新時(shí)期檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化策略研究

凌 波

一、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

醫(yī)院在發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)，比如行政、醫(yī)療、藥品等管理產(chǎn)生的信息資料，還有科研、教學(xué)等諸多領(lǐng)域所產(chǎn)生的信息資料，這些都需要轉(zhuǎn)換成檔案并進(jìn)行保存。文字、音頻視頻以及各類實(shí)物構(gòu)成的歷史資料，是醫(yī)院開展決策和實(shí)施計(jì)劃的重要憑據(jù)，也是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展不可或缺的參考資料。由此可見，檔案管理在醫(yī)院管理工作中顯得極為關(guān)鍵，必須要得到全體管理人員的重視。以科技發(fā)展醫(yī)院的指導(dǎo)思想，更是要求管理者們強(qiáng)化檔案管理工作，推動(dòng)檔案資料完整化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，有效提升檔案管理工作水平。因此，在新時(shí)代環(huán)境下，需要緊密結(jié)合醫(yī)院特點(diǎn)，研究檔案管理的新模式和新方法，無疑是管理人員必須要達(dá)到的目標(biāo)，只有這樣，才能夠有效提升醫(yī)院管理現(xiàn)代化水平。

二、醫(yī)院檔案管理工作的問題分析

（一）管理制度不夠完善

當(dāng)前，檔案管理工作在實(shí)踐中還是有各種缺陷，在醫(yī)院管理工作中，檔案管理并沒有得到應(yīng)有的重視，這導(dǎo)致了檔案管理制度存在著很多缺漏。在醫(yī)院里，相對于臨床科室制度而言，檔案管理制度缺乏細(xì)節(jié)，內(nèi)容不夠豐富。所以，需要緊密的結(jié)合現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展要求推動(dòng)檔案管理制度的完善。

（二）檔案內(nèi)容不夠明確

當(dāng)前，醫(yī)院有著不同的等級和規(guī)模區(qū)別，可是不管何種規(guī)模的醫(yī)院，其內(nèi)部檔案庫的構(gòu)成都應(yīng)該根據(jù)相應(yīng)科室進(jìn)行細(xì)分，如內(nèi)外科、婦科、兒科等。然而，當(dāng)前很多醫(yī)院并沒有對檔案進(jìn)行分類，檔案資料十分分散，這顯然不利于檔案資料的應(yīng)用。

（三）檔案管理不夠重視

很多醫(yī)院的檔案科室形同虛設(shè)，將其視作可有可無。在這種思想觀念之下，充分顯示了醫(yī)院管理工作者缺乏正確的檔案管理重要性意識?；诖艘庾R開展檔案管理，顯然很難豐富檔案內(nèi)容，檔案的利用率顯然也很低。

（四）管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

當(dāng)前，醫(yī)院的檔案管理人員很多都非專業(yè)出身，大多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作相對簡單，所以不大重視檔案管理專業(yè)性培訓(xùn)。與此同時(shí)，很多檔案管理工作人員也不求上進(jìn)，缺乏專業(yè)性，很難讓檔案信息發(fā)揮自身的作用。

三、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建議

（一）推動(dòng)檔案內(nèi)容及其范圍的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案價(jià)值往往體現(xiàn)在案卷材料的完整性。由于當(dāng)前醫(yī)院檔案資料內(nèi)容相對模糊，為此，強(qiáng)化檔案采集范圍以及內(nèi)容，就是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提。檔案管理內(nèi)容不僅涉及到照片、文書、人事等方面的信息，還應(yīng)該將膠片、科研、病理切片、實(shí)物以及聲像、電子數(shù)據(jù)等資料納入其中。還有，涉及到醫(yī)院經(jīng)營方面的資料，如租賃、招標(biāo)、合同協(xié)議類資料也應(yīng)進(jìn)行歸檔。當(dāng)然，在歸檔過程中，必須要將具有聯(lián)系的資料納入到同一個(gè)卷宗，確保事件的完整性，借助于該卷宗，能夠映射問題的全部過程，這樣，檔案資料的再利用價(jià)值才會(huì)凸顯。同時(shí)，歸檔之后，文檔資料又能充分體現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。為了實(shí)現(xiàn)這兩點(diǎn)，不僅要做好分類工作，還需要明確相關(guān)的卷宗標(biāo)題，設(shè)立目錄，明確頁碼，讓相關(guān)信息內(nèi)容填寫完整，這樣不僅有助于檔案資料的科學(xué)保管，同時(shí)還可以提升信息化檔案利用效率。

（二）管理流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理工作中，還需要制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，也就是說要讓涉及到檔案管理的諸多環(huán)節(jié)按照科學(xué)的方法，統(tǒng)一的程序進(jìn)行。比如檔案收集、整理、鑒定以及保管等。采集檔案是否完整，對檔案資料價(jià)值有著決定性影響。而立卷的防范，裝訂質(zhì)量，也會(huì)對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化帶來顯著影響。所以，在推動(dòng)檔案管理過程規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)，必須要做好立卷工作，明細(xì)分類，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的索引。此外，還需要提升裝訂品質(zhì)，確保卷皮清晰明了，不能存在活頁，只有這樣，才能確保檔案管理流程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（三）檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，促進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就需要做好以下的工作：第一，強(qiáng)化檔案管理重要性意識，將其重要性升級到臨床類科室地位，明確檔案科主任具體的管理任務(wù)，以及相應(yīng)檔案管理科的具體責(zé)任，從制度上完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)。第二，打造綜合素質(zhì)高的管理團(tuán)隊(duì)。管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的高低，會(huì)對檔案管理水平的高低產(chǎn)生直接的影響。醫(yī)院工作就是提供高水平的醫(yī)療服務(wù)，可是在過去相當(dāng)長的時(shí)間里，很多醫(yī)院都缺乏檔案管理，檔案管理人員的設(shè)置也具有相應(yīng)的隨意性。為了讓醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，作為醫(yī)院，就需要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，從而有效提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。此外，還需要構(gòu)建管理人才梯隊(duì)，讓檔案管理工作能夠在更長的時(shí)間里保持高水平。