以活動策劃與實施為抓手 提高文秘學生綜合能力

現(xiàn)代企業(yè)所需的文秘人才是具有綜合能力的復合型文秘人才。然而，在專業(yè)教學中往往達不到預想的效果，因為缺乏真實的工作情境，學生無法進入“準秘書”的角色狀態(tài)；在企業(yè)實踐時存在諸多困難，一家企業(yè)往往只接收兩三名文秘學生，而且學生很多時候從事打字、跑腿、整理資料等基礎(chǔ)事務，無法參與到關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對真正職業(yè)能力的培養(yǎng)幫助甚微。筆者此次依托訪問工程師項目進行探索，認為活動策劃與實施可以作為提高文秘學生綜合能力的很好的抓手，活動策劃公司可以作為文秘專業(yè)很好的實訓合作單位。活動策劃與執(zhí)行能力是秘書一項重要的職業(yè)能力，而且這一能力較為全面地涵蓋了秘書文稿擬寫能力、溝通協(xié)調(diào)能力、組織能力、市場調(diào)研能力、統(tǒng)籌全局能力等多項核心職業(yè)能力，能有效提高文秘學生的綜合職業(yè)能力。

一、活動組織與服務標準化流程

通過實踐經(jīng)驗總結(jié)、同行交流、文獻參考等，擬定了活動組織與服務的標準化流程，供學生實踐時參考。

（一）活動策劃流程。1.活動立項：考慮舉辦本次活動的必要性，明確活動的目的和意義。2.經(jīng)費預算：確定活動的預算，有多少錢辦多大的事。3.客戶需求：把握客戶需求，可以直接詢問；有時客戶無法準確清楚地表達需求，需要策劃人員耳聽六路，眼觀八方，進行分析思考。4.前期調(diào)研：調(diào)查工作是很多大型活動策劃與組織的基礎(chǔ)，一般包括活動主體自身實際調(diào)研和活動目標對象調(diào)研。5.可行性研究：進行SWOT分析，進行可行性研究，研究范圍包括大型活動的社會適應性，財力適應性、效益的可行性、應急能力的適應性。6.構(gòu)思謀劃：根據(jù)前面信息，進行活動整合，活動創(chuàng)作，是創(chuàng)造性思維的過程。7.方案確認：方案和報價得到客戶的確認，然后成立活動籌備小組,確定本次活動的總負責人，并將每一項工作確定負責人。

（二）場地布置流程。1.橫幅：確定橫幅上的標語，并懸掛到位。2.氣球：明確氣球的數(shù)量、大小、顏色要求等，并懸掛到位。3.花籃：明確花籃的數(shù)量、大小、標語并擺放到位。4.地毯：明確地毯的大小、顏色，并擺放到位。5.氣拱門：擬定標語，確定款式、尺寸，并擺放到位。6.舞臺：設(shè)計舞臺背景，懸掛橫幅，準備道具。7.主席臺：確定就座人員，安排好座次，制作并擺放名簽，鋪上桌布，準備花飾、茶水，合理擺放話筒，設(shè)置講臺。8.觀眾席：劃分區(qū)域，安排座位。9.鮮花：購買鮮花、擺放到位。10.燈光音響：調(diào)試話筒效果，背景音樂，燈光效果。

（三）嘉賓接待流程。1.邀請嘉賓：確定活動名稱、活動流程、時間、地點、參加人、要求等事宜，確定邀請嘉賓名單，印制請柬、邀請函，擬訂嘉賓講話或發(fā)言稿，發(fā)送請柬、邀請函，確定嘉賓名單。2.聘請禮儀人員：明確對禮儀人員的要求、數(shù)量，明確崗位分工如門崗、廊崗、貴賓室服務、貴賓室簽到、主席臺服務、發(fā)獎引導、迎送服務，確定禮儀服裝，確定禮儀酬勞，活動前進行實地演習。3.勘察現(xiàn)場：實地勘察活動現(xiàn)場，確定貴賓室及賓客行走路線，安排接待崗位及人員，落實貴賓室飲水用具，落實簽到用具，貴賓室內(nèi)碼放會議材料。4.準備座簽：打印和制作座簽，按順序發(fā)放，收存留用。5.準備簽到：購置簽到簿、簽到筆，專人現(xiàn)場負責指引簽到。6.現(xiàn)場接待：活動現(xiàn)場迎接嘉賓入貴賓室，在貴賓室里安排嘉賓休息候場。7.選送禮品：購置禮品，將禮品碼放適宜位置，發(fā)放禮品，直接在門口分發(fā)、在貴賓室分發(fā)、在進餐時分發(fā)。8.引領(lǐng)入場：引領(lǐng)嘉賓進入會場坐席，引領(lǐng)領(lǐng)導到主席臺就座，引領(lǐng)嘉賓發(fā)放獎狀、證書，陪同或引領(lǐng)嘉賓進餐，引領(lǐng)領(lǐng)導與演員或工作人員合影。9.送別嘉賓：安排車輛提前到崗，直接將嘉賓送上車，交代行駛路線，活動后與領(lǐng)導聯(lián)系交辦、指示及其他需落實的事宜。

