辦公用品信息化管理模式

王芳 李紅

摘 要：傳統(tǒng)的辦公用品管理中，存在著諸多的浪費(fèi)現(xiàn)象，并且，單位一般也缺乏規(guī)范的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。公司可以通過(guò)限額的管理措施，以及完善的領(lǐng)用審批手續(xù)，并且引入辦公用品管理信息系統(tǒng)，為辦公用品的庫(kù)存管理建立電子賬單，力爭(zhēng)做到辦公用品管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、自動(dòng)化，最終實(shí)現(xiàn)物品利用率最大化，節(jié)約資源，控制運(yùn)行成本。

關(guān)鍵詞：辦公用品；管理信息系統(tǒng)；運(yùn)行成本

1.前言：在各個(gè)領(lǐng)域中，隨著精益化管理、信息化建設(shè)的應(yīng)用，單位內(nèi)辦公用品管理也逐漸成為企業(yè)節(jié)能降耗、壓縮成本的一個(gè)重點(diǎn)。但是，在大多數(shù)企業(yè)中，目前仍然采用原始的手工做賬形式。在當(dāng)今信息革命的浪潮中，顯然，傳統(tǒng)的記賬已經(jīng)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作流程的要要。因此，設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)一套適合辦公用品信息管理的系統(tǒng)，加強(qiáng)日常生活中，辦公用品使用各環(huán)節(jié)的嚴(yán)格管控，降低單位的管理費(fèi)用，并且，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)與分析，對(duì)于提高辦公效率，規(guī)范辦公用品的管理，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2. 辦公用品使用及管理的現(xiàn)狀分析：

通過(guò)對(duì)單位辦公用品管理及使用情況進(jìn)行調(diào)研與分析，了解到關(guān)于員工在日常辦公用品的使用方面態(tài)度、日常管理以及審批的模式均存在著很多問(wèn)題，隨著時(shí)間的加長(zhǎng)，辦公用品的浪費(fèi)也越來(lái)越多。調(diào)查顯示，由于很多員工從來(lái)不關(guān)注辦公用品使用情況。因此，在日常辦公中，就存在著各種浪費(fèi)以及不必要的損耗，同時(shí)，由于辦公用品領(lǐng)用制度的不完善、管理制度不規(guī)范、懲罰制度不明確，這就讓很多人鉆了空子等。

最為突出的一方面，就是紙張的使用存在巨大的浪費(fèi)。雖然當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得網(wǎng)上辦公越來(lái)越方便，然而，無(wú)紙化辦公依然在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公，在一些會(huì)議的場(chǎng)合，還要將文件打印出來(lái)，人手一份，在大型會(huì)議的場(chǎng)合更是需要準(zhǔn)備多份，但是，紙質(zhì)的文件在使用過(guò)后，通常不會(huì)進(jìn)行回收重復(fù)的利用，這樣就導(dǎo)致每年存在大量的紙張浪費(fèi)。而且，在文檔的修改或調(diào)整中，往往就會(huì)因?yàn)橹挥幸粋€(gè)錯(cuò)字，就廢棄所有打印好的文件，并且，這類(lèi)文件基本都是單面使用，這就對(duì)辦公資源造成極大的浪費(fèi)。傳統(tǒng)的鋼筆、圓珠筆由簽字筆所替代，中性筆通?？梢愿鼡Q筆芯繼續(xù)使用，但是也很少有人愿意去更換。大多數(shù)是由于沒(méi)有這樣的意識(shí)，多數(shù)員工都是直接領(lǐng)取簽字筆，卻很少有人領(lǐng)取筆芯，所以，基本上不去更換，小的浪費(fèi)積少則成多，最終使得辦公用品的浪費(fèi)問(wèn)題也逐漸的浮出水面。其次，大多數(shù)單位也沒(méi)有規(guī)范的辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了單位辦公用品費(fèi)用支出不固定，不斷地出現(xiàn)新的需求，導(dǎo)致辦公費(fèi)用也不斷增加，同時(shí)，也使得企業(yè)的管理成本有所增加。

3.應(yīng)對(duì)措施及建議：

隨著許多單位信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的使用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理勢(shì)在必行，單位通過(guò)引入辦公用品管理的信息系統(tǒng)，能夠增強(qiáng)辦公用品在各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管，并且大大的提高辦公用品工作的管理效率，從而提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)精益化管理。做到節(jié)省了人力物力，減輕了員工手工處理辦公用品的工作負(fù)擔(dān)，最終也必將產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

（1）限額管理：通過(guò)對(duì)以往使用量的分析，把每個(gè)人員工在一定時(shí)期內(nèi)使用的辦公用品進(jìn)行定額化或定量化，并且引入領(lǐng)用次數(shù)，以及領(lǐng)取總量的限額管理模式，對(duì)領(lǐng)取頻率高的物資，設(shè)置部門(mén)領(lǐng)取的最高限額。使得每個(gè)人從思想上認(rèn)識(shí)到辦公用品的浪費(fèi)的問(wèn)題，可以真正做到相互監(jiān)督，這樣就可以彌補(bǔ)辦公用品管理上的缺失。

