技術(shù)文件編排格式的探討與建議

漆傳莉（深圳航天科技創(chuàng)新研究院）

公文、科技報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件、產(chǎn)品圖樣這幾類(lèi)文件是在工作中經(jīng)常編制的，這幾類(lèi)文件的要素各不相同，其編排格式也有差異。進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查[1]是標(biāo)準(zhǔn)化人員的工作內(nèi)容之一，文件格式則是標(biāo)準(zhǔn)化審查的內(nèi)容之一。本文就標(biāo)準(zhǔn)、科技報(bào)告和公文的編排格式（主要是章節(jié)條的劃分等）進(jìn)行比較，并探討技術(shù)文件的層次編寫(xiě)規(guī)則，尋求一種比較適宜的編寫(xiě)格式，避免在技術(shù)文件編寫(xiě)過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)據(jù)可依，雜亂無(wú)章的現(xiàn)象，解決標(biāo)準(zhǔn)化工作中的一些困惑。

1 技術(shù)文件的格式要求

在技術(shù)研究過(guò)程中、產(chǎn)品研制和生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)形成相應(yīng)的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。其中，產(chǎn)品圖樣自成一體，按照技術(shù)制圖（如GB/T 19096）和機(jī)械制圖（如GB/T 4457）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，或是根據(jù)不同行業(yè)，按照SJ/T 207系列標(biāo)準(zhǔn)、QB/T 1753系列標(biāo)準(zhǔn)、QJ 1714系列標(biāo)準(zhǔn)等的要求執(zhí)行。

技術(shù)文件的內(nèi)容，各行各業(yè)都有相應(yīng)的要求，如GB/T 8567—2006[2]規(guī)定了計(jì)算機(jī)軟件文檔的編制內(nèi)容、GJB/Z 170—2013[3]規(guī)定了軍工產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型文件編制的主題內(nèi)容等。

技術(shù)文件的編排格式，各個(gè)企業(yè)的要求各有不同，各個(gè)項(xiàng)目也會(huì)有不同的要求，但一般都是參照GB/T 1.1—2009[4]給出的規(guī)則。項(xiàng)目策劃時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化人員就應(yīng)規(guī)定技術(shù)文件的格式。

2 公文、科技報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)及其參考標(biāo)準(zhǔn)

2.1 公文

公文：黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具[5]。

我國(guó)公文有統(tǒng)一性的特點(diǎn)，它的格式、種類(lèi)、行文規(guī)則、辦理等都是全國(guó)統(tǒng)一的，一般按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 9704—2014[6]執(zhí)行。

2.2 科技報(bào)告

科技報(bào)告：科學(xué)技術(shù)報(bào)告，是進(jìn)行科研活動(dòng)的組織或個(gè)人描述其從事的研究、設(shè)計(jì)、工程、試驗(yàn)和鑒定等活動(dòng)的進(jìn)展或結(jié)果，或描述一個(gè)科學(xué)或技術(shù)問(wèn)題的現(xiàn)狀和發(fā)展的文獻(xiàn)。（GB/T 7713.3—2014[7]）

科技報(bào)告的編寫(xiě)依據(jù)是 GB/T 7713.3—2014，在此標(biāo)準(zhǔn)中引用了CY/T 35—2001[8]。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)，按照規(guī)定的程序經(jīng)協(xié)商一致制定，為各種活動(dòng)或其結(jié)果提供規(guī)則、指南或特性，供共同使用和重復(fù)使用的文件。（GB/T 20000.1—2014[9]）

GB/T 1.1—2009規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)、起草表述規(guī)則和編排格式，并給出了有關(guān)表述樣式。

2.4 其他

在工作過(guò)程中，有一些政府申報(bào)的項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、工作總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，這類(lèi)文件的內(nèi)容屬于科技報(bào)告，但在表現(xiàn)形式上又側(cè)重于公文，主要體現(xiàn)在文件的章節(jié)條以一、（一）1.（1）的形式編排。隨著要求的逐漸明確及規(guī)范，此類(lèi)文件已完全納入科技報(bào)告，明確規(guī)定按GB/T 7713.3—2014的要求執(zhí)行，故在此不再贅述。

