張 艷

（江蘇省宿遷高等師范學(xué)校 江蘇 宿遷 223800）

檔案管理是單位檔案資料保管的基礎(chǔ)性重要工作，長期以來形成了更加嚴(yán)格、規(guī)范的管理規(guī)程。但是，由于每個(gè)部門都有自己接收和傳遞檔案材料的目錄，并且缺乏統(tǒng)一的接口，所以沒有相互關(guān)聯(lián)的公共信息通道。此外，檔案案卷和文件的數(shù)量日積月累急劇增加，被封存在各個(gè)部門計(jì)算機(jī)中的案卷信息的組織形式已經(jīng)發(fā)生了較大的變化，由此造成的重復(fù)工作和錯(cuò)誤的概率增加，所以對于日常的檔案案卷管理工作有一定程度的困難。

一、檔案管理系統(tǒng)概述

檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)可以使檔案數(shù)據(jù)管理更加的規(guī)范化、自動(dòng)化、程序化的系統(tǒng)，它基于現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,檔案管理系統(tǒng)以數(shù)字化的存儲(chǔ)形式，將分散在不同部門并封裝保存的檔案數(shù)據(jù)組織起來，形成可靠有序的、高度綜合化的、分布式的信息資源處理中心，服務(wù)于單位的各個(gè)角落。根據(jù)實(shí)際工作需求，本檔案管理系統(tǒng)包括借閱者對案卷數(shù)據(jù)查詢功能、管理員對用戶的管理功能、系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置功能、檔案數(shù)據(jù)錄入功能、借閱管理功能、管理員數(shù)據(jù)系統(tǒng)維護(hù)功能、操作日志查看功能以及報(bào)表打印功能等。由這些功能再劃分成若干管理模塊。具體的工作流程如圖1所示。

二、Rose和UML

圖1 電子檔案管理工作一般流程圖

Rose是Rational公司推出的一個(gè)獨(dú)立于平臺(tái)的系統(tǒng)工具包。它支持使用UML進(jìn)行模型驅(qū)動(dòng)開發(fā)，可以滿足系統(tǒng)分析人員和開發(fā)人員構(gòu)建軟件體系結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)需求、可重用資源和管理級別通信[1]。無論是在系統(tǒng)的需求開發(fā)階段，還是在對象的分析和設(shè)計(jì)階段，再或者軟件的實(shí)現(xiàn)和測試階段，為了便于系統(tǒng)對應(yīng)的軟件模型的建立，ROSE均提供了完整清晰的工具和UML表達(dá)方法。UML(Unify Modeling Language)，面向?qū)ο蟆⑼ㄓ?、可視化的統(tǒng)一建模語言。它是構(gòu)建、規(guī)定、支持可視化、模型化和文檔化軟件系統(tǒng)模型的符號(hào)[2]。 它由視圖（view）、圖（diagram）、模型元素（model element）和通用機(jī)制（general mechanism）等幾個(gè)部分組成。

三、基于UML和Rose的檔案管理系統(tǒng)建模

1.用例圖的建立

用例圖（User Case）展現(xiàn)的是系統(tǒng)中的用例、參與者以及它們兩者之間的關(guān)系，突出顯示一個(gè)外部用戶通過模型觀察到的系統(tǒng)功能圖。主要用于對所開發(fā)的系統(tǒng)、模塊或者系統(tǒng)中的類的功能以及行為進(jìn)行建模。

本系統(tǒng)檔案室管理人員可以通過檔案信息錄入功能對各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、修改和編輯等操作。系統(tǒng)管理員在這里也可以進(jìn)行檔案項(xiàng)目錄入、案卷數(shù)據(jù)錄入以及檔案文件錄入等系統(tǒng)維護(hù)工作。檔案室人員用例圖和系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)用例圖如圖2、圖3所示。

圖2 檔案室人員用例圖

圖3 系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)用例圖

2．活動(dòng)圖的建立

活動(dòng)圖（activity diagram）也稱動(dòng)態(tài)圖，用以更清晰地描述用例實(shí)現(xiàn)的工作流程。在本檔案管理系統(tǒng)中，檔案室的管理員（包括系統(tǒng)管理員和借閱管理員）、案卷信息錄入人員和一般人員為有明確活動(dòng)的類。

在本系統(tǒng)中管理員擁有最高的權(quán)限，檔案管理人員可以通過系統(tǒng)維護(hù)模塊靈活設(shè)置訪問用戶的用戶名和權(quán)限，以及單位內(nèi)部各個(gè)部門對檔案系統(tǒng)的訪問權(quán)限，也可以為某一用戶臨時(shí)賦權(quán)。管理員的權(quán)限決定了在系統(tǒng)中它需要做更多的操作處理，也導(dǎo)致了活動(dòng)圖的增多。設(shè)置用戶權(quán)限活動(dòng)圖和設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)活動(dòng)圖如圖4和圖5所示。

