淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

于 婭

一、檔案管理信息化概述

關于“檔案管理信息化”的定義，“檔案管理信息化主要指在國家檔案的行政管理部門的安排和規(guī)劃下，對檔案進行管理時，借助于電腦信息技術，實現(xiàn)對檔案信息資源的有效管理、處理和方便使用的服務。進而使得檔案管理模式從以保管檔案保管轉變?yōu)榻柚鷶?shù)字信息化對檔案進行保管”目前這是行業(yè)內普遍認可的觀點。所以，從根本上看，簡而言之就是指檔案管理模以及工作方法從過去的以保管檔案為重點向當代檔案管理信息數(shù)字化的匯集、保存、傳送，通過信息化的形式為大眾提供相應的服務。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的主要任務

（一）確定檔案管理信息化建設綱領

要立足于事業(yè)單位的具體情況，在完全遵循國家信息化管理規(guī)定的相關法律條文的基礎上，針對已有的條件和現(xiàn)實需求對帶有各有單位不同特色綱領進行確定。首先，利用全面完善的的研究和調研結果，判定出檔案管理信息化建設的重點目標以及核心受眾。在過去的紙制檔案向新型電子檔案轉變的同時，工作人員對待服務對象的態(tài)度、觀念也要完成一個徹底的革新；其次，一定要要對信息化管理建設中最關鍵的部分給予重視，切忌不能重大環(huán)節(jié)上出現(xiàn)任何問題；第三，重視優(yōu)秀人才的選用，不斷加大對人才的培養(yǎng)力度，確保其每一項指標都完全合格。第四，過去的檔案管理方法不能完全廢掉，綜合分析新舊方式各種存在的優(yōu)勢和弊端，對工作進行科學安排，協(xié)同化管理。

（二）檔案管理信息化的網站建設

事業(yè)單位中管理檔案的人員一定要在互聯(lián)網上建立檔案的官方網站，給服務的受眾提供一個能查閱都說檔案資料以及其他服務的直觀的信息化平臺。聘請一些具有專業(yè)背景的資深計算機人才對官網完成從研發(fā)、建設和服務器的平時維護，確保官網的實用性和高效，使受眾能登錄網站完成對檔案資料的查詢、檢索等服務，工作人員需要完成檔案資料的錄入和合理使用的工作。這是檔案信息化建設的最基礎工作，也是檔案信息化建設的重要目標和首要。除此之外，檔案的信息化管理建設還要和事業(yè)單位的信息管理建設協(xié)調統(tǒng)一，真正完成該單位信息的全面系統(tǒng)管理，把每一個部門的信息進行網絡分享，進一步提升使工作效率，實現(xiàn)檔案管理信息建設的效益最大化。

（三）檔案管理信息化建設的資料數(shù)字化

切實完成網站建設的目標后，檔案資料的數(shù)字化便成為這一工作中亟待解決的主要問題，更是完成檔案管理信息化高質量建設的第一要務。組織有關的工作人員對目前庫中的檔案資料完成匯總、分析、劃重點、數(shù)據資料錄入，并在過去的檔案資料管理的分類上綜合信息技術的優(yōu)勢，對檔案資料完成再細分，真正完成檔案資料數(shù)字化的進程，建立檔案資料的數(shù)據資源庫和基本的目錄索引體系。用最直接的方法方式把檔案信息呈現(xiàn)給服務的受眾，進而提升檔案管理工作的效率。此外，一定要尤其重視檔案資料中圖片的數(shù)字化處理，借助先進的科技方法確保不漏掉一絲檔案信息，便于日后的工作進展更為順利。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

（一）建立安全有效的檔案管理機制

檔案發(fā)揮的用途主要是是為企事業(yè)單位提供更為便捷全面的信息資源，更好滴為檔案的使用群體提供優(yōu)質服務，那么其中大量的內容是這一單位的關鍵文件，一定要建立出一套安全有效的檔案管理機制才能確保檔案的安全性，將偽造信息的隱患徹底消除。檔案管理單位要當加大檢測力度，嚴格審核網上的的檔案。而且檔案的使用人員喲把使用的具體情況完成及時回饋，檔案管理人員要積極聽取檔案使用人員的意見和建議，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行不斷優(yōu)化。

（二）加大對檔案管理的軟硬件設施建設

過去的檔案多主要是紙質資料，這就為檔案搜集、保存以及保護造成諸多麻煩。同時信息化的發(fā)展已經可以實現(xiàn)海量的數(shù)據通過電子錄入完成保存，而且占用極少的需的空間，對檔案的匯總和存儲的條件也沒有復雜的要求。這就需要事業(yè)單位配套出系統(tǒng)、功能完備、智能化操作的軟硬件設備。

（三）加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質培養(yǎng)

因為信息化落實到事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理的方式也將產生翻天覆地的變化，管理的范圍也在不斷延展，那么對檔案管理者能力的要求也隨之提高。事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的綜合素質的培養(yǎng)，檔案管理人員要能夠熟練進行電腦操作，具備專業(yè)的軟硬件技術知識，能高效的管理信息化后的所有檔案。事業(yè)單位還需重視對檔案管理人員工作態(tài)度的重視，同時對檔案管理者要定期進行專業(yè)能力的培訓和考核。

（四）重視檔案管理信息化系統(tǒng)的維護

檔案管理信息化建設是一個一發(fā)展的過程，需要事業(yè)單位檔案管理人員持續(xù)去更新、校準和，才能最大程度去發(fā)揮檔案管理信息化系統(tǒng)最佳的效果，尤其要特別注意數(shù)據庫的建設工作。首先，要精準地錄入檔案信息的數(shù)據資源，才能讓檔案管理信息化建設工作更有兼職；其次，一定要全面地錄入檔案信息資源，才能順利展開檔案管理信息化系統(tǒng)的后續(xù)維護；第三，要安排專業(yè)人員定期完成更新和數(shù)據校準工作，如此才能保障檔案管理信息化系統(tǒng)的精準真實可信和完整性，進一步推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設的發(fā)展。