檔案信息化管理存在的問(wèn)題及策略研究

■曾浩權(quán)／邵陽(yáng)廣播電視大學(xué)

檔案的信息化管理包括物質(zhì)、技術(shù)、機(jī)制建設(shè)和人力資源等因素，這些因素任何一種發(fā)生變化都會(huì)影響到檔案信息化的整體運(yùn)行效率。對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理進(jìn)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，對(duì)推進(jìn)檔案信息化管理具有重大意義。

一、檔案的信息化管理

（一）什么是檔案信息化管理

檔案信息化管理就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、基于數(shù)字化的管理模式、對(duì)檔案資源進(jìn)行管理和提供利用［1］。由此看來(lái)，檔案信息化管理是基于科技發(fā)展做出的對(duì)檔案管理方式的改進(jìn)，是科學(xué)技術(shù)影響下傳統(tǒng)行業(yè)的華麗蛻變。

（二）檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理大多依靠人力，而且檔案信息多是以紙質(zhì)版的方式存在，僅是管理中的分類規(guī)整工作就要消耗大量的人力物力和時(shí)間，而且紙質(zhì)檔案的存放和保管也是一件需要管理人員慎重考慮的事。因此，與傳統(tǒng)的檔案信息管理方式相比，檔案信息化管理模式具有自動(dòng)化、智能化、共享化、高效性吧、管理方便、節(jié)省人力資源等優(yōu)勢(shì)。

二、檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

第一，檔案信息化管理設(shè)施建設(shè)不健全［2］。當(dāng)前我國(guó)的檔案信息化管理存在這種現(xiàn)象：有的單位配置了電腦和打印機(jī)卻沒(méi)有配備相應(yīng)的掃描儀，有的單位雖然已經(jīng)配備了基本的信息化管理設(shè)備，設(shè)備中卻沒(méi)有安裝相應(yīng)的工作軟件，或者設(shè)備未與單位的工作系統(tǒng)有效融合，這些情況造成了檔案管理工作效率的降低，也給檔案信息化管理建設(shè)帶來(lái)了阻礙。

第二，檔案信息化管理體制建設(shè)不健全。體制建設(shè)是檔案信息化管理的規(guī)范和守則，它一方面指明了檔案信息化管理的發(fā)展目標(biāo)和方向，另一方面對(duì)信息管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力提出要求和規(guī)范，是檔案信息管理人員的行為準(zhǔn)則，也是保障檔案信息管理工作有效開(kāi)展的制度保障。當(dāng)前很多單位的管理體制建設(shè)并不完善，有的體制規(guī)定的責(zé)任尚不明確或有些矛盾的地方，使得在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)出現(xiàn)了一些混亂的地方，影響了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提高。

第三，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待加強(qiáng)。人力資源一直在檔案信息管理工作中扮演者重要角色，無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案信息管理方式還是信息時(shí)代背景下的信息化檔案管理方式，都離不開(kāi)人力的操作。但目前很多檔案信息管理單位都比較缺乏高技術(shù)人才，造成有技術(shù)有設(shè)備卻無(wú)人能用的尷尬局面，無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的新環(huán)境、新要求，使得檔案管理工作效率無(wú)法得到有效提高。

第四，檔案管理的創(chuàng)新能力不強(qiáng)。當(dāng)前很多檔案信息管理單位的創(chuàng)新建設(shè)還不完善，有的還是沿用傳統(tǒng)的依靠人力進(jìn)行管理的方式，有的則是一味照搬照抄國(guó)外或其他地區(qū)的管理方式和技術(shù)，并沒(méi)有將其融入到本地區(qū)或本行業(yè)的特點(diǎn)中來(lái)，使得檔案信息化管理流程顯得機(jī)械而僵化，缺乏創(chuàng)造活力。

三、應(yīng)對(duì)檔案信息化管理問(wèn)題的策略研究

首先，加大對(duì)設(shè)施建設(shè)的投資力度，完善檔案信息化管理的設(shè)施建設(shè)。完備的設(shè)施建設(shè)是進(jìn)行檔案信息化管理工作的必要前提，設(shè)施建設(shè)不僅包括設(shè)備購(gòu)買等硬件條件，還包括相關(guān)的軟件設(shè)計(jì)和安裝等條件，這是提高檔案信息管理工作效率的一個(gè)關(guān)鍵因素，只有二者兼?zhèn)洌潘阃瓿闪藱n案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)，這也是檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化管理的基本條件之一。

其次，完善管理體制和監(jiān)督體制建設(shè)。完善管理體制建設(shè)，建立周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w制，有助于保障檔案信息化管理的工作效率和質(zhì)量，形成有序的運(yùn)行機(jī)制；完善相關(guān)監(jiān)督機(jī)制建設(shè)，能夠有效監(jiān)督管理工作人員的實(shí)際工作行為，矯正和規(guī)范工作過(guò)程中的錯(cuò)誤操作，減少工作失誤，給檔案持有者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，更好滿足市場(chǎng)需求。

再次，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。管理工作人員對(duì)工作內(nèi)容和職責(zé)的熟悉認(rèn)真程度決定了他們的工作態(tài)度和工作效率，對(duì)檔案信息管理業(yè)務(wù)不熟悉、業(yè)務(wù)技能不熟練的管理人員，其工作效率和工作質(zhì)量會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于業(yè)務(wù)水平較高的行業(yè)人員，而且每項(xiàng)工作都會(huì)多少涉及與之相關(guān)的工作內(nèi)容。因此，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)和職業(yè)道德培養(yǎng)，造就復(fù)合型技術(shù)人才，為檔案信息化管理建設(shè)提供人才保障。

最后，加強(qiáng)創(chuàng)新建設(shè)，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新。5月28日習(xí)近平總書(shū)記在出席兩院院士大會(huì)時(shí)發(fā)表的關(guān)于“建設(shè)科技強(qiáng)國(guó)”的講話指出：要給發(fā)展提供高質(zhì)量的科技供給，努力實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵核心技術(shù)自主可控。這啟示我們：要擺脫當(dāng)前許多核心技術(shù)依靠外國(guó)的局面，加快現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，必須依靠自主創(chuàng)新。對(duì)檔案信息化管理工作來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)自主技術(shù)創(chuàng)新同樣具有深刻作用和影響。

四、結(jié)語(yǔ)

針對(duì)當(dāng)前信息化時(shí)代背景下檔案信息化管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們應(yīng)從不同的責(zé)任主體角度（如管理制度建設(shè)、人力資源建設(shè)等）進(jìn)行分析和探究。各個(gè)責(zé)任主體都應(yīng)明確責(zé)任定位，根據(jù)自身在檔案信息化管理中起到的作用進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高創(chuàng)新能力，響應(yīng)黨和國(guó)家的號(hào)召，為推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)和全面建成小康社會(huì)、實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)貢獻(xiàn)自己的力量。