試論信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

薛娜

摘 要：我國正處于信息時代，利用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，成為了當前檔案管理的新趨勢。盡管這種信息化檔案管理模式提高了檔案管理工作的效率，但也加大了信息泄露的風險。本文基于信息時代檔案管理的角度，探討這種檔案管理模式下所面臨的問題和解決對策。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；標準化；安全性

我國已進入互聯(lián)網(wǎng)時代，對于信息的傳遞和管理已經(jīng)掌握較高的技術(shù)水平，為全面信息化檔案管理提供了建設(shè)和應(yīng)用環(huán)境。但是對于檔案管理工作來說，其本身是龐大而復(fù)雜的工作，盡管利用信息技術(shù)進行檔案管理能夠提高工作效率，但同時帶來較大的安全風險，存在信息泄露和丟失的可能性。在此之前我國檔案管理單位仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，在改變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理模式后，其實際應(yīng)用的過程中還存在著各種各樣的問題。

1 信息時代檔案管理工作面臨的問題

1.1 管理軟件不兼容、通用

信息技術(shù)和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，為信息時代的檔案管理工作提供了良好的技術(shù)支持，各種檔案管理軟件應(yīng)需求而生，各種功能也在不斷豐富。但這些檔案管理軟件在實際應(yīng)用過程中，不能很好地實現(xiàn)與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的有效融合。此外，由于各大檔案管理部門所使用的計算機型號不一、硬件規(guī)格各異，甚至計算機操作系統(tǒng)也不一樣，造成各檔案管理部門之間的檔案數(shù)據(jù)不能相互協(xié)調(diào)通用，嚴重阻礙了檔案信息共享，從而制約檔案管理信息化、現(xiàn)代化進程。

1.2 缺乏標準化、規(guī)范化的檔案管理工作程序

隨著傳統(tǒng)檔案管理工作模式轉(zhuǎn)向信息化檔案管理，其工作模式和操作標準也因此隨之改變。但是沒有預(yù)先規(guī)范好信息化檔案管理的操作標準，加之各檔案管理部門所使用的硬件設(shè)備型號、規(guī)格各異，造成檔案管理工作無法形成標準化、規(guī)范化的工作模式，加劇了各檔案管理部門檔案信息互不兼容、通用的情況[1]。

此外，檔案管理部門系統(tǒng)軟件可移植性差，在檔案管理硬件升級時難以把檔案管理軟件移植到新平臺；檔案管理部門尚未形成統(tǒng)一的檔案自動化標準，即使有也因為推廣力度不夠，使得各檔案管理部門沿用各自的檔案管理標準。正是因為各檔案管理部門缺乏檔案自動化的標準，嚴重阻礙了檔案信息化管理。

1.3 檔案安全性、保密性有待加強

為了加強檔案信息對電子政務(wù)系統(tǒng)的信息資源支持，檔案管理部門往往會和政府機關(guān)建立網(wǎng)絡(luò)連接，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。但是電子檔案具有易更改的特性，每一位使用電子檔案的人都可能損害檔案信息的完整性和安全性。不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)侵入電子檔案館，對原信息進行篡改、竊取和刪除，使得檔案管理面臨信息泄露和破壞的風險。同時，因電子檔案存儲方式多樣，存儲的硬件規(guī)格也不一樣，很容易造成兼容性的癱瘓問題。

此外，假設(shè)電子檔案管理部門能完全保證網(wǎng)絡(luò)安全，也不能百分百保證內(nèi)部不會出現(xiàn)信息泄露，特別是電子檔案館連接著電子政務(wù)系統(tǒng)，每一位政府機關(guān)工作人員都有可能檢索這些檔案信息。在身份識別認證措施未完善的情況下，不具備翻閱一定保密級別檔案的工作人員，完全可以通過登錄相應(yīng)賬號密碼進行檔案瀏覽和操作，檔案管理部門不能有效識別賬號登錄者是否具備相應(yīng)的權(quán)限[2]。

1.4 檔案管理人員不具備信息化檔案管理能力

大部分檔案管理的工作人員，往往習慣于傳統(tǒng)檔案管理模式，在不對他們進行培訓的情況下很難掌握信息化檔案管理能力。檔案管理人員是檔案管理信息化的重要主導力量，盡管其具備專業(yè)的檔案管理知識，卻缺乏信息化檔案管理應(yīng)具備的素質(zhì)，有些檔案管理人員無法適應(yīng)使用計算機工作環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境。信息化檔案管理缺乏既懂計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，又要掌握專業(yè)檔案管理知識的復(fù)合型人才，現(xiàn)如今檔案管理人員偏低的綜合素質(zhì)，阻礙了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進程。