（四）材料準備流程。1.確定會議材料內(nèi)容：擬定會議議程、確定發(fā)放的文件。2.擬寫會議文件材料：明確寫作人員；召開專題會議，明確寫作指導思想、思路，確定框架；集中寫作、召開專題會議，修改稿件、修改、定稿。3.印制會議文件材料：印刷、裝訂會議文件材料，材料裝袋，運送文件材料到活動指定地點。4.分放會議文件材料：貴賓室擺放、擺放主席臺、發(fā)放參會人員、收集、運送剩余文件材料、收存剩余文件資料。

（五）新聞宣傳流程。1.前期安排：擬定宣傳方案、明確宣傳范圍、主題、時間、內(nèi)容、經(jīng)費等；與媒體進行前期溝通；明確宣傳效果。2.現(xiàn)場接待：提供相關(guān)材料。3.后期跟蹤：樣報、視頻光盤等提交歸檔。

（六）后勤保障流程。1.用水：需要確定人數(shù)、確定擺放地點、擺放形式、購買礦泉水、購買茶葉、茶杯、面巾紙，保證開水的數(shù)量。2.用餐：食堂用餐或自助餐時，需要統(tǒng)計用餐人數(shù)，印制餐票，確定發(fā)放形式，指派發(fā)放人，發(fā)放餐票；飯店用餐時需要確定餐標、根據(jù)會議規(guī)模級別指定菜譜、請示領(lǐng)導調(diào)整菜譜、根據(jù)最終結(jié)果落實餐標、落實用餐時間，安排用餐座次，安排領(lǐng)導餐桌。3.住宿：定人數(shù)，分配房間、安排車輛，去往住宿地點，確定并公布工作人員房間，發(fā)放鑰匙、回收鑰匙。4.用車：落實用車數(shù)量，明確發(fā)車時間、發(fā)車地點，指派每輛車負責人，安排人員乘車。

（七）安全保衛(wèi)流程。1.消防方面：活動前對場地進行消防檢查，確保消防設(shè)備處于正常使用狀態(tài)，消防通道暢通無阻，活動場所進行嚴格管理，禁止在場內(nèi)吸煙、動用明火。2.秩序方面：引導觀眾入場，維護活動或會議秩序，活動開始后，在各門備勤。3.交通方面：對活動場所周邊交通管制，預留車位，根據(jù)不同人員類別，引導車輛停放。

（八）效果評估流程。1.既定目標是否達到：將實際達到目標與原定計劃進行比較，找出差距表現(xiàn)在哪些方面，原因何在，需要采取何種措施進行補救。2.花費經(jīng)費是否與預算相符：計算舉辦本次活動所花費的人力、物力、財力與計劃的預算是否相符。

二、以活動策劃與實施為抓手提高文秘學生綜合能力的教學實施方案

（一）課堂基礎(chǔ)教學。文秘專業(yè)開設(shè)的多門專業(yè)課程，如《專題活動策劃》《秘書理論與實務》《秘書寫作》《公關(guān)實務》《企業(yè)宣傳策劃》《調(diào)查工作實務》《攝影攝像》《創(chuàng)意思維方法》等，其教學內(nèi)容比較全面地涵蓋了活動策劃與實施過程中所需的基本理論與基本技能。在課堂教學中，引入企業(yè)案例進行案例教學，通過具體、典型的職業(yè)情景描述或錄像，引導學生進行觀察、反思和討論，鍛煉其分析問題和解決問題的能力，提高學生對理論知識的理解和掌握。另外，將學生放在模擬的工作環(huán)境中，要求根據(jù)實際工作的內(nèi)容完成具體工作任務，如《公關(guān)實務》課程采用了擬真式任務驅(qū)動教學，在學期之初會要求學生成立各類不同性質(zhì)的組織，建議以經(jīng)濟類組織為主，每個組織的學生人數(shù)一般為6-8人，可自由組合，教師在講授理論知識的基礎(chǔ)上讓學生進行公關(guān)活動方案擬寫訓練，在方案完成之后提交紙質(zhì)材料并用PPT的形式進行課堂展示，教師和學生組成的評估小組對整體方案和匯報情況進行評分，然后按照方案在教室進行布置模擬，檢驗方案的可行性。

