加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策

黃琪琪

摘 要：本文主要根據(jù)基層機(jī)關(guān)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題采取有效的措施予以改進(jìn)提升，不斷推動(dòng)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作，促使檔案管理工作能夠更加高效高質(zhì)地開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：基層機(jī)關(guān)；檔案管理；對(duì)策

機(jī)關(guān)檔案的管理工作作為機(jī)關(guān)辦公室工作的一個(gè)重要組成部分，它是供給機(jī)關(guān)工作進(jìn)行調(diào)差所提供的渠道、是提升機(jī)關(guān)工作效率的主要基礎(chǔ)、是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的重要工作之一，同時(shí)又是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。只有不斷的加強(qiáng)對(duì)基層機(jī)關(guān)檔案管理的工作，才能夠進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)工作的工作質(zhì)量。

1 基層機(jī)關(guān)檔案管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題

1.1 硬件設(shè)施不完善

根據(jù)當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，有很多的機(jī)關(guān)單位高層領(lǐng)導(dǎo)人并沒(méi)有高度的重視檔案管理工作，也沒(méi)有在檔案管理這一工作崗位當(dāng)中投入大量的經(jīng)費(fèi)和時(shí)間，而檔案管理工作由于經(jīng)費(fèi)的欠缺，讓很多的硬件設(shè)施都沒(méi)有跟隨時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步，最終造成了單位檔案保管條件過(guò)差，而且有很多的機(jī)關(guān)檔案管理工作都沒(méi)有達(dá)到“八防”的基本要求，甚至在整齊、規(guī)范和統(tǒng)一的條件上都存在著一定的差異。由于檔案保管的條件過(guò)差，有很多的檔案室逐漸的劃分成為了雜物室；由于基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于老化，機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案室的安全意識(shí)也不是很強(qiáng)，而且設(shè)備的不到位，致使很多的檔案資料都遭到樂(lè)破壞和丟失的現(xiàn)象[1]。

1.2 管理制度不完善不健全

構(gòu)建檔案管理工作的主要內(nèi)容就是能夠進(jìn)行利用，但是在實(shí)際生活當(dāng)中，檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率都存在著一定的差異情況，有的單位從根本的檔案歸類上都沒(méi)有做好，甚至是保管期限的不正確，或者是在檔案信息化程度上沒(méi)有進(jìn)行高度的重視，最終致使檔案管理質(zhì)量下降的原因[2]。

1.3 人員不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

基層的機(jī)關(guān)檔案管理工作作為政策性較強(qiáng)的工作，需要專業(yè)的檔案管理人員才能夠勝任檔案管理工作，但是根據(jù)當(dāng)前的基層機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，有很多單位的檔案管理人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化，尤其是在二級(jí)單位機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，更是變換過(guò)于頻繁，新成員的入圍，由于時(shí)間較短沒(méi)能完全的勝任要有較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行熟悉，長(zhǎng)時(shí)間是不利于檔案工作發(fā)展，還有部分的檔案管理人員在交接工作上的不規(guī)范，也在一定程度上影響了檔案的完整性；甚至還有的檔案管理人員身兼數(shù)職，致使他們沒(méi)有過(guò)多的精力和時(shí)間去管理檔案工作。由于個(gè)別檔案人員對(duì)檔案工作的重視，其責(zé)任心不強(qiáng)，只是在工作當(dāng)中進(jìn)行敷衍，在思想上還存有著為難的心理情緒，導(dǎo)致檔案管理工作的工作效率得不到提升。

2 加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視

根據(jù)當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，有很多的基層機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員都對(duì)檔案管理工作沒(méi)有完全的認(rèn)識(shí)到其中主要內(nèi)容，都是認(rèn)為檔案工作知識(shí)進(jìn)行“抄抄寫(xiě)寫(xiě)、看攤保管”的主要工作，并不是基層機(jī)關(guān)單位當(dāng)中最為重要的工作，也不能夠給機(jī)關(guān)單位創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，只是認(rèn)為不能夠丟失、不能夠泄密就是主要的工作內(nèi)容，長(zhǎng)時(shí)間的不重視檔案管理工作就會(huì)在一定程度上約束機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。隨著現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)對(duì)基層的機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了更高的要求，需要在管理過(guò)程當(dāng)中運(yùn)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)和管理手段來(lái)提升基層的機(jī)關(guān)檔案管理工作，能夠把檔案管理工作轉(zhuǎn)換成為信息化管理。為了能夠更好的實(shí)施信息化管理檔案工作，需要不斷的完善崗位責(zé)任，要讓管理人員嚴(yán)格的遵守規(guī)章制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)完整的工作程序，更好的促進(jìn)檔案工作發(fā)展.[3]

