在檔案管理中人事檔案審核的應用

文/洮南市勞動保障事務所 曲靜

檔案的建立是人力資源管理中的一個環(huán)節(jié)，尤其是對國有企業(yè)來說，可以幫助管理人員全面掌握員工生活和工作的基本情況，從而幫助企業(yè)更好地進行人員的選拔、招募和培訓工作，促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

一、人事檔案審核的具體內容

人事檔案所包含的內容比較多，這使得檔案審核工作的內容也相應地有所增加，不過從具體的工作來看，可以將審核工作的內容概括為以下幾點：

首先對人事檔案中的材料進行審核，保證檔案的完整性、全面性。同時還要對檔案內的相應內容進行審核，確保檔案的真實性。

其次，審核人事檔案的辦理手續(xù)是否齊全。再次，對檔案的裝訂情況進行審核，保證檔案內容的連續(xù)性，避免裝錯、漏裝等情況的出現(xiàn)。然后對檔案的整理情況進行審核，確保其符合國家的標準要求。

最后，對檔案中的內容進行審核，如果發(fā)現(xiàn)檔案中存在缺漏的情況，要及時通知相關人員進行材料的補齊，保證檔案的完整性。

二、人事檔案審核的作用

人事檔案對人資管理工作的開展以及企業(yè)事業(yè)單位有著重要的作用，其具體內容為：

（一）人事檔案是用人單位進行人員考核的重要憑證，也是了解人員自身能力的基礎。

（二）人事檔案是提升個人待遇，澄清自身問題的關鍵。1.人事檔案可以為人資管理工作提供重要的依據(jù)，是幫助企業(yè)進行人員開發(fā)的重要手段。2.人事檔案與民生以及保險工作的開展有著密切的聯(lián)系。所以，加強人事檔案的審核工作，是保證檔案真實性，提升檔案管理水平的重要措施。首先，加強人事檔案的審核工作，可以有效地確保人事檔案的保密性，提升管理人員查閱和了解檔案資料的便利性。其次，加強人事檔案的審核工作，對保護檔案內相關人員有著重要的作用。在整理完人事檔案之后，加強其保管的措施和效率，可以確保檔案的安全性、完整性，減少資料泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。再次，人事檔案的審核工作對于人事檔案信息統(tǒng)計工作的提升有著推動作用。特別是在企事業(yè)單位內，對加強檔案信息統(tǒng)計管理的效果有著直觀的影響。最后，人事檔案審核工作，可以提升檔案審核人員的綜合素質能力，促進檔案管理工作的有效開展。

三、提升人事檔案審核效率的方式

（一）提升人事檔案審核工作的重視情況。只有重視人事檔案審核工作，才可以有效地加強檔案管理的效率，促進管理工作的順利進行。同時在工作過程中，應定期開展檔案審核工作，并安排專業(yè)人員對審核的情況進行嚴格的監(jiān)督和管理，確保審核工作的效率。另外，加大檔案審核工作中資金的投放力度，增加審核工作中資源的使用效率。除此之外，還應結合現(xiàn)今的先進技術，建立完善的人事檔案信息管理平臺，提升人事檔案審核工作的效率和質量，保證審核工作的正常進行。在人事檔案管理工作中，對于存在資料缺失情況的檔案進行統(tǒng)計，找出缺失原因，盡可能通知相關人員進行材料補齊。工作人員可以先對缺失的原文件進行找尋，如果找不到可以先使用具有相同作用或者內容的材料進行填補，不過在填補過程中，切記不可將文件內的內容進行私自的更改，以免影響資料的真實性。

（二）對檔案資料的真實性進行鑒定。人事檔案中的內容相對比較久遠，不過卻具有一定的價值，所以要對人事檔案中資料的真實性進行細致的檢查，保證內容的真實性，進而為提升管理工作的水平和效率奠定基礎。同時加強人事檔案相關資料的真實性，這對于人事檔案功效的發(fā)揮、自身利益的實現(xiàn)都有著重要的作用。因此，加強人事檔案資料真實性的審核工作是十分必要的。

（三）提升檔案管理的標準性、合法性。首先，只有保證人事檔案內容的完整性和真實性，才可以有效地提升人事檔案的利用效率。其次，在進行人事檔案管理工作時，需要對新提交的檔案資料進行嚴格的審核和管控工作，從而確保提交材料的標準性和有效性。這種情況下則需要進行細節(jié)的審核,并對人事檔案進行初審以及復核,并且要嚴格地執(zhí)行相關審核管理的標準以及規(guī)范。不過在進行審核工作之前，需要對相關人員進行合理的培訓和教育，提升審核人員的綜合素質,避免由于人為因素造成審核的錯誤,影響人事檔案管理工作的開展。

四、要為檔案管理培養(yǎng)過硬的專業(yè)技術人才

（一）加強人員培訓。提高檔案管理人員的政策水平，人員的人事檔案管理，提高工作質量。人事資料負責人要更新知識，把握現(xiàn)代工作的手段，同時不斷理解人事制度改革的進展情況，提高自己的業(yè)務素質和專業(yè)水平，適當?shù)貫橐笳咛峁┤轿坏姆铡?/p>

（二）提高檔案工作者的專業(yè)工作技能。檔案信息、人事管理系統(tǒng)等專業(yè)管理軟件的維護、使用、文件信息的電腦輸入、檢查等都是所有現(xiàn)代文件管理者所需要的技能。提高人事文件管理者的能力，通過訓練、學習等方法掌握專業(yè)技能。根據(jù)本單位人事管理工作的實際，研究適合本單位自身特色的文件管理方法，不斷地開拓本單位人事文件管理工作的新局面。

五、總結

總而言之，為了提升人事檔案管理工作的質量和效率，就需要加強對人事檔案審核工作的力度，確保人事檔案相關資料的完整性、真實性。同時還要加強審核人員對審核工作的重視程度，并利用有效的審核方式提升審核的效果。