“互聯(lián)網(wǎng)+”時代大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新

文/保山市昌寧縣人力資源開發(fā)服務(wù)中心 段竹芳

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的同時，科學(xué)技術(shù)水平顯著提升，我國社會的信息化程度不斷加深。在這一環(huán)境下，人們需要及時改變傳統(tǒng)的思維模式，加大對先進科學(xué)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，特別是隨著人們對信息資源需求的加大，高校更加需要做好檔案管理工作，發(fā)揮出有效價值。筆者主要是針對當(dāng)前在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下高校檔案管理工作中存在的問題，依據(jù)采取的改進措施進行詳細(xì)的分析和探析，對提高高校檔案管理水平和價值，提高其網(wǎng)絡(luò)化程度，適應(yīng)社會需求發(fā)展具有重要的意義和作用。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代實現(xiàn)檔案管理信息化的必要性

傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)為主。這些檔案一般都是由不同的單位或部門進行收集和整理，然后存放在檔案館。如果想要查閱資料只能是上門查詢，檔案館對于檔案只負(fù)責(zé)歸檔和存放，查閱者要想從繁多的資料中找到自己需要的部分，勢必會浪費很多的時間，而且資料也不一定是最齊全的，不會達到預(yù)期的效果。當(dāng)今社會，互聯(lián)網(wǎng)已進入到普通的家庭里，如果檔案服務(wù)充分將互聯(lián)網(wǎng)自身的優(yōu)勢應(yīng)用在檔案資料的整理、收集及快速查閱上。那么我們?nèi)魏稳嗽谌魏螘r候都可以通過網(wǎng)絡(luò)來查詢自己所需要的資料，不用再受時間和地域的限制，方便快捷。互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理帶來巨大挑戰(zhàn)，也給互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理帶來了新的壓力與挑戰(zhàn)。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理信息化的難點

在互聯(lián)網(wǎng)時代實現(xiàn)檔案的信息化管理，需要檔案工作者把信息資料準(zhǔn)確、迅速地錄入電腦，并及時通過網(wǎng)絡(luò)進行發(fā)布，以便民眾可以及時快速地獲取自己所需要的信息。但這一過程存在很多的問題。

（一）重視程度不夠。檔案信息化管理，對檔案管理者的自身素質(zhì)也提出了更高的要求，要求檔案管理人員既具有檔案管理知識又具備計算機業(yè)務(wù)水平，還需要投入大量的人力、物力、財力，而檔案工作往往在一些部門始終排在各項工作的末位，得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，使得檔案信息化管理工作出現(xiàn)應(yīng)付的局面。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案信息化管理要求檔案管理人員具備更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，但以往的檔案管理人員都習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作思路、工作方式和工作經(jīng)驗，通常不能及時進行知識更新，使得業(yè)務(wù)水平得不到提高，也使檔案管理信息化發(fā)揮不出應(yīng)有的作用。

（三）無法確保檔案的完整性和真實性。檔案存檔為以后的工作服務(wù)，最重要的就是需要保證它的完整性與真實性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)性的檔案可以檢查是否有人為修改的痕跡來明確其真實性與完整性。而電子檔案要存入電腦，沒有人為的筆跡所在，如果輸入錯誤或者進行修改刪除，是識別不出來的，也就無法保證它的完整性和真實性。

（四）在網(wǎng)絡(luò)中存在安全隱患。在互聯(lián)網(wǎng)中影響檔案管理安全的因素很多，比如：病毒、黑客等等，病毒往往通過郵件、U盤等媒介進行傳播，入侵到檔案管理系統(tǒng)，對檔案資料造成危害。黑客常常通過木馬病毒來控制電腦，對檔案數(shù)據(jù)進行篡改或者盜取某些信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，病毒也在不斷出現(xiàn)，使得檔案管理在傳輸、接收、保存等安全方面的問題異常突出。

（五）對硬件要求較高。傳統(tǒng)的電子文檔一般通過紙質(zhì)媒介保存，而電子檔案文檔的信息內(nèi)容越來越豐富，種類也越來越多樣，它不但需要相應(yīng)的硬件設(shè)備做基礎(chǔ)來支持，還需要一個系統(tǒng)性的管理程序。才可以有效地將其保存在數(shù)據(jù)庫里，發(fā)揮其作用。

