社會保險檔案管理模式創(chuàng)新難題及方法研究

文/山東省臨沂市蘭山區(qū)社會保險事業(yè)管理辦公室 姜慧娜

社會保險檔案記錄了被保險人的重要信息，做好社會保險檔案管理工作對于促進社會的和諧、健康、穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的意義。隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展和人們物質(zhì)、精神文化水平的不斷提高，人們對社會保險檔案管理工作越來越重視。隨著我國社會市場就業(yè)人數(shù)的不斷增加，社會保險檔案管理的工作量也會與日俱增，這就需要社會檔案管理工作要不斷完善，以滿足不斷增加的社會需求。

一、社會保險檔案管理工作的重要性

（一）社會保險檔案是維護參保人員合法權(quán)益的重要憑證。社會保險涉及到參保企業(yè)、參保機關(guān)以及參保個人的數(shù)量龐大，關(guān)系著廣大投保人的終身利益，是關(guān)系國計民生的大事。同時，社會保險檔案管理工作是一項專業(yè)性比較強、工作環(huán)節(jié)比較多、業(yè)務比較繁雜的工作。社會保險檔案記錄了參保人的重要個人信息，是參保人繳費記錄、保險關(guān)系專業(yè)以及待遇享受等的重要資料和參考依據(jù)，是維護參保人合法權(quán)益的重要憑證。

（二）社會保險檔案管理工作的好壞影響到社會的和諧穩(wěn)定。社會保險涉及到廣大民生的終身利益。如果經(jīng)辦單位稍有不慎，造成參保人檔案資料的錯誤或者疏漏，都會影響到參保人的切身利益，從而影響到整個社會的和諧、穩(wěn)定。在人們的保險意識越來越強、參保人數(shù)量越來越多的新形勢下，必須不斷完善社會保險檔案管理工作，為參保企業(yè)和參保個人提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，確保社會保險檔案管理工作職能的有效發(fā)揮，促進社會的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

三、社會保險檔案管理中存在的主要問題

（一）參保單位對社會保險檔案管理的重視程度不夠。很多參保單位在經(jīng)營發(fā)展的過程中，把主要精力放在了企業(yè)的生產(chǎn)效率和經(jīng)濟效益的提高上面，認為企業(yè)的社會保險檔案管理工作和企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營關(guān)系不大，沒有對企業(yè)的社會保險檔案管理工作引起高度重視，以至于企業(yè)的社會保險檔案管理不夠規(guī)范，甚至隨意擺放，造成檔案資料的丟失或損壞，影響到企業(yè)參保人的利益和企業(yè)的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

（二）檔案管理人員的專業(yè)水平不夠高。社會保險檔案管理工作是一項專業(yè)性比較強的工作，并且還需要工作人員具有一定的學習力，不斷學習新時期科學的檔案管理模式和方法，并且學習新時期先進的檔案管理軟件等。但是就當前的社會保險檔案管理工作現(xiàn)狀來看，一方面，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)過于單一，并且有部分工作人員對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用能力不夠強；另一方面，社會保險檔案管理專職人員落實不到位，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）檔案管理機制不夠健全。目前，隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展和人們的物質(zhì)、精神生活水平的不斷提高，人們的保險意識也在逐漸加強，參保人的數(shù)量與日俱增，但是，我國的社會保險檔案管理制度卻沒有跟上時代發(fā)展的步伐，缺乏一定的先進性、科學性、規(guī)范性和標準化，從而會有檔案范圍不明確、保險文件材料收集不夠齊全、檔案管理方法不夠得當?shù)炔缓吓默F(xiàn)象的發(fā)生，影響了社會檔案保險管理的質(zhì)量和效率。

四、新時期社會保險檔案管理模式創(chuàng)新方法

（一）強化社會保險檔案管理意識，重視專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。社會檔案管理信息是參保人的真實有效可靠信息，社會保險檔案管理是維護參保人合法權(quán)益的重要的客觀依據(jù)，是維護社會持續(xù)、和諧、發(fā)展的重要保障。無論是參保企業(yè)還是經(jīng)辦單位，都必須引起高度重視。不斷加強社會保險檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務能力，通過會議學習、參觀學習、典型案例等方式來強化社會保險檔案管理業(yè)務的培訓。同時要加強對檔案管理工作人員的管理和考核，有效落實檔案管理工作的相關(guān)法規(guī)政策等，充分提高檔案管理工作人員的責任感和執(zhí)行力。

（二）完善檔案管理制度，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理?！皼]有規(guī)矩不成方圓”。每一項工作必須在相應制度的約束下才能夠有效實施和執(zhí)行，檔案管理工作也不例外。社會保險檔案管理部門要依據(jù)實際情況和檔案類型建立科學、完善、系統(tǒng)并切實可行的檔案管理制度。按照制度和明確的工作程序，對檔案進行收集、分類、整理、保管、移交、存檔等，實現(xiàn)各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料統(tǒng)一管理，集中保管，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。

（三）強化社會保險檔案的信息化管理，充分發(fā)揮社保檔案的服務功能。當今社會是一個信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應用到各個領(lǐng)域。社會保險檔案管理工作也應當充分利用信息技術(shù)的強大優(yōu)勢，實現(xiàn)社會保險檔案的智能化、科學化、標準化管理。為了更好地做好社會保險檔案管理工作，提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，應盡快加大對社保檔案管理的資金投入，完善各項軟硬件設(shè)施，在專業(yè)人員的指導下，聘請專業(yè)的電子化掃描公司，對社保檔案進行電子化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案永久保存，實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變。打造出一條便民惠民的快捷查詢服務通道，極大地方便老百姓的查詢和利用。所有參保信息查詢均可在檔案查詢軟件上進行，為參保人提供續(xù)保、轉(zhuǎn)移、待遇核發(fā)等依據(jù)，維護參保人員的切身利益，提高經(jīng)辦效率。

五、結(jié)語

總上所述，社會保險檔案管理工作對于社會的和諧、穩(wěn)定、健康發(fā)展起著重要的推動作用。同時，做好社會保險檔案管理工作有利于保險事業(yè)自身的持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。社會保險檔案管理工作也需要隨著社會的發(fā)展不斷改革創(chuàng)新，以更好地適應社會經(jīng)濟發(fā)展的新形勢、新變化，促進社會保障事業(yè)的和諧、穩(wěn)定、健康發(fā)展。