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      新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

      2018-11-24 13:58:14
      辦公室業(yè)務(wù) 2018年16期
      關(guān)鍵詞:管理人員管理工作數(shù)據(jù)庫

      傳統(tǒng)的人事檔案管理工作,其最主要的任務(wù)莫過于管理各項與人相關(guān)的信息資源。而現(xiàn)如今,隨著時代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展,其不僅讓我國的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)生了巨大變化,也讓人事檔案管理工作的內(nèi)涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設(shè),是我國迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要,也是順應(yīng)潮流,適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。

      一、加強(qiáng)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想

      在信息化技術(shù)愈漸發(fā)達(dá)的今天,人們對信息化建設(shè)也越來越重視,而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運(yùn)用,基于信息化本身所具備的動態(tài)性、及時性以及快捷性等特征,故也極大促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展。對此,要想切實加強(qiáng)對人事檔案的管理,除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識外,有關(guān)信息化技術(shù)的引進(jìn)亦當(dāng)引起相關(guān)管理者的足夠重視。當(dāng)然,有關(guān)人事檔案管理的信息化建設(shè),同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養(yǎng),對此,作為人事檔案管理人員,其在實際的管理過程中,需務(wù)必做到以下幾點:首先,人事檔案管理人員,其本身必要具備不斷進(jìn)取的良好學(xué)習(xí)態(tài)度,如此方能積極投入到對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)過程中,繼而確保對先進(jìn)信息化技術(shù)的合理利用。其次,身為人事檔案管理人員,其本身須始終具備良好的管理意識,并在實際的管理過程中,堅持“以人為本”的管理原則,如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合,繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性。最后,作為人事檔案管理人員,其在實際的管理過程中應(yīng)務(wù)必意識到人事檔案管理工作并不能一蹴而就,而是要遵從實際,并積極聯(lián)系信息化、自動化的管理思想,切實促進(jìn)傳統(tǒng)人事檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展,繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時確保理想的管理質(zhì)量與成效。

      二、加大對人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度

      要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發(fā)展,必須建立一個信息化的操作平臺,否則任何事項都無異于一紙空談。對此,無論是政務(wù)的人事檔案管理人員或科研人員,其在實際的工作中,都應(yīng)務(wù)必致力于人事檔案管理信息化軟件的開發(fā),并基于當(dāng)前所使用的各類操作系統(tǒng)予以更新和升級,建立出一套相對更為科學(xué)且完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),以滿足當(dāng)代社會對政務(wù)人事檔案管理工作的要求。當(dāng)然,有關(guān)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立,其除了需具備管理、維護(hù)、增、刪、查、改等基本功能外,尚需實現(xiàn)與政務(wù)其他資源之間的溝通與共享,以人事檔案向社會提供服務(wù)為重心,強(qiáng)化服務(wù)意識,不斷提高管理效率和服務(wù)水平,為上級領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供真實可靠的人事信息。

      三、采用一體化管理規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)

      現(xiàn)階段我國的人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔,總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,有關(guān)人事檔案管理信息化管理系統(tǒng)的建立,既要以網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)為支撐,也應(yīng)囊括人事檔案管理的方方面面,包括信息資源的查詢與傳遞、檔案的分類建立與保管等。采取一體化的管理體系,要將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合,從人事檔案管理工作的實際情況出發(fā),堅持循序漸進(jìn)的原則,做好兩者的協(xié)調(diào)工作,實現(xiàn)由初級到高級的有效轉(zhuǎn)變,并成立綜合性人事檔案管理資源庫和分級化人事檔案管理資料庫,以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺,有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時,在統(tǒng)一、科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)上,利用計算機(jī)技術(shù)將原始的檔案信息與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔,從而更為完善地建立起一個現(xiàn)代化、專業(yè)化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理,方便資源的傳遞與共享。堅持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合,面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用效率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”,建立一個現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)據(jù)庫,最終實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化,便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢等實現(xiàn)一體化,從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

      四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設(shè)

      人事檔案管理的信息化建設(shè),在實際的管理過程中,應(yīng)務(wù)必保證在人事檔案管理信息化建設(shè)方面的資金投入力度。人事管理者需對相關(guān)資源的配置是否合理予以充分考量,盡可能節(jié)省人事檔案管理信息化建設(shè)開支,并確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與有效性。同時,加大投入以提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力、技術(shù)設(shè)備操作水平,備份相關(guān)的人事檔案信息,設(shè)置數(shù)據(jù)信息、設(shè)備數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限,從而多方位確保人事信息檔案的安全。

      總之,隨著時代的不斷發(fā)展,如今,人事檔案管理的信息化建設(shè)已然成為社會發(fā)展的必然要求。作為人事檔案管理人員,在實際的管理過程中,應(yīng)務(wù)必聯(lián)系現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù),不斷強(qiáng)化自身的信息化水平及能力,提高人事檔案管理工作效率,更好地為人事工作和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷服務(wù)的現(xiàn)實需要。

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