)督管理。建議檔案部門至少安排2名人員，一人負(fù)責(zé)在前期對(duì)系統(tǒng)內(nèi)著錄項(xiàng)目進(jìn)行校對(duì)，對(duì)出庫檔案進(jìn)行清點(diǎn)并移交外包方，并在掃描后“對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查， 核對(duì)文件內(nèi)的頁數(shù)是否與紙質(zhì)檔案頁數(shù)相符，并按圖像上的頁號(hào)進(jìn)行檢查，如次序不對(duì)進(jìn)行調(diào)整，以確保電子影像的順序與實(shí)際紙張資料的順序完全相符?！盵2]另一人負(fù)責(zé)對(duì)掃描后檔案進(jìn)行核查，內(nèi)容包括裝訂是否合格、卷內(nèi)文件順序是否正確、有無漏頁訂錯(cuò)頁現(xiàn)象等，并對(duì)后期掛接數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣檢查。

數(shù)字化掃描存在案卷數(shù)量多、操作周期長等問題，外包人員長期頻繁接觸檔案，安全保密格外重要。《規(guī)則》中指出，“在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求”。國家檔案局也專門與《規(guī)范》同批修訂《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》。我校在實(shí)際操作中，嚴(yán)格遵守規(guī)則，簽訂《保密協(xié)議》，設(shè)置專門的檔案技術(shù)工作室，場所內(nèi)所有電腦不能聯(lián)網(wǎng)，禁止閑雜人員進(jìn)入。對(duì)于外包方工作人員采取全程留痕的管理，檔案移交、掃描數(shù)量、抽檢情況等，由雙方分別記錄，定期核對(duì)信息。

4 幾點(diǎn)感受

“通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，可以帶動(dòng)檔案整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作，并帶來極大工作便利，是一項(xiàng)一舉多得的有效舉措”[3]，也是高校檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。我校雖已完成首批檔案掃描工作，但由于前期準(zhǔn)備不足，經(jīng)驗(yàn)欠缺，仍存在許多問題，總結(jié)如下：

4.1 注重?cái)?shù)字檔案利用便捷性

從查閱利用的角度對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行整體布置，優(yōu)先掃描利用率高的學(xué)籍、黨群、行政、科研等檔案，由近到遠(yuǎn)推進(jìn)。提前將用戶需求納入紙質(zhì)檔案掃描的整體規(guī)劃中。對(duì)于高校來說，校友是查閱利用檔案的最大群體，占據(jù)相當(dāng)龐大的數(shù)量。從校友角度考慮，應(yīng)該希望最全面地獲取個(gè)人在校檔案。因此，在后續(xù)數(shù)字化掃描準(zhǔn)備階段，要盡可能的細(xì)化掃描單位，能以個(gè)人為單位的不以專業(yè)、班級(jí)、年級(jí)、地域?yàn)閱挝贿M(jìn)行掃描。檔案系統(tǒng)也可以與校友系統(tǒng)掛接，實(shí)現(xiàn)對(duì)某一人進(jìn)行全文檢索時(shí)，可以直接看到有關(guān)該生的全部檔案。

4.2 明確增量檔案掃描任務(wù)的責(zé)任方

“高校檔案尚未全面實(shí)現(xiàn)雙套制歸檔，其造成的結(jié)果就是檔案館只能將其二次數(shù)字化，重復(fù)建設(shè)，極大地增 加 了 數(shù) 字 化 的 投入”。[4]我校每年新形成的增量檔案數(shù)量龐大，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，需要明確形成中的檔案電子化責(zé)任方。我?，F(xiàn)在OA系統(tǒng)已上線，校內(nèi)發(fā)文已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上傳閱，上級(jí)來文由機(jī)要室收文后統(tǒng)一分到各相關(guān)部門。今后，可由立卷部門在系統(tǒng)著錄后，統(tǒng)一將電子原文上傳。沒有電子文件的文檔，明確是由檔案部門還是立卷部門進(jìn)行掃描。若由立卷部門掃描，需要明確實(shí)施方案，每個(gè)立卷部門配備一臺(tái)掃描儀并不現(xiàn)實(shí)，可以對(duì)這些部門進(jìn)行整體排序，依序到檔案部門進(jìn)行掃描、掛接系統(tǒng)。

4.3 確保掃描人員的穩(wěn)定性

掃描人員是整個(gè)檔案數(shù)字化過程中最積極的因素，人員穩(wěn)定能夠確保掃描工作的連貫性，節(jié)省培訓(xùn)時(shí)間。我校檔案部門人員緊張，檔案掃描過程中增加兩名學(xué)生參與檔案的清點(diǎn)，但學(xué)生每周工作時(shí)間較短，有時(shí)積攢大量已裝訂檔案，檢查后發(fā)現(xiàn)裝訂不合格，還需返工。今后，可以利用高校學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)，集中時(shí)間進(jìn)行掃描，既能為本校學(xué)生提供實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)，還能保證掃描人員的相對(duì)穩(wěn)定。

參考文獻(xiàn)

[1]王 玲.電子文件環(huán)境下的前端控制[J]，檔案建設(shè)，2012.07（23）.

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[3]崔清新.五問檔案與民生——專訪國家檔案局局長李明華[N].新華社，2016-06-09.

[4]孫大東.高校檔案數(shù)字化“黑洞”現(xiàn)象研究[J].檔案管理，2013.04（38）.