文/山東省濱州市鄒平縣中醫(yī)院 李穎

檔案是醫(yī)院重要組成部分之一，不僅記錄了醫(yī)院發(fā)展進程，還存儲大量醫(yī)療技術(shù)資源，為醫(yī)院科研工作提供科學(xué)依據(jù)及相關(guān)信息，對促進醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)發(fā)展有重要意義。當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生體制不斷改進并呈現(xiàn)信息化管理趨勢，醫(yī)院檔案管理也趨于自動化、信息化。改變傳統(tǒng)管理模式，使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對醫(yī)院檔案進行管理是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展的需求。

一、當(dāng)前檔案管理辦公自動化出現(xiàn)的問題

（一）缺乏信息化檔案管理體制。目前大部分醫(yī)院缺乏成熟的檔案管理信息化技術(shù)，軟件、硬件設(shè)施配備不齊全，使辦公自動化檔案管理工作難以開展。雖然醫(yī)院逐漸意識到自動化檔案管理的重要性，并投入大量人力、物力、財力，但缺乏科學(xué)管理體制使檔案管理接不上科學(xué)軌道，無法建立檔案自動化管理平臺，大量付出卻得不到相應(yīng)回報，浪費醫(yī)院的人力、財力資源。

（二）缺乏健全的辦公自動化系統(tǒng)。當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)主要問題有軟硬件設(shè)施不全、信息化水平低下等，導(dǎo)致辦公自動化系統(tǒng)水平難以實質(zhì)性提升，由于辦公自動化系統(tǒng)水平存在差異，大部分軟件無法滿足醫(yī)院檔案管理實際需求，并缺少實現(xiàn)電子文檔傳輸與歸檔結(jié)合的自動化辦公系統(tǒng)。

（三）缺乏自動化管理專業(yè)人員。雖然醫(yī)院在設(shè)備引進上投入大量財力，但對于檔案管理投入較少，缺少專業(yè)人員是阻礙醫(yī)院檔案管理辦公自動化的主要原因，檔案管理人員缺乏辦公自動化相關(guān)專業(yè)知識，綜合素質(zhì)較低，醫(yī)院對于這個問題不夠重視，缺乏對管理人員進行相關(guān)技能的補充與培訓(xùn)，使醫(yī)院檔案管理辦公自動化程度低，自動化管理工作無實質(zhì)性進展。

二、檔案管理辦公自動化的必要性

（一）加強醫(yī)院檔案管理的安全性。隨著醫(yī)療體制的不斷改進，醫(yī)療技術(shù)不斷提升，醫(yī)院檔案管理工作涉及面廣且內(nèi)容復(fù)雜，實行辦公自動化檔案管理尤為重要且必要。實施辦公自動化可加強醫(yī)院檔案管理的安全性。傳統(tǒng)檔案采取紙質(zhì)檔案形式，其對保存環(huán)境要求較高，容易在人為、自然因素影響下造成損壞。如空氣濕度、自然災(zāi)害、長時間保存等都可導(dǎo)致其受到損壞，破壞檔案完整性。相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案安全性更高，且保存方式簡便，保存期限更久，并且可在備份情況下進行修改或分享。通過實行電子檔案可有效提升檔案儲存的安全性，采用辦公自動化技術(shù)還可實現(xiàn)檔案傳輸、分享，操作簡便，還能防止檔案遺失。

（二）提高醫(yī)院檔案管理工作效率。醫(yī)院檔案與計算機技術(shù)兩者結(jié)合，可有效協(xié)調(diào)檔案管理與文書處理間的關(guān)系，實現(xiàn)檔案管理及文書處理一體化進程。檔案整理人員對當(dāng)天紙質(zhì)文件進行歸納，并將其整理為電子文檔，可科學(xué)、安全地保存檔案，避免丟失，保證檔案的完整性，為臨床檢索資料提供有效支持。特別對于病患病歷，需對其進行長期、完整的保存及記錄，病歷內(nèi)容能使醫(yī)生全面、直觀地了解患者病情，并根據(jù)病理資料制定相關(guān)治療方案，對臨床治療提供有效支持，對患者生活質(zhì)量進行充分保障。加強辦公自動化檔案管理可為臨床醫(yī)療實踐快速檢索到相關(guān)資料，節(jié)省時間，操作簡便，有效提高檔案管理工作效率。

三、檔案管理辦公自動化的可行性

隨著辦公自動化科學(xué)技術(shù)的不斷改進與成熟，檔案管理的安全性得到保障，管理工作效率逐步提升。醫(yī)院對檔案管理人員進行定期辦公自動化專業(yè)知識與技能補充培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)及計算機技術(shù)操作水平，提升檔案管理信息化、自動化整體管理的水平及質(zhì)量。同時制定健全完善的辦公自動化管理體系，選擇適合醫(yī)院的辦公自動化軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理與自動化技術(shù)相結(jié)合，逐漸實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理辦公自動化。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用于各個領(lǐng)域，加強醫(yī)院檔案管理辦公自動化極為必要，且有可行性，是實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的重要途徑。醫(yī)院應(yīng)意識到檔案管理辦公自動化的意義及作用，并應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需求制定相對完善的辦公自動化管理體系，加強檔案管理人員專業(yè)技能與管理水平，實現(xiàn)檔案管理與信息化技術(shù)兩者的有效結(jié)合，發(fā)揮檔案管理辦公自動化實質(zhì)性作用，才能提高檔案管理工作效率，增強醫(yī)院檔案資料安全性及科學(xué)性，為臨床醫(yī)療實踐提供精準(zhǔn)的資料，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資料服務(wù)，提升醫(yī)院醫(yī)療水平及整體管理服務(wù)質(zhì)量。