2.5 參考標(biāo)準(zhǔn)的比較

公文、科技報(bào)告和標(biāo)準(zhǔn)等文件編制的參考標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)表1。

三個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)要求的層次及編號(hào)規(guī)則見(jiàn)表2、表3和表4。

表1 參考標(biāo)準(zhǔn)

表2 公文（GB/T 9704—2012）層次及編號(hào)示例

表3 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范（GB/T 1.1—2009）層次及編號(hào)示例

表4 科技報(bào)告（GB/T 7713.3—2014、CY/T 35—2001）層次及編號(hào)示例

續(xù)表 4

各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的差異說(shuō)明：

（1）GB/T 1.1—2009和CY/T 35—2001中節(jié)、條、段的含義有所不同。

（2）層次分級(jí)不同：

a）GB/T 9704—2012規(guī)定的結(jié)構(gòu)層次只分到第四層。

b）GB/T 1.1—2009的5.2.4條規(guī)定，條一直可分到第五層次（例如5.1.1.1.1.1）。

c）CY/T 35—2001規(guī)定章節(jié)的層次劃分一般不超過(guò)四級(jí)（例如5.1.1.1），但可下擴(kuò)條、款、項(xiàng)、段。

（3）引言編號(hào)不同：

a）GB/T 1.1—2009規(guī)定引言不應(yīng)編號(hào)，可以對(duì)引言條編號(hào)，編為0.1、0.2等，可以參見(jiàn)GB/T 19001—2016[10]。

b）CY/T 35—2001規(guī)定前言、概論、引言或類(lèi)似形式章節(jié)以0作為編號(hào)。

（4）附錄章、圖、表和公式編號(hào)不同：

a）GB/T 1.1—2009規(guī)定附錄中章、圖、表和公式編號(hào)重新從1開(kāi)始，編號(hào)前應(yīng)加上附錄編號(hào)字母（A、B、C等），字母后跟下腳點(diǎn)。如：A.1、 圖A.1、表A.1等。

b）CY/T 35—2001規(guī)定附錄中章、圖、表和公式編號(hào)，應(yīng)在阿拉伯?dāng)?shù)字前冠以附錄的編號(hào)。如：A1、圖A1、表A1、式（A1）等。

3 技術(shù)文件格式的探討

3.1 章節(jié)條格式的探討

在研制過(guò)程中的技術(shù)文件編寫(xiě)，基本上是以GB/T 1.1—2009為參考，因?yàn)榇藰?biāo)準(zhǔn)對(duì)文件的編寫(xiě)要求作出了比較詳盡的規(guī)定，基本上涵蓋了技術(shù)文件所涉及的所有要素。

技術(shù)文件的封面、簽署頁(yè)和更改記錄頁(yè)一般由企業(yè)根據(jù)各自不同的習(xí)慣與風(fēng)格自定義。封面一般包括：系統(tǒng)及產(chǎn)品名稱(chēng)型號(hào)、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、文件版本號(hào)、編制單位、編制日期等。

技術(shù)文件正文通常都是以GB/T 1.1—2009為基礎(chǔ)要求，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整字體大小，一般是比標(biāo)準(zhǔn)要求大半號(hào)，如標(biāo)準(zhǔn)要求為五號(hào)宋體，技術(shù)文件則使用小四號(hào)宋體，以此類(lèi)推。

建議的技術(shù)文件層次編號(hào)及字體要求見(jiàn)表5。

表5 技術(shù)文件

說(shuō)明：

（1）GB/T 1.1—2009的 5.2.4條規(guī)定，條一直可分到第五層次（例如5.1.1.1.1.1）。技術(shù)文件使用WORD編制時(shí)，條是可以一直分到第八層次（例如5.1.2.3.4.5.6.7.8）。

（2）圖、表、公式編號(hào)從引言開(kāi)始一直連續(xù)到附錄之前，并與章、條的編號(hào)無(wú)關(guān)，且圖、表和公式的編號(hào)各不相關(guān)。如圖1、表1、（1）等。公式的編號(hào)不是必須的，僅在需要對(duì)公式進(jìn)行區(qū)分引用時(shí)，才對(duì)公式進(jìn)行編號(hào)。

