創(chuàng)新高校檔案資源開發(fā)利用的思路

魏欣

摘 要：在社會快速發(fā)展過程中，檔案信息的重要性越發(fā)凸顯出來。高校師生對于高校檔案的需求也不斷增加，在這種情況下，高校需要打破傳統(tǒng)觀念的束縛，加快對高校檔案資源的開發(fā)利用進行創(chuàng)新，全面提高檔案利用率，更好的推動高校檔案工作的有序開展。

關鍵詞：高校檔案；開發(fā)利用；意義；思路

開展一系列的檔案工作，其最終目的是為了實現檔案的利用，使檔案更好的為社會和經濟的發(fā)展和進步服務。因此在當前檔案工作中，需要將檔案開發(fā)利用放在重要位置，全面提高檔案利用率，更好的發(fā)揮出檔案的重要價值。高校檔案是對高校發(fā)展、科研活動及教學成就等信息的真實記錄，其包含了極為重要的科學文化信息，因此需要深入挖掘高校檔案的內在價值，加快推動高校檔案資源的開發(fā)利用，從而有效的提高高校檔案的利用效率，使其為教育、經濟和社會的發(fā)展提供更加優(yōu)質的服務。

1 創(chuàng)新高校檔案資源開發(fā)利用的重要意義

1.1 有利于發(fā)揮高校檔案的自身功能

在當前社會各項改革不斷深入的新形勢下，高校之間競爭也越發(fā)激烈。檔案作為高校日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，在新形勢下，需要打破傳統(tǒng)的管理理念，積極適應社會發(fā)展形勢的需求，加快創(chuàng)新高校檔案資源的開發(fā)利用工作，更好的發(fā)揮出高校檔案的價值。

1.2 有利于提高學校決策科學化水平

對于高校檔案館來講，其在長期發(fā)展過程中積累了大量的檔案資料，這些檔案資料是經過系統(tǒng)和科學整理后形成的重要數據和信息，同時也是高校發(fā)展的重要依據，可以為高校各項決策和規(guī)劃提供可靠的借鑒。因此高校檔案管理部門需要基于自身的實際情況出發(fā)，加強對檔案資源的開發(fā)利用，使其為學校的管理和決策提供科學的依據，積極推動學校的健康發(fā)展。

1.3 有利于實現高校的可持續(xù)發(fā)展

高校檔案工作是高校管理工作中最為基礎的部分，高校檔案管理工作的水平也是高校管理水平和未來發(fā)展?jié)摿Φ闹匾w現。高校檔案是對學校發(fā)展整個過程的真實記錄，高校的改革發(fā)展需要以檔案信息資源作為支撐。因此通過加強高校檔案信息的開發(fā)利用，能夠為高校決策提供更具科學性的信息，有利于推動高校的可持續(xù)發(fā)展。

2 高校檔案資源開發(fā)利用的新思路

2.1 理順高校檔案工作管理

高校檔案工作應有一個明確而權威的領導機構，讓檔案工作直接成為評價高校工作和高校領導工作的硬性指標。高校檔案館保存的是高校在招生、教學、科研、建設和管理活動中形成的有保存價值的文件和資料，這些資料，恰好說明了我國高等教育事業(yè)發(fā)展的歷程，也是證明各高校在教育事業(yè)發(fā)展中存在的各種事實和問題的最好材料，它們是教育活動的重要組成部分。所以，高校檔案工作，無論是機構隸屬關系還是業(yè)務指導監(jiān)督，應直接由教育行政機構實施領導，理順領導關系，賦予檔案工作在高校應有的地位。

