人工時在核電項目文檔管理中的創(chuàng)新應用

陸翼卉　井瑞霞

摘 要：人工成本控制是項目管理成本控制中的重要因素，人工時管理是人工成本控制的重要管理手段，也是最易受忽略的控制因素。隨著信息化的發(fā)展，各項目工作逐漸從繁雜的手工處理轉變成計算機自動化處理，本文以文檔管理工作為例，介紹了文檔管理人員人工時統(tǒng)計的方式方法，從而得出崗位人員匹配需求等數(shù)據(jù)分析報告，為今后核電項目文檔管理中崗位設置和員工績效考核提供了參考依據(jù)，也為人工時管理系統(tǒng)需求提供基礎。

關鍵詞：人工時標準；人工時統(tǒng)計；項目文檔管理

1 人工時管理要求

1.1 人工時管理現(xiàn)狀

人工時填報是人工時管理最重要的一個基礎環(huán)節(jié)，很多公司都有類似人工時填報的工作要求，他們可能會專門開發(fā)一套人工時系統(tǒng)，包含人工時填報及報表分析功能。但由于每個專業(yè)的工作流程和環(huán)節(jié)不同，工作類型不會采取詳細的工作分解，導致員工在填報時無法對應到各自的崗位工作，筆者所在單位的人工時系統(tǒng)主要填報要素有：

【工作類型】可選基礎建設、休假、會議、培訓、出差、業(yè)務工作

【公司/項目】可選公司或各項目部

【工時】自行填寫，需滿足每天8小時

【工作描述】自行填寫

以上要素可實現(xiàn)按項目分類并統(tǒng)計所有員工的工作量，但缺點也非常明顯，無法做到對員工填寫的數(shù)據(jù)真實性進行核實。文檔管理人員的工作無法進行分解細分，導致的結果就是每位員工的工作量都十分飽和，除了休假外，每天滿足8小時，這就談不上有效的人工時統(tǒng)計及管理了。

核電文檔管理的特點是流程可固化，工作可分解，在實現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)電子化流程的前提下，可實現(xiàn)對每個流程節(jié)點進行統(tǒng)計。因此，針對文檔管理，筆者采取了以下人工時統(tǒng)計的方法。

1.2 人工時標準的建立

1.2.1 人工時的定義

筆者使用以下統(tǒng)計單位對文檔管理人員進行工時統(tǒng)計。這些數(shù)據(jù)可作為基礎數(shù)據(jù)為日后的統(tǒng)計奠定基礎。

總工時：指員工在某段時間內(nèi)完成工作所需要的時間單位之和，以小時為計算單位。例如王某一月份的總工時是88小時；

工作日數(shù)量：指法定工作日數(shù)量。即，當月工作日數(shù)量=當月總天數(shù)-周末天數(shù)-法定假期天數(shù)。例如2017年1月的工作日數(shù)量是20天。

實際工作總天數(shù)：指工作日數(shù)量減去員工休假天數(shù)。

上崗人數(shù)：指正式招聘的崗位人員數(shù)量。

實際工作人數(shù)：以上崗人數(shù)為基礎，除去休假人員作為實際工作的總人數(shù)（實際工作人數(shù)=實際工作總天數(shù)/工作日數(shù)量）。

正常所需人數(shù)：指員工為完成工作總量，參考每人每天工作6小時的工作標準，計算出的實際所需要的人數(shù)（正常所需人數(shù)=總工時/法定工作日數(shù)量/6）。

1.2.2 人工時標準的建立

一個成熟的文檔管理系統(tǒng)的特點是能將文檔管理工作的每個環(huán)節(jié)進行標準化固定。例如：文控階段的收發(fā)函工作、文件編審批流程、文件分發(fā)流程；檔案階段的組卷、整理。在實現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)流程固化的基礎上，可利用系統(tǒng)進行多人次的節(jié)點統(tǒng)計，從而得出每個節(jié)點所需的標準工時，對完成每個節(jié)點所需時間進行標準化固定。標準工時的建立是前期較為繁瑣和關鍵的一個步驟，對后續(xù)統(tǒng)計每位員工的總工時起著非常重要的作用。例如完成線上信函取號并外發(fā)的工作需要5分鐘。