圖4 設(shè)置用戶權(quán)限活動(dòng)圖

圖5 設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)活動(dòng)圖

3．時(shí)序圖的建立

時(shí)序圖（Sequence Diagram）又名序列圖，它是按時(shí)間順序來描述系統(tǒng)元素之間交互的UML交互圖。它通過描述對象之間發(fā)送消息的時(shí)間順序顯示多個(gè)對象之間的動(dòng)態(tài)協(xié)作，將體現(xiàn)的重點(diǎn)放在以時(shí)間為參照，每個(gè)對象發(fā)送和接收消息，處理消息并返回消息的時(shí)間序列。

（1）借閱案卷時(shí)序圖

輸入用戶名和密碼后借閱管理的管理員可以登錄到借閱管理模塊。管理登錄里系統(tǒng)會(huì)在緩存中保存管理員的ID號(hào)，并將其提交給后續(xù)頁面。借閱案卷操作前須先提交“借閱登記”，根據(jù)輸入要求，借閱管理員再輸入對應(yīng)的借閱內(nèi)容。系統(tǒng)“搜尋”到用戶要求的信息時(shí)，借閱操作完成。案卷借閱時(shí)序圖如圖6所示。

圖6 案卷借閱時(shí)序圖

（2）一般人員查詢文件的時(shí)序圖

除了管理員外的操作人員輸入用戶名和密碼后可以登錄檔案管理系統(tǒng)，登錄時(shí)將其ID號(hào)提交給檔案對應(yīng)的管理模塊。由于一般人員的權(quán)限有限，他們只能完成文件管理模塊中的部分操作。比如，在管理系統(tǒng)中執(zhí)行“文件查詢”操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)輸入的條件將查詢的結(jié)果反饋給一般操作人員。一般人員查詢文件時(shí)序圖如圖7所示。

圖7 一般人員查詢文件時(shí)序圖

4．協(xié)作圖的建立

協(xié)作圖是時(shí)序圖的另外一種表現(xiàn)形式，除了不同的表現(xiàn)交互的方式，它們在對系統(tǒng)描述的內(nèi)容、時(shí)間和空間順序上均一致。案卷借閱協(xié)作圖如圖8所示。

圖8 案卷借閱協(xié)作圖

5．類圖的設(shè)計(jì)

UML中的類圖生成與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫緊密相關(guān)的基礎(chǔ)類，是檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵部分。為了系統(tǒng)后續(xù)設(shè)計(jì)的順利進(jìn)行，類圖設(shè)計(jì)階段就需確定系統(tǒng)的基礎(chǔ)類和其他類的相互關(guān)系。

（1）系統(tǒng)的基礎(chǔ)類圖

系統(tǒng)的基礎(chǔ)類由 User、RoleUser、fVolum、FileType、Archive五個(gè)基本類組成，如圖9所示。

圖9 數(shù)據(jù)庫表類之間關(guān)系圖

User類是用戶信息類表示檔案管理系統(tǒng)中的用戶，包括用戶姓名、登錄名、密碼、所屬部門以及每頁顯示查詢條數(shù)等信息；

RoleUser類是用戶角色類，指用戶使用檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限；

fVolum類記錄的是檔案案卷的基本信息，它是案卷數(shù)據(jù)信息描述類，包括檔案案卷標(biāo)題、檔案案卷編號(hào)、檔案種類、檔案案卷起始截止年月、案卷總頁數(shù)、案卷保管期限、工程代號(hào)、案卷類目號(hào)、案件總件數(shù)以及案卷負(fù)責(zé)人等屬性；

FileType類是檔案種類類，它記錄了案卷的種類；

Archive類是檔案案卷管理類，包括檔案序號(hào)、檔案種類、檔案狀態(tài)、檔案同步標(biāo)記、檔案刪除標(biāo)記、案卷文件種類、檔案載體種類、檔案題名說明、案卷成文日期、檔案載體形成時(shí)間、一般文獻(xiàn)類型標(biāo)識(shí)、檔案文件年代工程代號(hào)以及檔案載體年代等屬性。

（2）系統(tǒng)其他相關(guān)類圖

系統(tǒng)中案卷管理模塊類圖，如圖10所示。

圖10 系統(tǒng)中案卷管理模塊類圖

四、小結(jié)

合理的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)可以降低檔案管理的成本，提高檔案數(shù)據(jù)利用效率。檔案管理的建設(shè)需要融合多種信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源的共享和有效利用[3]，它利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案案卷管理工作的信息化。基于UML和Rose面向?qū)ο蠼＜夹g(shù)，對檔案系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)過程做了簡要的闡述，按照項(xiàng)目需求，建立UML的各種模型，優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)建模，開發(fā)人員可以更清晰的了解系統(tǒng)的操作流程[4]，有效提高軟件開發(fā)效率。