事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

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新疆維吾爾自治區(qū)地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局職工教育中心

檔案管理作為有效保障事業(yè)單位工作效率有序進行的重要媒介，同事業(yè)單位的發(fā)展有著直接的聯(lián)系。當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)的問題已經(jīng)妨礙了我國事業(yè)單位的正常發(fā)展，波及到了事業(yè)單位的其他部分工作，因而需要采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M行檔案管理工作效率的提升，促進事業(yè)單位同現(xiàn)代化發(fā)展的聯(lián)系。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

(一)對檔案管理工作的人員投入不足

基于國家對事業(yè)單位人員數(shù)量的限制，從事檔案管理工作的人員大都是兼職的，這樣可以有效地降低事業(yè)單位對人員管理的難度，避免因人員過多所帶來的多種問題。但是這種方案的檔案管理工作人員聘用也導(dǎo)致管理人員只是單一地完成上級領(lǐng)導(dǎo)所發(fā)放的任務(wù)，執(zhí)行最直接的命令，在實際工作中忽視檔案管理工作與事業(yè)單位及社會發(fā)展的聯(lián)系，使檔案管理工作只是單一地流于形式，無法促進事業(yè)單位的實際發(fā)展。而且這部分兼職人員無法正確地區(qū)分事業(yè)單位中檔案的分類，難以有序地對檔案進行存放，導(dǎo)致檔案陷入雜亂不堪的情形，在其他部門人員使用檔案時需要耗費較長的時間，極大地降低了事業(yè)單位的工作效率，同時雜亂無章的檔案存放方式也不利于對檔案進行檢索，不利于事業(yè)單位多種工作的及時開展。事業(yè)單位對檔案管理工作的人員投入不足，直接導(dǎo)致檔案在存放及檢索等多個方面出現(xiàn)嚴(yán)重的問題，使事業(yè)單位的工作效率處于低迷的狀態(tài)，不利于其在促進社會發(fā)展等方面的作用實施，帶來了極為嚴(yán)重的后果。

(二)事業(yè)單位檔案管理部門工作的安全性較差

事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程中，忽視了其重要性，導(dǎo)致該部門的工作環(huán)境陷入惡劣的狀態(tài)中，難以為眾多的檔案提供安全的存放地點，加大了檔案被偷盜及燒毀的風(fēng)險。同時部分事業(yè)單位的檔案管理部分會將檔案直接放置在辦公室中，當(dāng)其他部門尋找相關(guān)檔案時，需要花費較長的時間在檔案尋找方面。而且事業(yè)單位對檔案管理工作的忽視也減少了對檔案管理部門的資金投入，使其在安全設(shè)備的建設(shè)以及防火防盜設(shè)施的配備方面處于劣勢，不利于檔案管理工作的安全進行。

(三)難以合理地對檔案信息進行開發(fā)與利用

事實上，事業(yè)單位對檔案進行管理與保存的直接目的便是對檔案信息進行開發(fā)與利用，但在實際工作過程中，檔案管理人員只是將檔案盡行搜集及儲存，將工作的中心放置在對檔案無損上面，忽視了對檔案信息的開發(fā)與利用，使檔案信息失去了其應(yīng)有的價值，陷入一片廢紙的慘狀中。檔案信息的開發(fā)與利用對于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，其他部分的工作人員可以通過查閱檔案減少同類錯誤的發(fā)生，為之后的工作順利開展做出有效的貢獻，促進我國事業(yè)單位的順利發(fā)展。

二、改善事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的措施

(一)加大對檔案管理工作的人員投入

事業(yè)單位如果想要提升檔案管理工作的水平，就必須要加大對檔案管理工作的人員投入。缺乏合適的檔案管理人員會阻礙檔案管理工作的正常進行，也會降低檔案管理工作的工作效率。事業(yè)的檔案管理不只是需要進行檔案的存放及查找，切實地對檔案進行適當(dāng)?shù)恼砼c排序，可以減少其他部門在查找檔案過程中浪費的時間，提升事業(yè)單位實際工作效率。兼職人員從事檔案管理工作無法流暢地將檔案信息進行傳遞，導(dǎo)致其他兼職人員在工作過程中無法將既有的問題解決，導(dǎo)致新人員的工作難以正常進行。事業(yè)單位需要加大對檔案管理工作的人員投入，定期地對這部分人員進行培訓(xùn)，使他們能夠清楚地意識到檔案管理工作的實際要求，避免在工作過程中出現(xiàn)不了解工作內(nèi)容的現(xiàn)象。

(二)加快檔案的信息化管理進程

伴隨著科學(xué)技術(shù)的進步和發(fā)展，信息化檔案管理可以有效地提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，避免檔案出現(xiàn)丟失等安全問題。因而事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)極快檔案管理的信息化進程，充分地利用現(xiàn)有的設(shè)備，有效地提升檔案管理的效率。同時，信息化的管理方案可以減少工作人員記錄的內(nèi)容，一切操作只需在電腦等設(shè)備中操作，避免了人為帶來的事物。同時，掃描儀在檔案管理工作中的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案及時地傳輸?shù)接嬎銠C中，在網(wǎng)絡(luò)中形成相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，便于其他部門人員的查找，因而事業(yè)單位必須要加快檔案的信息化管理進程。

(三)實現(xiàn)對檔案信息的開發(fā)與利用

檔案對于事業(yè)單位的重要作用便是其中蘊含著豐富的經(jīng)驗和內(nèi)容，可以為事業(yè)單位的工作帶來有效的幫助。因而事業(yè)單位需要派遣專門的人員進行檔案信息的開發(fā)，提取正確的消息發(fā)送到各個部門中，為各部門的實際工作帶來適當(dāng)?shù)慕梃b和幫助，促進事業(yè)單位的工作更好、更快發(fā)展。檔案信息的開發(fā)與利用是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，對于事業(yè)單位的發(fā)展有著極為重要的作用，因而必須要加強相關(guān)工作的開展。

三、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理工作對于我國社會的發(fā)展有著重要的意義，因而必須要針對其中存在的問題提出適當(dāng)?shù)慕鉀Q措施，為我國早日建成小康社會做出更多的貢獻。事業(yè)單位的檔案管理工作也必須要加快信息化的建設(shè)步伐，為事業(yè)單位的發(fā)展起到適當(dāng)?shù)膸椭?/p>

參考文獻：

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