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      煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化探析

      2018-11-24 16:41:21陜西省煤田物探測繪有限公司劉春棉
      辦公室業(yè)務(wù) 2018年14期
      關(guān)鍵詞:煤田檔案管理信息化

      文/陜西省煤田物探測繪有限公司 劉春棉

      在網(wǎng)絡(luò)信息時代,建立信息化檔案管理機制,對于提高檔案管理效率,優(yōu)化管理環(huán)境,具有重要的現(xiàn)實意義。但從實際而言,煤田地質(zhì)企業(yè)在檔案管理信息化的進程中,面臨諸多問題,弱化了企業(yè)檔案管理信息化的重要作用。為此,以新的發(fā)展視角為依托,進一步推進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè),是優(yōu)化管理模式、提升管理效率的重要保障,更是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)在要求。本文立足對檔案管理信息化研究,就煤田地質(zhì)企業(yè)如何深化建設(shè),進行如下闡述。

      一、煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

      煤田地質(zhì)企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)信息時代,推進檔案管理信息化建設(shè),是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)在需求,更是提高管理效率、優(yōu)化管理模式的重要途徑。但就目前而言,企業(yè)檔案管理信息化建設(shè),仍存在諸多問題與不足,有待進一步解決。

      (一)檔案管理信息化缺乏重視,基礎(chǔ)性工作落實不到位。煤田地質(zhì)企業(yè)在檔案管理建設(shè)中,缺乏足夠重視,檔案管理信息化的基礎(chǔ)性工作落實不到位。1.缺乏足夠重視。企業(yè)在內(nèi)部管理建設(shè)中,缺乏對檔案管理信息化的重視,從人員配置到經(jīng)費保障,都缺乏實質(zhì)性的工作投入,導(dǎo)致信息化進程緩慢。2.信息化管理建設(shè)缺乏規(guī)劃,目標不明確、各部門協(xié)調(diào)配合不到位,影響了信息化建設(shè)的全面開展。3.企業(yè)上下對檔案管理信息化缺乏認識,檔案管理信息化的現(xiàn)實意義不顯著,導(dǎo)致干部職工參與的積極性不高。

      (二)信息化建設(shè)不規(guī)范,缺乏完善的檔案管理系統(tǒng)平臺。檔案管理信息化建設(shè)是一個過程,要求建立完善的檔案管理系統(tǒng)平臺,以提高檔案信息的使用及存儲。但從實際來看,煤田地質(zhì)企業(yè)在信息化建設(shè)中,缺乏規(guī)范化的統(tǒng)一標準,檔案信息共享不流暢,不利于檔案信息的匯總使用。首先,信息化建設(shè)缺乏規(guī)范化標準,各自為政的信息化進程,弱化了信息化建設(shè)的應(yīng)用價值。其次,缺乏檔案信息共享機制,檔案管理信息化的實效性欠缺。再次,企業(yè)尚未建立完善的檔案管理系統(tǒng)平臺,信息化建設(shè)有待進一步推進。

      (三)檔案信息化管理面臨安全問題,影響檔案信息利用。開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,給檔案管理信息化帶來日益嚴重的安全問題。首先,企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中,尚未建立完善的安全管理機制,導(dǎo)致檔案安全問題突出,影響檔案信息的存儲及傳輸安全。其次,檔案信息管理系統(tǒng)缺乏完善的安全防御體系,在病毒、黑客等的攻擊之下,極易產(chǎn)生較為嚴重的安全問題。再次,管理人員安全操作意識淡薄,違規(guī)操作、訪問非法網(wǎng)站,都增加了檔案管理信息系統(tǒng)的安全威脅。

      二、煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

      在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,煤田地質(zhì)企業(yè)要認識當前存在的問題,通過強化認識、完善系統(tǒng)平臺、提升安全防護等措施,全面深化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

      (一)強化信息化建設(shè)的認識,全面落實基礎(chǔ)工作。當前,煤田地質(zhì)企業(yè)檔案管理信息化的環(huán)境條件欠佳,基礎(chǔ)性工作未能有效落實。為此,一是企業(yè)要重視檔案管理信息化建設(shè),強化組織領(lǐng)導(dǎo),為信息化建設(shè)提供組織、人員及經(jīng)費保障,確保各項工作的全面開展。二是創(chuàng)設(shè)信息化建設(shè)的良好環(huán)境,提高企業(yè)各部門、各崗位參與的積極性,并建立信息化管理制度,明確職責、協(xié)調(diào)配合,推進檔案管理信息化有序建設(shè)。三是建立激勵考核機制,提高激勵考核力度,并將考核結(jié)果與薪酬、職務(wù)晉升等掛鉤。

      (二)完善檔案管理系統(tǒng)平臺,有效提高信息化水平。檔案管理信息化的推進,關(guān)鍵在于建立完善的系統(tǒng)管理平臺。在筆者看來,企業(yè)一方面要加大經(jīng)費投入力度,確?;A(chǔ)設(shè)施的建立,特別是硬軟件的完善,是搭建檔案管理系統(tǒng)平臺的重要基礎(chǔ)。另一方面,要建立信息共享機制,依托系統(tǒng)平臺,實現(xiàn)更加高效、便捷的檔案信息存儲及傳輸,確保檔案信息有效利用,發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值。

      (三)提升安全防護措施建設(shè),切實確保信息化安全。在檔案管理信息化的進程中,信息安全的有效保障,是最為重要的工作之一。首先,要建立完善的安全防護體系,實現(xiàn)對黑客、病毒的有效防范,避免外界惡意攻擊對信息系統(tǒng)平臺的安全威脅。其次,強化安全技術(shù)的有效應(yīng)用,特別是防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、殺毒軟件等的應(yīng)用,能夠進一步強化系統(tǒng)安全防護,確保信息系統(tǒng)安全。再次,強化安全教育,提高管理人員的安全意識,做到規(guī)范操作,不流露非法網(wǎng)站,一旦發(fā)現(xiàn)異常情況,需要及時處理,避免安全威脅造成嚴重的網(wǎng)絡(luò)安全事故,導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞。

      三、結(jié)束語

      總而言之,煤田地質(zhì)企業(yè)在全面推進檔案管理信息化的過程中,應(yīng)立足實際,從系統(tǒng)平臺搭建、安全防護等方面著手,建立完善的、安全的檔案管理信息系統(tǒng)。在筆者看來,企業(yè)一是要優(yōu)化信息化建設(shè)的內(nèi)外條件,提高技術(shù)及安全保障。二是推進檔案管理系統(tǒng)平臺建立,從本質(zhì)上提高信息化水平,更好適應(yīng)新時期檔案管理信息化建設(shè)需求。

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