如何實現(xiàn)高校文檔一體化管理

朱家芳 彭翔

摘 要：隨著生活節(jié)奏的加快，隨著科學技術(shù)的不斷提高，高校文檔一體化管理應(yīng)運而生。目前在高校文檔一體化體系建立時，學生、教師、招聘單位等各個群體對文檔查閱、檢索資料的需求也在不斷提高?；诖?，為了有效進行高校文檔一體化體系的良好建設(shè)，發(fā)揮現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)科學技術(shù)的使用優(yōu)勢，本文主要詳細分析了文檔一體化管理的重要意義，文檔一體化管理存在的問題，以及同時對優(yōu)化文檔一體化管理水平的改進策略進行了相關(guān)探究。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；文檔管理；文件處理

受到我國現(xiàn)如今生活節(jié)奏加快的影響，各高校在文檔管理方面各個群體對查詢資料的需求日益增生，而在科學技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在高校文檔管理中，對管理人員的要求越來越高，對文檔分類管理、快速檢索、實時查詢等的要求也逐漸增加，從而高校文檔管理一體化管理在這樣的時代背景下誕生。對此，若想建立有效的統(tǒng)一的高校文檔管理一體化的體系，應(yīng)當深入切實于高校的文檔管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢的探析，以針對性的解決高校文檔一體化管理的各種問題。

1高校文檔一體化管理意義

1.1符合社會發(fā)展的客觀需求

文檔一體化管理使學生自身、在職教師、用人單位等社會各方面在查閱自己需要的資料時，可以更加方便、快捷、高效地檢索到符合自身需求的材料。例如，文檔一體化可以使學生隨時查閱自己的成績、個人信息、所學資源，也可以使教師查閱學生的總體發(fā)展趨勢，進行總結(jié)性評價，從而使師生互動，形成良好的教學反饋。又如，文檔一體化可以使招聘單位查閱到所聘學生的在校成績、活動記錄、獲獎記錄、教師評語等等直接全面的信息，從而確定招聘對象，從另一方面來講又可以使學生提高就業(yè)率，提高就業(yè)質(zhì)量。因此，文檔一體化符合社會各方面團體的客觀需求。

1.2提高檔案管理工作效率

如今生活節(jié)奏的加快，在高校，學生、教師等群體對信息需求的增多，傳統(tǒng)文檔管理已經(jīng)不能滿足繁重的檢索任務(wù)。文檔一體化管理的應(yīng)運而生，高效精確的解決了這個棘手的現(xiàn)代化問題。文檔一體化管理將傳統(tǒng)文檔管理和現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合起來，減輕了文檔管理工作人員的繁重工序，方便了信息需求者的查詢過程，增強了文檔信息的存儲時間，提高了信息查詢的可靠性和快捷性。文檔一體化運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使查詢更加快捷化，使管理更加便捷化，提高了檔案管理的工作效率。

1.3實現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)的文檔管理，使各個高校之間信息阻塞不通，交流不足，但在如今信息交流需求如此發(fā)達的今天，仍使用封閉管理的傳統(tǒng)文檔管理模式顯然不足以跟上時代的步伐。文檔一體化的實施，使信息變得透明化，資源變得共享化，使文檔管理提升了一個時代的差距?，F(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的加入，是文檔一體化的特色，為文檔管理增添了一個新的平臺，使資源分配合理化、平均化，使資源信息透明化、共享化，提高了不同的使用者在不同地域同時查詢到相關(guān)信息的可能性，減輕了信息檢索的繁瑣性，為各個使用者群體的信息查詢和管理提供方便。

2高校文檔一體化管理存在問題

信息公開主體多元化：文件為主的現(xiàn)實信息和檔案為主的歷史信息，構(gòu)成如今高校信息的公開資源的主要內(nèi)容。在如今已有的文檔管理體制中，兩個不同的管理主體在信息公開時，文件和檔案分別形成了兩條不同的信息公開主線。雖然如今我國部分高校還有檔案室機構(gòu)的存在，檔案管理仍存在于高校的日常工作運行中，但傳統(tǒng)文檔管理與現(xiàn)行文檔管理的區(qū)別還是會對文檔和檔案分門別類的工作產(chǎn)生重要影響。因此，文檔一體化管理產(chǎn)生的信息公開主體多元化，降低了信息公開的效率，增加了高校信息公開工作中協(xié)調(diào)統(tǒng)一方向上的難度。

3高校文檔一體化管理實現(xiàn)途徑

3.1保存電子文件元數(shù)據(jù)

隨著高校文檔一體化與現(xiàn)今科學技術(shù)越來越緊密的聯(lián)系，在高校文檔管理中，保存電子文件的元數(shù)據(jù)顯得尤為重要。先說元數(shù)據(jù)，就是指數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，指文件數(shù)據(jù)中的特有結(jié)構(gòu)和文章上下關(guān)系。在傳統(tǒng)文檔管理中，復(fù)印存檔、打印文件資料等是保存元數(shù)據(jù)主要方式。但在電子數(shù)據(jù)中，其元數(shù)據(jù)存留在原始文件數(shù)據(jù)中，并不具有單獨存在的形式，因此如果元數(shù)據(jù)脫離原始文檔，就無法恢復(fù)或準確讀出原始數(shù)據(jù)。由于計算機更新速度的加快，電子數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)更新速度也應(yīng)跟上其更新的步伐，這就需要文檔管理人員及時頻繁的更換最新的文檔保存載體，例如硬盤、U盤等。

3.2規(guī)范文檔一體化管理體系

由于現(xiàn)在的文檔管理方式的變更，從前的文檔管理體系不在適合現(xiàn)在的發(fā)展腳步，因此建立文檔一體化管理的統(tǒng)一發(fā)展體系顯得迫在眉睫。紙質(zhì)文檔的處理方式比電子數(shù)據(jù)的處理方式顯得復(fù)雜繁瑣，但為了文檔管理的一致性和統(tǒng)一性，紙質(zhì)文檔的流程與電子數(shù)據(jù)的處理流程卻要同步進行，這就需要如今的管理部門加強對工作人員思想觀念的轉(zhuǎn)變，技術(shù)的更新支持，人才的培養(yǎng)和統(tǒng)一的制度化的規(guī)范建設(shè)。建立文檔管理一體化的統(tǒng)一管理體系是文檔管理一體化發(fā)展的重要保證和前進方向。

4結(jié)語

綜上所述，文檔一體化符合社會各方面團體的客觀需求，合理運用現(xiàn)代科學技術(shù)，使查詢快捷化，管理便捷化，增強了檔案管理人員的工作效率，合理平均地分配資源，讓信息變得透明化、變得共享化，增強了使用者同時查詢到所需信息的可能，減輕了信息查詢?nèi)蝿?wù)的繁瑣性，為各個使用者群體的信息查詢和管理提供方便?，F(xiàn)如今的文檔一體化管理還存在許多不成熟，例如信息公開主體多元化，信息公開業(yè)務(wù)標準不統(tǒng)一等問題。而在步步探索中，逐漸發(fā)現(xiàn)保存電子文件元數(shù)據(jù)可以使文檔及時更新，存留時間更久，更精確，還有規(guī)范文檔一體化管理體系等解決途徑。

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