2 信息時代檔案管理問題的解決對策

2.1 加強檔案資源信息化建設(shè)

信息化檔案管理的建設(shè)目標，就是實現(xiàn)檔案信息的有效共享，最大化發(fā)揮檔案信息的價值。因此，要加強檔案資源信息化建設(shè)，首先要采用先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息自動化處理，一體化管理檔案、文件，從而提高檔案信息的檢索速度和質(zhì)量。

對不同儲存載體的檔案信息，如文字、照片和視頻文件，實行數(shù)字化存儲，并利用計算機技術(shù)，合并不同表現(xiàn)形式的檔案信息，使數(shù)字化的檔案信息量更大、信息價值更高，豐富檔案信息的表現(xiàn)形式；借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息遠距離傳輸和交流，從而進一步加強信息的有效共享，以此預(yù)防檔案老化及人為損害現(xiàn)象。

2.2 建立起高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫

利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)，實現(xiàn)實體檔案信息數(shù)字化，使檔案信息快速傳遞成為可能。數(shù)字檔案信息具有與傳統(tǒng)檔案信息不同的特點，前者能夠?qū)?shù)據(jù)進行刪改，能夠?qū)ψC實的錯誤和數(shù)據(jù)進行修改，同時它還能夠改變檔案信息的呈現(xiàn)形式，使檔案信息利用更靈活、高效。因此數(shù)字化檔案信息，不是單純地把紙質(zhì)上或其他載體的檔案信息，完全復(fù)制其表現(xiàn)形式到檔案數(shù)據(jù)庫。通過檔案信息數(shù)字化，不僅能夠高效地整理檔案信息，還能對這些檔案信息進行綜合利用，實現(xiàn)各檔案信息的內(nèi)容互通互融。

通過建立檔案信息的數(shù)據(jù)庫，能夠按照人們網(wǎng)絡(luò)閱讀習慣，對內(nèi)容表現(xiàn)形式進行重新排版。數(shù)據(jù)庫要符合網(wǎng)絡(luò)傳輸標準、數(shù)據(jù)信息的讀取標準，以此才能建立起高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫。

除此之外，還要充分考慮未來檔案管理的發(fā)展情況，在軟件選用要具有一定的前瞻性，為后續(xù)軟硬件升級預(yù)留空間。同時要加強對數(shù)據(jù)庫的運行維護管理工作，確保檔案信息的安全和完整。

2.3 健全檔案管理安全保障體系

在各類信息資源中，檔案資源無疑是最為重要的信息資源，在我國政治、經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮著重要作用。隨著檔案管理信息化的進程加快，在提升檔案管理工作效率的同時，安全問題也隨之凸顯，因此為了確保檔案信息管理的安全性，要建立和完善檔案管理安全保障體系。健全安全保障體系，要注意以下兩個方面：檔案信息的存儲安全和檔案信息的使用安全。

為了防范黑客侵入和病毒攻擊，要經(jīng)常對數(shù)據(jù)庫進行備份，確保檔案信息的存儲安全；要加強對用戶的身份認證，以密鑰管理手段保護檔案管理系統(tǒng)，加強對檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控，隔離內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，確保檔案信息的使用安全。

2.4 加大檔案管理人才培養(yǎng)力度

信息化檔案管理工作，需要檔案管理人員不僅要了解和掌握檔案管理知識，還要熟練使用計算機對檔案數(shù)據(jù)庫進行管理、維護、數(shù)據(jù)輸入和網(wǎng)絡(luò)管理等。除了這些基本要求，檔案管理人員還要具備一定的信息資源開發(fā)能力，如此才能實現(xiàn)檔案信息的有效共享和信息資源利用最大化，更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)。

要加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度，采用有效措施不斷提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，從而推動檔案管理信息化發(fā)展。

3 結(jié)論

總而言之，要想解決信息時代檔案管理所面臨的問題，要做好以下幾個方面，首先要加強檔案資源信息化建設(shè)，建立起高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫，健全檔案管理安全保障體系，同時要加大檔案管理人才培養(yǎng)力度，使檔案管理人員具備信息化檔案管理的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化。

參考文獻

[1]王學武，馬迎秋，于長海.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（17）：65-66.

[2]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經(jīng)濟，2017（12）：31-32.