文/孝義市國庫支付中心 喬艷玲

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及原因

（一）檔案管理重視程度不夠。事業(yè)單位在檔案管理方面存在認(rèn)識不足的問題，認(rèn)為檔案管理無法帶來實(shí)際的經(jīng)濟(jì)利益，所謂檔案管理只是對人事檔案進(jìn)行簡單的存放、整理等操作。因此，事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：缺乏檔案管理的意識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，做好檔案的保存即可，無需進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用。檔案管理工作缺乏實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，敷衍了事，流于形式。檔案管理工作的投入較少，缺乏資金、人力、物力的投入，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)情況較差，設(shè)備落后，管理人員消極怠工，缺乏工作熱情。

（二）檔案管理人員職責(zé)劃分不清。事業(yè)單位對于檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致從事檔案管理的人員，大多是從其他部門調(diào)來或是兼職人員，這些人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，而且由于檔案管理工作不重視，許多員工不想從事該項(xiàng)工作，檔案管理工作人員變動(dòng)較為頻繁，不利于檔案的管理。此外，檔案管理人員對于工作的職責(zé)劃分不明確，加上人數(shù)限制，一個(gè)人可能從事多項(xiàng)工作，缺乏專業(yè)知識和工作熱情，影響了檔案管理工作的開展。

（三）檔案檢索慢、利用率低。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)較為落后，還未全面應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理的工作效率較差。事業(yè)單位檔案管理，雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對計(jì)算機(jī)的使用，但是由于設(shè)備相對簡陋，影響了管理效率。檔案檢索速度較慢，也是普遍存在的現(xiàn)象，檔案檢索依舊沿用傳統(tǒng)的手工檢索方式，不僅檢索速度慢，而且準(zhǔn)確率較低，獲取檔案信息需要耗費(fèi)較長的時(shí)間，不利于檔案的開發(fā)和利用。此外，檔案管理缺乏相應(yīng)的安全防護(hù)措施。例如，部分檔案室通風(fēng)較差，空氣質(zhì)量不佳，檔案室存在易燃物品，影響檔案的安全。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作的有效開展，需要具備專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。針對當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案管理的重視度偏低，缺乏專業(yè)檔案管理人員的情況，必須加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，提升對檔案管理人員的工作要求，明確檔案管理的各項(xiàng)制度和要求，建立完善的檔案管理制度。檔案管理人員在日常工作中，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度執(zhí)行，不斷學(xué)習(xí)和提升自己的專業(yè)知識，認(rèn)真履行檔案管理的工作制度，創(chuàng)新和改進(jìn)自己的工作。此外，檔案管理人員需要提升檔案管理意識，認(rèn)識到檔案是一種重要的資源，需要充分利用和挖掘檔案的價(jià)值，以此來提升檔案管理人員的光榮感和使命感，激發(fā)工作的積極性，保證檔案管理工作的開展。

（二）加強(qiáng)檔案管理的資金投入。工欲善其事必先利其器，為了提升檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，需要加強(qiáng)檔案管理工作的資金投入，不斷更新檔案管理的各項(xiàng)設(shè)備，充分利用現(xiàn)代設(shè)備，提升管理效率。例如，傳統(tǒng)檔案管理，對紙質(zhì)版檔案進(jìn)行保存，檔案整理、保存和檢索的工作較為復(fù)雜，效率地下。依靠現(xiàn)代化設(shè)備，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案采用電子存檔的方式，有利于檔案的檢索、整理、再利用等，而且檔案管理的效率會得到大幅提升。當(dāng)前，許多事業(yè)單位對于檔案管理的人力、物力、資金投入不足，限制了檔案管理工作的開展，加大檔案管理的資金投入，更新設(shè)備設(shè)施，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理，不僅節(jié)省人力和物力，還提升工作效率。

（三）建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)有著廣泛的應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的存儲、檢索、數(shù)據(jù)分析和整理的功能，可以方便對檔案進(jìn)行管理。因此，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，是信息時(shí)代對檔案管理工作的新要求。為了建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，需要對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)的使用、光盤、微縮等技術(shù)的使用等，將傳統(tǒng)的檔案管理同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，可以大幅度加強(qiáng)現(xiàn)代化設(shè)備的使用，提升檔案管理效率。

（四）檔案管理的規(guī)范化。為了進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平的提升，需要提升單位對檔案管理工作的認(rèn)識，尤其是管理層要認(rèn)識到檔案管理的必要性和重要性。信息時(shí)代，檔案已經(jīng)成為一種重要的信息資源，充分挖掘檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對檔案的開發(fā)和利用，能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。領(lǐng)導(dǎo)層需要做好領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督工作，重視檔案管理工作，完善檔案管理制度，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。完善檔案管理的相關(guān)評價(jià)機(jī)制，保證檔案管理人員工作的積極性，對消極工作的人員給予相應(yīng)的懲罰。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代，檔案已經(jīng)成為重要的資源，加強(qiáng)檔案管理，有著重要的意義。當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理方面存在以下問題：檔案管理重視程度不夠、檔案管理人員職責(zé)劃分不清、檔案檢索慢、利用率低等。提升事業(yè)單位檔案管理水平，需要從以下方面著手：提升檔案管理人員的素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理的資金投入、建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)、檔案管理的規(guī)范化。