2.2 優(yōu)化高校檔案館庫藏檔案信息

對于高校檔案館來講，其信息收集工作的好壞與檔案庫藏信息的數量和質量息息相關。即庫藏檔案信息的查全率和查準率是衡量庫藏檔案信息數量和質量的重要指標。因此需要改變?yōu)橹夭剌p用的思路，進一步對高校檔案館庫藏檔案信息進行優(yōu)化，實現對有用的檔案信息資源的開發(fā)利用，全面提高檔案信息的利用率。嚴把檔案歸檔入口關，定期開展檔案的鑒定工作，剔除無效無用的檔案信息，利用整理技巧維系檔案信息的系統(tǒng)性、整體性，剔除整合類高校庫藏檔案重復件，以免其降低有效信息的查準率，造成庫存浪費；對于利用率高的優(yōu)質檔案信息，應進行有效重組或編研，使利用和管理更加方便快捷。通過這些措施和手段，可優(yōu)化高校檔案館庫藏信息資源，使高校檔案信息開發(fā)利用工作更高效。

2.3 加強高校檔案價值的宣傳力度

只有那些利用過檔案并為其解決重要難題的利用者，才真正體會到檔案的重要性。沒有利用過檔案的人群，自然就感受不到檔案的價值所在。所以，我們要加大宣傳力度，宣傳檔案的價值。我們可以精選高校檔案館在開展檔案利用中遇到的典型案例來進行宣傳，讓高校師生在一個個典型真實的案例中，認識到檔案的價值和作用。當人人利用檔案、人人重視檔案的氛圍已經形成時，檔案信息開發(fā)利用也必將被提到新的高度。

2.4 提高高校檔案開發(fā)利用的方法

首先，開展檔案信息網上在線咨詢服務。充分的借助于互聯網的優(yōu)勢，通過開展多種形式的檔案信息網上在線咨詢服務，為檔案利用者提供資檔案信息和檔案學科知識。具體可以通過電子郵件、QQ、微博、微信等通訊軟件。特別是現在微博和微信已在我們的生活和工作中影響較為深入，這種情況下，檔案館可以通過在微博和微信公眾平臺上發(fā)布檔案信息，這樣檔案信息能夠實現快速傳播，檔案利用者即使沒有在線看到，也可能通過搜索來及時找到自己所需要的信息。高校檔案包可能利用高校檔案利用群體的特殊性和穩(wěn)定性，通過開展微信公眾平臺，及時將檔案信息向檔案利用群體進行推送。

其次，開展檔案信息在線檢索服務。高校檔案館可以將宜公開的檔案信息放置在檔案網站后臺數據庫中，并設置齡的檢索通道，便于用戶檢索到自己所需要的信息。常見的檢索方式有全文檢索、多媒體檢索、聯機檢索、光盤檢索等。其中，聯機檢索是利用專門的檔案網站作為平臺，它擁有數量豐富的后臺檔案信息數據庫支持，并可開展在線網絡信息服務。在我國這種技術應用還不多，與國外有較大差距。高校檔案館必須走合作共建之路，共同建立一批功能強大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯機檢索數據庫，共享共用高校檔案信息，這必將是今后高校檔案信息開發(fā)利用的新方向。

最后，開展檔案信息網上展覽服務。檔案信息網上展覽，就是檔案館將本館可公開共享的檔案信息在網上陳列出來，以便利用者閱覽。高校檔案館可根據學校工作重點和熱點開展檔案信息網上展覽，還可在校園文化建設、新生入學教育、愛國愛校專題教育等活動中，以圖文并茂的形式開展檔案網上展覽，可以起到積淀校園文化、凝聚師生人心的作用。由于檔案網上展覽不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多樣，目前已經在很多社會公共檔案網站開始運用，這可成為今后高校開發(fā)利用檔案信息的一個目標和方向。

3 結束語

高校檔案信息是高校發(fā)展和學生情況的最真實記錄，作為社會發(fā)展過程中非常重要的信息資源，通過對高校檔案資源進行開發(fā)利用，可以有效的提高檔案服務效率，為學校和社會發(fā)展提供重要的信息資源。因此在當前新形勢下，高校檔案管理工作中，需要積極探索高校檔案信息資源開發(fā)利用的新途徑，加快推動檔案信息資源的共享，使高校檔案更好的服務于教育事業(yè)和社會的發(fā)展。

參考文獻

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