（3）只能對(duì)圖做一個(gè)層次的細(xì)分，分圖使用字母編號(hào)〔例如 a）、b)等〕。表中不能有表，且不能將表再分為次級(jí)表。公式也不能細(xì)分。

（4）建議每個(gè)圖都應(yīng)有圖題，每個(gè)表都應(yīng)有表題。

（5）圖、表中的內(nèi)容及公式建議均采用五號(hào)宋體。

（6）因?yàn)楣降木幪?hào)與公式在同一行，如果公式用五號(hào)宋體，則公式的編號(hào)也應(yīng)采用五號(hào)宋體，與圖表編號(hào)不同。

3.2 其他相關(guān)格式的探討

3.2.1 術(shù)語(yǔ)和定義

在GB/T 1.1中，“術(shù)語(yǔ)和定義”這一章是比較獨(dú)特的存在，主要體現(xiàn)在：

（1）GB/T 1.1的 5.2.5條規(guī)定，應(yīng)避免出現(xiàn)懸置段，但6.3.2條又要求“術(shù)語(yǔ)與定義”一章需要適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)語(yǔ),這段引導(dǎo)語(yǔ)就成了懸置段[11]。

（2）術(shù)語(yǔ)與定義的條目編號(hào)采用的是正文的條編號(hào)（GB/T 1.1中 9.5.3），但在GB/T 1.1的 6.1.2條中規(guī)定：目次不應(yīng)列出“術(shù)語(yǔ)和定義”一章中的術(shù)語(yǔ)。即目次中不應(yīng)列出術(shù)語(yǔ)和定義的條目編號(hào)。

鑒于以上兩個(gè)因素和技術(shù)文件的應(yīng)用范圍，建議技術(shù)文件不必編制“術(shù)語(yǔ)和定義”這一章。如有需要，可以增加最后一章“注釋”，列出有助于了解技術(shù)文件的所有信息（包括背景、術(shù)語(yǔ)、縮略語(yǔ)或公式等,參考GB/T 8567—2006），此章內(nèi)容可按正文的編排格式要求執(zhí)行。

3.2.2 無(wú)標(biāo)題條

GB/T 1.1—2009規(guī)定可以采用無(wú)標(biāo)題條（如5.1.2.1和8.6.1等），CY/T 35—2001則要求篇、章、節(jié)、條、款、項(xiàng)、段都應(yīng)有標(biāo)題。為了保持全文的行文一致性，以及避免增加多余的格式設(shè)置，建議技術(shù)文件中所有條均應(yīng)設(shè)標(biāo)題，可將無(wú)標(biāo)題條首句中的關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)或短語(yǔ)作為條標(biāo)題。

3.2.3 列項(xiàng)編號(hào)

GB/T 1.1—2009中規(guī)定，列項(xiàng)之前可以使用列項(xiàng)符號(hào)（“——”或“·”），也可使用字母編號(hào)，下一層使用后帶半圓括號(hào)的數(shù)字編號(hào)。建議技術(shù)文件中的列項(xiàng)均使用字母編號(hào)，下一層使用后帶半圓括號(hào)的數(shù)字編號(hào)，以保持行文統(tǒng)一。若數(shù)字編號(hào)需要進(jìn)一步細(xì)分，則可使用帶圓括號(hào)的數(shù)字編號(hào)進(jìn)行標(biāo)示，見(jiàn)示例。

示例：

產(chǎn)品的技術(shù)要求如下：

a）性能

1）外部接口：

（1）電源接口：1個(gè)。

（2）USB接口：2個(gè)。

2）……

b）功能

1）……

2）……

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，GB/T 9704—2012只適用于黨政機(jī)關(guān)公文的規(guī)定，不適用于技術(shù)文件。而CY/T 35—2001制定時(shí)間比較久遠(yuǎn)，標(biāo)準(zhǔn)再次修訂時(shí)應(yīng)會(huì)考慮與GB/T 1.1—2009保持一致。

GB/T 1.1—2009作為基礎(chǔ)性的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，是全國(guó)各行業(yè)在編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)共同遵守的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，在我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作中發(fā)揮了重要的指導(dǎo)作用。借鑒GB/T 1.1—2009的規(guī)則，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定技術(shù)文件的編排格式，是比較便捷、適宜的方法。