新形勢(shì)下油田檔案管理信息化建設(shè)研究

文/新疆油田公司檔案中心 朱榮

在新形勢(shì)下，企業(yè)對(duì)于信息化的具體應(yīng)用決定著企業(yè)綜合發(fā)展的速度。檔案管理信息化即是企業(yè)應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的具體改變。油田企業(yè)的檔案資料數(shù)量巨大且種類(lèi)繁多，而且數(shù)量逐漸遞增。企業(yè)內(nèi)部查詢、使用、管理都非常艱難，如何將油田檔案實(shí)現(xiàn)信息化是本文重點(diǎn)研究的主要問(wèn)題。

一、我國(guó)整體油田檔案管理近況

以往，我國(guó)油田企業(yè)的檔案管理模式以人工管理為主。當(dāng)需要查閱相關(guān)檔案資料時(shí)，先去查閱檔案管理目錄，從目錄中查找到相關(guān)檔案，之后再依據(jù)具體特征去檔案室翻閱。整體過(guò)程繁瑣復(fù)雜，消耗巨量的時(shí)間與精力，工作效率極低。且實(shí)體檔案具有唯一性，外借查閱之后他人無(wú)法再使用，如若丟失或造成損壞則無(wú)法彌補(bǔ)。這種檔案管理模式弊端明顯，管理人員工作量過(guò)大，借閱查詢資料整體過(guò)程繁瑣，很大程度上限制了整體檔案資料的價(jià)值發(fā)揮，內(nèi)部人員工作效率低下，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)日常運(yùn)行受到一定的阻礙。

二、新形勢(shì)下油田檔案管理信息化發(fā)展對(duì)策

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)信息化檔案管理模式意識(shí)。為保證實(shí)現(xiàn)建設(shè)檔案管理信息化，首先讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到油田檔案管理從人工模式轉(zhuǎn)向信息化模式的必要性和積極作用。這也就要求油田企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)常提升自身知識(shí)儲(chǔ)備與綜合能力，對(duì)于信息化知識(shí)具備一定了解，是推動(dòng)油田檔案信息化的第一步。企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)其具備熟練的信息化管理綜合技能。

（二）加大對(duì)于管理設(shè)施的投入。在新形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化已然成為必然趨勢(shì)。而我國(guó)油田企業(yè)的檔案庫(kù)房條件嚴(yán)重落后且存在一定的安全隱患，絕大多數(shù)庫(kù)房建設(shè)不符合規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施老化嚴(yán)重，甚至個(gè)別庫(kù)房都沒(méi)有搭建監(jiān)控系統(tǒng)。依靠現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)根本不可能，油田企業(yè)必須加大資金投入，購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的硬件軟件設(shè)施，為整體檔案信息化打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。進(jìn)行專(zhuān)業(yè)軟件的購(gòu)置時(shí)，讓軟件開(kāi)發(fā)者針對(duì)企業(yè)自身的實(shí)際情況研發(fā)專(zhuān)用的管理軟件，滿足日常管理的所有特定需求，保證檔案管理信息化的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。制定嚴(yán)格的部門(mén)職責(zé)與設(shè)備使用管理制度，責(zé)任細(xì)化至個(gè)人，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任感；定期為設(shè)備進(jìn)行檢修維護(hù)，保障檔案管理部門(mén)的正常運(yùn)作。

（三）積極完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員年齡比例失調(diào)，老齡化問(wèn)題嚴(yán)重，整體隊(duì)伍知識(shí)缺乏，能力不足，專(zhuān)業(yè)化程度不夠等問(wèn)題異常明顯。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)，某局檔案館一共有22名員工，50歲以上人員15人，3年內(nèi)退休人數(shù)7人，達(dá)到隊(duì)伍總數(shù)的三分之一。能熟練使用電腦者寥寥無(wú)幾，對(duì)于電子檔案、聲像檔案、外部市場(chǎng)檔案和實(shí)物檔案的管理準(zhǔn)則不熟悉，整體工作運(yùn)行已十分艱難，急迫需要完善管理人員隊(duì)伍建設(shè)。針對(duì)于此，油田企業(yè)應(yīng)選擇專(zhuān)業(yè)院校引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，充實(shí)管理人員隊(duì)伍。在入職前進(jìn)行高強(qiáng)度的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使其具備一定的檔案管理能力與經(jīng)驗(yàn)。挑選其中能力較強(qiáng)者擔(dān)任小組組長(zhǎng)，管理各自組員。形成部門(mén)干部領(lǐng)導(dǎo)各小組，小組組長(zhǎng)帶領(lǐng)崗位人員的多層結(jié)構(gòu)模式。對(duì)于內(nèi)部表現(xiàn)良好的年輕干部，定期參加綜合業(yè)務(wù)的培訓(xùn)課程，致力于建設(shè)一支高能力、高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。注重培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)其具備良好的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。唯有如此，才能在工作實(shí)踐中更好地完成崗位工作任務(wù)，最大程度地發(fā)揮檔案資料的作用，為企業(yè)內(nèi)部員工提供便捷，加快整體工作的進(jìn)展，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（四）提高檔案整體的安全性。油田檔案的安全性問(wèn)題與信息化建設(shè)緊密相連，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵絕密檔案的存儲(chǔ)，日常使用時(shí)的安全問(wèn)題必須高度重視。不少油田企業(yè)檔案館甚至沒(méi)有監(jiān)控設(shè)備，責(zé)任劃分不明確，日常使用制度不完善。對(duì)于辦公室終端設(shè)立識(shí)別設(shè)備，確保打開(kāi)檔案系統(tǒng)的是管理人員或有權(quán)限的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)；設(shè)立門(mén)禁系統(tǒng)，對(duì)于出入檔案館人員嚴(yán)格把控；完善檔案館監(jiān)控設(shè)施，保證內(nèi)外部監(jiān)控地點(diǎn)無(wú)死角、無(wú)盲區(qū)。進(jìn)而杜絕檔案丟失、盜竊等安全問(wèn)題的發(fā)生，提高檔案整體的安全性。

三、結(jié)論

全面建設(shè)信息化的油田檔案管理模式是實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的重要核心，但實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化并非一朝一夕可以完成的。首先各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化的重要性有著深刻的認(rèn)知，肯定并實(shí)踐具體行為，企業(yè)內(nèi)部從上至下對(duì)檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的執(zhí)行力，為全面建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。加大資金的投入，購(gòu)置相應(yīng)的軟件、硬件設(shè)備，完善企業(yè)檔案館的整體建設(shè)。積極引進(jìn)并培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員，建立一支高能力高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，構(gòu)筑多層次管理結(jié)構(gòu)模式，滿足企業(yè)對(duì)于管理人員的需求。提高企業(yè)內(nèi)部檔案的安全性，保證企業(yè)資源不外泄，不丟失。進(jìn)而提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)信息化管理的早日實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。