信息化時代加強檔案管理的重要性及舉措

殷 勤

檔案管理的有序進行對保證各機關單位工作可以正常運行有極其重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理方式因為缺乏存放檔案資料的專門場所，以及存放條件較差、管理人員工作不認真等問題造成無法滿足現(xiàn)階段各機關單位的需要?，F(xiàn)階段隨著社會經濟和科技的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化、電子化和科技化是如今檔案管理的最新發(fā)展方向。如何加強檔案管理的信息化建設對提高各機關單位檔案管理的水平有重要作用。

一、信息化時代加強檔案管理的重要性

（一）提高各機關單位的檔案管理效率

每一年各機關單位都會有許多檔案產生，而且有些單位每一年需要整理歸類的檔案都有幾千甚至幾萬件，且要求長期儲存，不能有閃失出現(xiàn)。因此，檔案保存的場所和條件都需要格外注意。如果沒有進入信息化時代，這些紙質版的檔案材料的整理、歸類對檔案管理人員來說就是一項非常復雜和繁瑣的工作。但是自從進入信息化時代，檔案管理也進入信息化，很大程度上節(jié)省了各單位的人力、物力以及財力，還提高了各機關單位的檔案管理效率。

（二）解決檔案管理場所不足的問題

當前某些機關單位特別是基層的某些單位，沒有完備的檔案存放場地。即使設立了專用的檔案管理辦公室，但是由于每一年都有大量的檔案存入，檔案總量不斷增加，檔案管理辦公室可以存放的位置越來越少。完成檔案管理的信息化之后，以前的陳舊檔案就可以歸入電子檔案當中，節(jié)省存放檔案的空間，徹底解決了解決檔案管理場所不足的問題。

（三）提高查詢檔案的效率

因為檔案資料涉及的年份較遠，因此查詢起來特別不方便。而且因為在檔案的存放時對檔案的整理以及分類的工作完成的不夠仔細，查詢陳舊的檔案更加困難，無形中又增加了檔案管理人員的工作量。但自從將檔案管理信息化之后，實現(xiàn)了檔案管理由紙質版檔案轉向電子版檔案保存，極大提高了查詢檔案資料的效率。

（四）增加檔案資料的運轉速度

如果多人或是多個辦公室同一時間需要一份紙質版的檔案資料，就只能在多人或者多個辦公室之間輪流傳閱，就浪費了大家工作的時間，降低工作效率；但是若將這份檔案資料進行復印，雖然可以節(jié)省檔案資料傳閱的時間，但從節(jié)約的角度考慮又浪費了紙張。因此，從各種角度來說，紙質版的檔案資料都不利于檔案的運轉和共享。檔案管理信息化之后，一份電子版的檔案資料不管多少人或者辦公室需要，都可以在極短的時間內發(fā)送給需要的個人和辦公室，增加了檔案資料的運轉速度。

（五）檔案資料的保存更加穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理方法由于存放時間的原因很容易使紙質版的檔案資料受到損傷，比如蟲蛀、發(fā)霉、鼠咬以及發(fā)霉等，極大的降低了檔案資料的存放壽命。紙質版的檔案信息化之后就可以使用計算機、光盤以及硬盤等電子設備進行保存，這些電子設備因為存放容量大、受外界環(huán)境影響很小，并且有較高的安全性和穩(wěn)定性，就可以大大增加檔案材料的保存壽命，滿足各機關單位需要存放和長期存儲檔案的需要。

二、信息化時代加強檔案管理的舉措

（一）提升各單位領導的檔案管理信息化的意識

各機關單位領導一定要加強對檔案管理信息化的意識，把加強檔案管理信息化作為一個重要項目，為實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造條件，從人力、物力和財力各方面提供保證，為實現(xiàn)檔案管理信息化奠定基礎。

（二）注重開發(fā)建設檔案管理系統(tǒng)

開發(fā)和建設檔案管理系統(tǒng)是保證檔案管理信息化的總要舉措，也是保證檔案管理信息化的基礎。因此，各地區(qū)和部門要根據(jù)自己的實際情況，開發(fā)和建設本地區(qū)和部門的檔案管理系統(tǒng)。利用軟件必須從根本上對本地區(qū)和部門檔案信息化過程中存在的問題進行解決，保證檔案管理信息化的有序進行。

（三）采用專業(yè)的工作人員和信息設備

檔案管理工作人員必須要有專業(yè)的業(yè)務知識和技能以及很強的責任感。因此，要采用專業(yè)性強、技術水平高、責任心強的工作人員管理檔案存儲的工作。而且對電子設備的采用也要有較高的要求，必須要選擇配置高且各類指標都很好的設備產品，在硬件上必須要能滿足檔案管理信息化的要求。

（四）建立健全檔案管理信息化的制度

檔案管理信息化其實是一個漫長的過程，這一過程的有序進行必須要有相應的規(guī)章制度做基礎。因此，機關單位要建立健全相應的規(guī)章制度，比如檔案采集制度、檔案歸類制度、檔案整理制度、檔案查詢制度等等，從規(guī)章制度入手，保證檔案管理信息化能高效、有序進行。

三、結語

綜上所述，檔案管理信息化是各機關單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢，實現(xiàn)檔案管理信息化對提高檔案管理工作人員的工作效率，解決檔案管理過程中遇到的各種問題，都有很重要的意義。