（2）完善領(lǐng)用審批手續(xù)：針對(duì)不同的用戶，可以給予不同的權(quán)限，系統(tǒng)上的審批手續(xù)要更加嚴(yán)格、規(guī)范，減少隨意領(lǐng)用和重復(fù)領(lǐng)用。由于系統(tǒng)和庫(kù)存量的關(guān)聯(lián)，也將有效的減少無(wú)效領(lǐng)用的發(fā)生。

（3）建立辦公用品庫(kù)存管理電子賬單：辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)取情況均錄入系統(tǒng)，并且生成報(bào)表，這樣更容易對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，調(diào)整管理的思路?？梢灾庇^看到庫(kù)存現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公用品余額信息進(jìn)行查詢，并實(shí)時(shí)更新庫(kù)存情況，領(lǐng)用缺貨時(shí)形成缺貨登記表，明確采購(gòu)的內(nèi)容，有利于保持最優(yōu)庫(kù)存。

4.辦公用品管理信息系統(tǒng)主要功能模塊：

主要實(shí)現(xiàn)功能包括以下幾個(gè)方面：物品的入庫(kù)信息管理，物品的領(lǐng)取信息管理，出庫(kù)信息管理以及查詢庫(kù)存信息。

（1）基本信息的管理功能：對(duì)人員、機(jī)構(gòu)信息以及權(quán)限設(shè)置，辦公用品基本信息的查詢、添加、刪除和修改功能，根據(jù)所需要實(shí)現(xiàn)的，適當(dāng)?shù)奶砑踊蛐薷男吞?hào)規(guī)格等信息。同時(shí)，維護(hù)部門(mén)及人員相關(guān)信息，把各部門(mén)領(lǐng)用限額進(jìn)行體現(xiàn)。對(duì)用戶管理、日志管理等信息進(jìn)行管理與維護(hù)，并能夠進(jìn)行對(duì)應(yīng)的權(quán)限管理及數(shù)據(jù)備份。

（2）入庫(kù)及庫(kù)存管理功能：把辦公用品進(jìn)行分類(lèi)并登記入庫(kù)，就可以隨時(shí)的查詢?nèi)霂?kù)辦公用品的基本信息資料。根據(jù)入庫(kù)的信息、領(lǐng)用的信息，自動(dòng)更新辦公用品的庫(kù)存數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)存情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控。當(dāng)庫(kù)存不足的時(shí)候，生成缺貨單或采購(gòu)單，以便管理員能夠根據(jù)缺貨單采購(gòu)商品。

（3）辦公用品出庫(kù)領(lǐng)用功能：部門(mén)的內(nèi)勤可以根據(jù)自己的需求，申請(qǐng)使用單位的辦公用品。同時(shí)，對(duì)所需的物品申請(qǐng)表進(jìn)行修改，無(wú)法領(lǐng)用的生成缺貨登記表；部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)使用領(lǐng)用管理界面對(duì)辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審批，就可以查看所需要領(lǐng)用的辦公用品品類(lèi)信息以及庫(kù)存的信息，然后對(duì)是否領(lǐng)用給予批示；庫(kù)房管理員可以添加、修改、刪除、查詢辦公用品的出庫(kù)信息。除了根據(jù)用戶權(quán)限限制品種，還要限制申請(qǐng)的數(shù)量。

（4）辦公用品查詢及報(bào)表功能：系統(tǒng)的用戶能設(shè)定某個(gè)條件查詢一類(lèi)或者某種產(chǎn)品庫(kù)存情況，并生成按部門(mén)、人員或辦公用品名稱排布的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。在統(tǒng)計(jì)和查詢方面能夠支持單一條件查詢、多個(gè)條件組合查詢、模糊查詢和精確查詢四種方式。

5.結(jié)束語(yǔ)：

辦公用品的管理作為資產(chǎn)管理的一個(gè)重要的組成部分，如果對(duì)辦公用品進(jìn)行有效的管理，就能夠使物品利用率最大化，節(jié)約資源，控制管理的成本。利用計(jì)算機(jī)來(lái)代替人工處理一些重復(fù)而且工作量大的工作，這樣不僅可以節(jié)約人力和資源成本，而且還能提高整個(gè)辦公用品管理工作的透明度，便于對(duì)辦公的監(jiān)管和監(jiān)督。從而使管理者使用更加便捷、數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、獲取更加及時(shí)，使其更規(guī)范化、科學(xué)化、人性化、網(wǎng)絡(luò)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]周燦.關(guān)于辦公用品管理現(xiàn)狀及措施的探討[J].對(duì)策建議.2015（11）