（二）校內(nèi)仿真實踐。校內(nèi)仿真實踐是在前期各門課程教學的基礎(chǔ)上學生綜合職業(yè)能力的一個實踐應用，也是對課堂教學的必要補充，課堂教學因場地、材料所限，很難進行活動實施模擬演練，也很難鍛煉和培養(yǎng)學生如角色意識、工作過程中的人際交流與團隊合作等一些重要能力和素養(yǎng)，因此，必須深化實踐教學。具體做法是，依托文秘專業(yè)與傳媒專業(yè)共建的文化傳媒工作室，建立模擬工作環(huán)境，引入會務、慶典、會展、婚慶活動、企業(yè)營銷活動等企業(yè)真實的工作項目，學生簽約后以工作室員工的身份，各司其職進行崗位實踐，對外服務社會，對內(nèi)實訓教學。員工有長期聘用的留校畢業(yè)生，還有每批經(jīng)過考核篩選的15名左右在校學生。師生根據(jù)特長與興趣形成若干工作團隊，分工合作，學生由專業(yè)教師和外聘企業(yè)專家“師傅帶徒弟”的形式進行指導。工作室制定有較為完善的規(guī)章制度，包括考勤制度、考核制度、獎懲制度等，學生的工作成效采用教學評價體系和市場評價體系相結(jié)合，除給予教學評分外，還通過市場價值的實現(xiàn)給予精神獎勵和物質(zhì)獎勵。在完成工作項目的過程中，將生產(chǎn)經(jīng)營與研究性學習有機結(jié)合起來。

（三）校外實戰(zhàn)實踐。為實現(xiàn)與崗位的零距離對接，必須讓學生參與企業(yè)的實際工作中進行實戰(zhàn)。依托專業(yè)的《秘書實務實訓》課，在第二、三、四學期，學生利用課余時間到校內(nèi)各部門及合作企業(yè)頂崗實踐，參與各單位與秘書工作內(nèi)容相關(guān)的文書、接待、辦公自動化以及其他辦公室事務工作，包括參與各類活動、會議的組織與服務。其中安排一家活動策劃合作公司15名同學，參與客戶接待員、策劃師、活動執(zhí)行、協(xié)調(diào)員崗位工作，參與活動策劃與實施的全過程。活動前制定周密的實訓計劃，明確實訓內(nèi)容、實訓紀律、專業(yè)帶隊老師及企業(yè)指導老師職責、實訓安排及考核辦法等，并組織實訓動員大會；活動結(jié)束時組織座談會總結(jié)交流。實訓過程中，學生需要完成每學期不少于30次的工作量，需要在實訓手冊上記錄每次的工作內(nèi)容并請企業(yè)導師簽名，完成企業(yè)案例收集作業(yè)；專業(yè)帶隊老師實訓期間會走訪實訓單位，跟蹤實訓動態(tài)，及時解決問題，要求一學期不少于2次。與此同時，考慮到各實習部門人數(shù)有限，出現(xiàn)較大活動時會出現(xiàn)人手不足的情況，實訓前組建興趣小組，“文檔處理組”“策劃與寫作組”“調(diào)查工作組”“速錄小組”“禮儀與會務組”“檔案管理組”，各小組配備指導教師，相互協(xié)助。實訓進行定期輪崗，活動策劃公司4個崗位間一個月輪崗一次，一個學期結(jié)束根據(jù)實訓內(nèi)容以及反饋意見安排實訓單位之間的輪崗。實訓評價采用學校、企業(yè)雙導師制，企業(yè)導師從出勤、禮儀儀表、工作態(tài)度、工作能力、工作量五方面評分，占總分值70%，專業(yè)教師從實訓作業(yè)和實訓總結(jié)方面評分，占30%。

三、總結(jié)與效果評估

通過一系列由課堂理論教學、課內(nèi)實踐訓練到課外實踐，由校內(nèi)仿真實踐到校外企業(yè)實戰(zhàn)，學生熟悉了活動策劃組織的流程，掌握了活動策劃組織相關(guān)的寫作、策劃、調(diào)查、溝通等職業(yè)技能，豐富了工作經(jīng)驗和處事經(jīng)驗，切實提高了綜合職業(yè)能力。另一方面，通過實踐，學生認清了自身的不足，激發(fā)了學習興趣，提高了學習的自覺性，專業(yè)學習風氣顯著改觀。

盡管在整個教學方案實施過程中依然存在如與企業(yè)導師的溝通與配合，實訓學生管理的有效性等許多值得日后改進的地方，盡管整個教學方案也還有待進一步完善，但是可以看到，以活動策劃與實施為抓手提高文秘學生的綜合能力無疑是一種極具效果的文秘人才培養(yǎng)方式。