（六）電子檔案的永久性存儲存在困難。電子檔案在平時的運用當(dāng)中存在很大的隨意性，由于互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客或者管理人員的不注意等，會造成電子檔案的遺失或者信息的不完整，并且電子檔案在管理上并沒有一套完整的規(guī)范體系，這樣就給電子檔案的永久性保存帶來很大困難。

三、利用互聯(lián)網(wǎng)加強檔案管理工作

（一）提高對檔案管理工作的重視。在互聯(lián)網(wǎng)時代，要想真正意義上加強檔案管理工作，就必須加大對檔案管理工作的重視?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，各部門之間應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)對提高檔案管理工作的重視程度直接影響管理工作，檔案管理工作看成是大學(xué)生發(fā)展的核心，檔案管理人員應(yīng)積極發(fā)揮自身職能，提高自身對檔案管理工作的重視，各部門除了做好對檔案管理工作的嚴(yán)格要求，努力積極推動檔案管理工作進一步發(fā)展外，還應(yīng)具備相應(yīng)的職業(yè)責(zé)任感、擔(dān)當(dāng)感。

（二）提高現(xiàn)代化檔案管理工作。在重視管理的基礎(chǔ)上還要加大管理工作的投資力，要求做到科學(xué)，要能全面反映事業(yè)單位的發(fā)展情況，真實透露大學(xué)生的數(shù)據(jù)信息。打造一個現(xiàn)代化檔案管理工作模式，是指無法在可承受的時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行操作。當(dāng)然，提高對檔案管理工作的重視不僅僅是學(xué)校處理的數(shù)據(jù)集合。還有充分利用大數(shù)據(jù)有利于幫助人們掌握龐大的數(shù)據(jù)，還需要領(lǐng)導(dǎo)者和基層人員的共同努力，就檔案管理工作而言，還能有效提高工作效率。

（三）加強檔案管理資源建設(shè)。有關(guān)部門在進行檔案管理工作時一定要清楚地認(rèn)識檔案管理的意義，檔案管理的核心價值就是對檔案進行收集、整理和歸檔。檔案資料收集要求具備可靠性，在加強檔案資料的有效收集時，還要對其進行整理歸類，規(guī)范的檔案管理工作是后續(xù)工作有序進展的前提，要建立完善的檔案管理環(huán)境，增加數(shù)字檔案。對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)這一層的檔案管理工作也要加強，可以從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完善，加大網(wǎng)絡(luò)管理。學(xué)校的相關(guān)人士對檔案管理工作認(rèn)識較淺，對檔案管理工作一度處于形式化的狀態(tài)，認(rèn)為這就是一個過程，沒有實際意義，以至于產(chǎn)生敷衍的現(xiàn)象，這導(dǎo)致在檔案管理工作中形成不嚴(yán)格甚至是缺乏監(jiān)督，使檔案管理工作開展不嚴(yán)密，沒有發(fā)揮其真正意義。

（四）檔案管理機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施及計算機設(shè)備完善。檔案管理設(shè)備的完善，可以有效地提高工作人員的工作效率。提升工作人員的服務(wù)質(zhì)量，以此更好地為檔案管理工作服務(wù)。取得良好的工作業(yè)績。為使檔案管理工作更加有章可循，需要注意：檔案管理工作的加強是多方面的，但其中最關(guān)鍵的就是對管理工作的重視、增強現(xiàn)代化管理制度、數(shù)字設(shè)備、技術(shù)等建設(shè)等，處于互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案行業(yè)的增多，檔案的種類也在呈多樣化發(fā)展趨勢，這不僅增大了監(jiān)管部門的負(fù)擔(dān)，還引起一些社會矛盾等。

（五）建立相關(guān)檔案管理法律。對檔案管理工作的加強就需要有嚴(yán)格的監(jiān)管制度，建立健全的法律制度是實現(xiàn)檔案管理工作有效進行的重要措施之一。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進和管理工作的開展必須有效結(jié)合各個方面。只有做好各個方面的工作，才能切實解決目前我國檔案管理工作中存在的問題，真正意義上提高我國檔案管理工作效率。

四、結(jié)束語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)＋”影響下，很多傳統(tǒng)行業(yè)拓寬了發(fā)展思路，更新了運營、管理理念，取得了良好的效果。高校作為培養(yǎng)人才的重要機構(gòu)，更應(yīng)在“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代注重學(xué)生管理工作創(chuàng)新，探討有效的管理方法，為教學(xué)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。對“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代背景下高校學(xué)生管理工作創(chuàng)新進行探討，為“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代高校學(xué)生管理工作的實施提供新的思路。