人工時的統(tǒng)計按照文檔管理人員的工作內(nèi)容特點分為可量化統(tǒng)計和不可量化統(tǒng)計。

可量化統(tǒng)計指將單項工作按照流程節(jié)點劃分，對每個節(jié)點所需要的時間進行標準化固定，通過對單項工作的數(shù)量統(tǒng)計自動計算出所需工作的工時（總工時=標準工時*工作數(shù)量）。該統(tǒng)計方法適用信函及文件處理流程等。可量化統(tǒng)計的工時提供的數(shù)據(jù)準確性和可參考性較高。

不可量化統(tǒng)計指無法形成標準時間的工作（總工時≈實際所需時間）。該統(tǒng)計方法適用參加培訓會議，文件編制、檢查、領導安排的其他工作等。不可量化統(tǒng)計的工時提供的數(shù)據(jù)準確性存在一定風險，但也是員工工作不可缺少的一部分。

1.2.3 人工時標準的維護

人工時標準的維護人員需要熟悉各板塊工作流程，并長期確認數(shù)據(jù)準確性。工時標準的建立需要對工時統(tǒng)計結果進行統(tǒng)計并微調(diào)。筆者認為每位員工的工作效率有高低之分，工作效率高，需要完成的時間就少。板塊經(jīng)理應綜合評估，長期觀察得出合理的標準工時，這個合理的標準工時是考慮系統(tǒng)的各方面因素和個人工作效率后得出的。

人工時數(shù)據(jù)的收集統(tǒng)計是非常繁瑣的工作，短期內(nèi)看不到效益，但長期積淀下來的各種標準、模板是整個文檔管理的寶貴財富，能夠為文檔管理的各種管理決策提供支持。這項工作需要得到部門全體員工、領導的大力支持，使之堅持不懈的開展下去。

2 人工時的創(chuàng)新應用

通過人工時統(tǒng)計可得出每月總工時、實際工作總人數(shù)、正常所需人數(shù)、平均人工時等相關數(shù)據(jù)報表。

人工時標準的建立可按照統(tǒng)計數(shù)據(jù)的需要，將業(yè)務類型劃分為不同項目，或者增加黨工團、會議等分類，利用各種分類統(tǒng)計出各類數(shù)據(jù)分析報表。在前端分類中做的越細，后端的數(shù)據(jù)分析越有參考性。

例如，通過下表曲線對比分析，可看出文檔中心實際在崗人數(shù)和工作正常所需人數(shù)之差，人員在不同階段的工作飽和程度也是顯而易見。

人工時統(tǒng)計為部門員工績效及考核提供了參考依據(jù)，為今后合理分配各個業(yè)務板塊的崗位人數(shù)和掌握各板塊的業(yè)務內(nèi)容及員工的工作飽和度提供了有力的基礎保障，為企業(yè)各項經(jīng)營決策提供依據(jù)，但人工時管理的基礎工作十分瑣碎，數(shù)據(jù)的積累也需要較長的時間才能予以利用。堅持不懈的做好人工時管理各環(huán)節(jié)的工作，需要部門全體員工的共同支持與努力，才能將這項工作更好的開展下去。人工時管理從人工時標準的確定到人工時統(tǒng)計報表占據(jù)了一個兼職人員的部分工作量，倘若將這些分類數(shù)據(jù)、標準工時信息、報表計算方式方法通過信息化手段應用到人工時系統(tǒng)的開發(fā)中，將會對企業(yè)管理帶來更高的效益。

參考文獻

[1]尹振武.如何做好設計院人工時管理 [J]. 中國石油和化工標準與質量，2010（8月上）.

注釋

1.合理的工時由一位合格的操作員工完成該工作所需要多少時間來定義，包括過程時間（包括系統(tǒng)操作速度影響和人工操作時間）和個人因素產(chǎn)生的時間（包括個人生理和心理疲勞等），因此筆者認為員工每天的工作標準為6小時就滿足正常飽和狀態(tài)。

作者簡介

陸翼卉（1986-），女，漢，上海，國核工程有限公司，館員，信息文檔部主任助理

井瑞霞（1975-），女，漢，湖北，國核工程有限公司，工程師，信息文檔部文控經(jīng)理