2.2 完善管理制度

在基層機(jī)關(guān)的檔案管理工作當(dāng)中需要構(gòu)建完善的檔案管理制度，在構(gòu)建完善的檔案管理制度時(shí)需要根據(jù)以下幾點(diǎn)要求進(jìn)行構(gòu)建：第一點(diǎn)，構(gòu)建出來(lái)的管理制度需要具有合理性和科學(xué)性，在構(gòu)建檔案管理制度的時(shí)候需要根據(jù)基層機(jī)關(guān)單位的主要特點(diǎn)和檔案的實(shí)際情況進(jìn)行構(gòu)建，為了適應(yīng)于機(jī)關(guān)單位尋找檔案需要；第二點(diǎn)，在構(gòu)建檔案管理工作制度的時(shí)候需要具有一定可操作性和簡(jiǎn)便易行的特點(diǎn)，能夠把管理制度的主要特點(diǎn)發(fā)揮出來(lái)；第三點(diǎn)，在構(gòu)建檔案管理制度的時(shí)候需要具有一定的制度約束雙向性特點(diǎn)，不僅要約束領(lǐng)導(dǎo)人物還要約束員工，領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象是對(duì)管理制度是否順利執(zhí)行的關(guān)鍵，而員工又是作為單位當(dāng)中的主要群體，其領(lǐng)導(dǎo)被約束也是對(duì)員工啟到了一定的作用；第四點(diǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，在嚴(yán)格執(zhí)行管理制度的同時(shí)，還需要嚴(yán)格的根據(jù)檔案查借閱制度、保密制度，查看健全的檔案材料形成，而且要在執(zhí)行管理規(guī)章制度的時(shí)候賞優(yōu)罰劣，做到公平、公正、公開(kāi)的有功必賞、有過(guò)必罰的制度。

2.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

根據(jù)當(dāng)前基層機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)來(lái)看，在基層的檔案部門(mén)當(dāng)中應(yīng)該構(gòu)建出高素質(zhì)的檔案管理人員和隊(duì)伍。構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理人員和隊(duì)伍的主要形式需要根據(jù)以下幾點(diǎn)：第一點(diǎn)，在建設(shè)高素質(zhì)檔案隊(duì)伍的時(shí)候，需要選擇一些“在政治上可靠的、作風(fēng)正派的、責(zé)任心較強(qiáng)”的人員去從事檔案管理工作，需要完全的掌握他們?cè)谏町?dāng)中、工作當(dāng)中的積極性和創(chuàng)造能力；第二點(diǎn)，加大業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，能夠運(yùn)用會(huì)議代訓(xùn)、通報(bào)情況以及印發(fā)的操作手冊(cè)等，先讓檔案管理人員進(jìn)行熟悉自己所工作的內(nèi)容，自己明確自己的工作內(nèi)容和所需要負(fù)責(zé)的地方；第三點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，制定出每一時(shí)期當(dāng)中都要定期培訓(xùn)的時(shí)間以及在學(xué)習(xí)過(guò)程當(dāng)中遇到的問(wèn)題，在每一年當(dāng)中都需要不斷創(chuàng)新自己了解知識(shí)的程度和技術(shù)等，具有自主學(xué)習(xí)能力；第四點(diǎn)，在選擇檔案管理人員的時(shí)候還需要選擇一些具有靈活性的檔案管理人員，能夠在實(shí)踐的過(guò)程當(dāng)中選擇人才、運(yùn)用人才，而且在職稱和職務(wù)的方面打破傳統(tǒng)的論姿排輩的現(xiàn)象，讓年輕人能夠快速的成長(zhǎng)。過(guò)多的重視檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以此來(lái)構(gòu)建出高素質(zhì)的檔案管理人員和隊(duì)伍。

2.4 運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)

檔案管理工作是否能夠正常進(jìn)行發(fā)展其主要就是看服務(wù)質(zhì)量的好壞，合理的運(yùn)用檔案信息資源，能夠?yàn)樯鐣?huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)，基層機(jī)關(guān)單位當(dāng)中的檔案管理工作是面向于全社會(huì)和全部群眾的，所以主要是根據(jù)“提高質(zhì)量和合理利用”作為主要的中心內(nèi)容，做好檔案信息服務(wù)工作，讓檔案部門(mén)能夠從關(guān)門(mén)服務(wù)發(fā)展到“開(kāi)門(mén)服務(wù)、上門(mén)服務(wù)以及網(wǎng)上服務(wù)”等，有效的提升檔案信息的使用效率。要給檔案的管理人員樹(shù)立正確的工作理念，要以“工作就是服務(wù)”、“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為主要的發(fā)展目標(biāo)，確定正確的服務(wù)方向，以此來(lái)不斷的提升服務(wù)質(zhì)量[4]。

2.5 搞好基層機(jī)關(guān)檔案管理工作的宣傳

可以在檔案管理的當(dāng)?shù)剡M(jìn)行宣傳關(guān)于檔案法律法規(guī)的宣傳活動(dòng)，主要的宣傳內(nèi)容就圍繞“檔案工作開(kāi)展到哪里、宣傳工作就跟到哪里”的內(nèi)容，尤其是在機(jī)關(guān)的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層次當(dāng)中，要不斷的加大宣傳活動(dòng)，讓機(jī)關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)過(guò)多的重視檔案管理的重要性，最后能夠把檔案管理工作作為主要的業(yè)務(wù)部門(mén)，讓機(jī)關(guān)當(dāng)中的檔案管理人員得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，更好的提升檔案管理水平和檔案管理工作的工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，基層機(jī)關(guān)檔案的管理工作應(yīng)該能夠跟隨時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行不斷進(jìn)步，創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理理念，能夠運(yùn)用科學(xué)、合理的方式進(jìn)行檔案管理，有效的提升檔案管理水平，并深入的研究出現(xiàn)代化的檔案管理模式，進(jìn)一步的促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉艷花， 陳匯. 加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作管見(jiàn)[J]. 檔案天地， 2014（1）：56-57.

[2]劉可新. 淺談如何加強(qiáng)基層單位檔案管理工作[J]. 山東檔案， 2007（1）：40-.

[3]李維紅. 加強(qiáng)基層單位檔案管理工作的主要措施[J]. 黑龍江檔案， 2012（2）：102-102.

[4]周繼娥. 淺談基層檔案管理工作現(xiàn)狀及工作對(duì)策[J]. 法制與經(jīng)濟(jì)， 2011（4）：102+104.