高校圖書館辦公系統(tǒng)自動化研究

文/長春工業(yè)大學(xué)圖書館 劉珅

圖書館辦公自動化是伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而衍生出來的，是圖書館辦公人員通過計算機設(shè)備處理圖書館的相關(guān)業(yè)務(wù)，為用戶提供各種信息服務(wù)并進(jìn)行各種信息處理，包括圖書的采訪、編目、流通的借還與查閱、期刊的管理、文獻(xiàn)資源的檢索及行政管理等。各個部門處理各項業(yè)務(wù)都可以與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)相結(jié)合，這種辦公自動化工作模式具有快而準(zhǔn)的特點，能整合各種信息資源，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

一、圖書館辦公自動化的概念

在以往的手工辦公系統(tǒng)中，對于數(shù)據(jù)的處理工作總是存在很多弊端，巨大的信息量和復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)，使得辦公系統(tǒng)對其處理比較模糊，比較困難。圖書館辦公自動化正是基于這個問題而提出來的，它是以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要手段，用以提高和改善辦公人員管理圖書的層次和水平的方式。可借助先進(jìn)的計算機技術(shù)和辦公設(shè)備，運用一些辦公技術(shù)來操作這些設(shè)備，將圖像、文字、音頻、視頻等多種形式的信息集中在一起，以某一辦公要求為目標(biāo)，形成基本上人機一體的綜合性的辦公系統(tǒng)。通過運用這種自動化的辦公方式取得最佳的工作效果。

二、圖書館辦公自動化的優(yōu)勢分析

（一）促進(jìn)工作的高效性。通過互聯(lián)網(wǎng)，在辦公中能快速準(zhǔn)確查到諸如采購的圖書、期刊、報刊等所需要的數(shù)據(jù)信息，能快速了解不同地域的信息資源。運用計算機網(wǎng)絡(luò)以及各種辦公軟件，不僅可以有效地提高個人的辦公效率，更重要的是能提高個人與群體之間的工作效率，這種運用計算機技術(shù)協(xié)同辦公的方式，能及時接受工作信息并對各種信息進(jìn)行處理。通過圖書館自己的主頁，不同部門館員之間可以通過各種工作信息及時調(diào)整自己的工作，共享所需的文件并指導(dǎo)工作，能及時快速地處理各種信息，從而大大提高辦公人員的工作效率。

（二）通過聯(lián)合目錄促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享。圖書館借助計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸迅速的特點，達(dá)到與其他兄弟院校圖書館工作上的共識。借助各成員館之間的聯(lián)合目錄，網(wǎng)絡(luò)的各成員可以通過計算機終端進(jìn)行館際互借，同時，可通過查詢聯(lián)合目錄，查找某種文獻(xiàn)的入網(wǎng)情況，從而了解到此文獻(xiàn)被收藏到哪個圖書館中，通過對各成員館的連續(xù)出版物聯(lián)合目錄的查詢，便于自動化管理各種連續(xù)出版物以及出版年鑒。借助聯(lián)合目錄，采用協(xié)調(diào)采購的方式，了解各個成員館的書刊采購情況和館藏特色，有針對性地決定是否采購某一文獻(xiàn)。促進(jìn)了館與館之間的協(xié)調(diào)與合作，克服了單個館資源的限制，任何成員館的讀者都可利用整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)各成員館的資源，實現(xiàn)信息資源共享。

（三）促進(jìn)高校館的社會化服務(wù)。各圖書館館內(nèi)的計算機通信網(wǎng)，可以深入到機關(guān)和家庭，服務(wù)范圍則由國內(nèi)某一地區(qū)擴(kuò)大到全國乃至全世界。對此，高校館要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，深度開發(fā)各種信息資源收集并整理數(shù)據(jù)庫。建立好信息咨詢的網(wǎng)絡(luò)互動平臺，隨時隨地提供網(wǎng)絡(luò)信息咨詢服務(wù)，滿足社會上的用戶和讀者的需求。針對部分信息用戶對網(wǎng)絡(luò)知識和專業(yè)知識了解甚少，對利用網(wǎng)絡(luò)終端查找各種信息難的問題，圖書館專業(yè)辦公人員，利用辦公網(wǎng)絡(luò)，有效地對用戶進(jìn)行專題的培訓(xùn)和講座，使其能熟練掌握獲得信息的技能。

（四）促進(jìn)館員的知識素養(yǎng)和潛能發(fā)揮。辦公人員的知識素質(zhì)是圖書館辦公自動化的重要因素，辦公系統(tǒng)自動化管理，需要辦公人員熟練操作現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，才能使辦公自動化被有效利用和發(fā)揮，才能使得工作更加規(guī)范化。因此，館員熟練掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力學(xué)習(xí)計算機知識，提高操作技能，是適應(yīng)辦公自動化工作的需要，能夠激發(fā)館員學(xué)習(xí)的動力和創(chuàng)造力。辦公自動化有利于培養(yǎng)一批網(wǎng)絡(luò)知識型館員。知識是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，創(chuàng)新是衡量知識的標(biāo)準(zhǔn)。知識型館員的增加，能最大限度地發(fā)揮自身的潛能，促進(jìn)社會信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和社會的進(jìn)步。

三、圖書館辦公自動化的發(fā)展趨勢

（一）進(jìn)一步完善管理系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動化應(yīng)用軟件開發(fā)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在商用軟件日益成熟的今天，軟件開發(fā)人員利用程序語言不斷編寫新的軟件，這些都為圖書館提供了更多的選擇。隨著辦公功能的擴(kuò)展和更新，商用軟件將開發(fā)出更多適合于辦公自動化的管理系統(tǒng)。

（二）越來越先進(jìn)的計算機設(shè)備。伴隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化也在向著多元化、高性能和系統(tǒng)化方向發(fā)展。而計算機性能的提高，設(shè)備種類的增加，都為辦公自動化提供了有利的硬件條件。

（三）信息管理和數(shù)據(jù)管理的現(xiàn)代化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)向館員提供多元化的信息，如館內(nèi)的考勤辦法、規(guī)章制度、館員通信名錄、業(yè)務(wù)表格下載等信息管理系統(tǒng)，給館員帶來了方便。把圖書館的工作信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一存到數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，不僅可以查詢原始數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)工作需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、整理、分析、匯總等，以報表的形式輸出數(shù)據(jù)，使辦公人員從繁瑣的查詢、統(tǒng)計和分析中解放出來，既減輕了工作量又提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

總之，一個成熟的圖書館自動化辦公系統(tǒng)應(yīng)該是功能齊全、信息處理快捷、管理維護(hù)方便、系統(tǒng)軟硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先進(jìn)、有較好發(fā)展前景的。伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館辦公自動化系統(tǒng)的研發(fā)及使用必將成為大勢所趨。