淺談檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

王鋒

摘要：我國(guó)檔案管理以傳統(tǒng)的管理模式為主，存在著數(shù)字化水平低、人員素質(zhì)不高等諸多弊端，這些因素成為我國(guó)檔案管理發(fā)展的絆腳石。因此，全面了解檔案管理的數(shù)字化水平，不斷改變管理理念，是我國(guó)檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的必經(jīng)之路。一些企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)的文件管理，工作將嚴(yán)重依賴手工操作，這些對(duì)單位發(fā)展和數(shù)字化的實(shí)踐產(chǎn)生直接的影響，這也不利于企業(yè)自身的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)數(shù)字化進(jìn)程的逐步深入，給企業(yè)檔案管理帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，也給企業(yè)檔案管理帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式受到新的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、檔案的接收、存儲(chǔ)、應(yīng)用和真實(shí)性、完整性等方面的巨大影響，擺在我們面前的緊迫任務(wù)是如何使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，充分利用數(shù)字技術(shù)，更快、更好地服務(wù)。電子檔案管理已逐步納入數(shù)字化建設(shè)的議程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)

引言：檔案管理數(shù)字化是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的面對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是項(xiàng)耗資巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。

一、檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀

數(shù)字化檔案的利用還處于萌芽階段。從當(dāng)前我國(guó)數(shù)字化檔案利用來(lái)講，依舊處于初級(jí)階段，在檔案數(shù)字化利用環(huán)節(jié)，遇到了多種困難。因此，怎樣提升數(shù)字化利用率是當(dāng)前亟待優(yōu)化的課題。面對(duì)此種狀況，需要利用新興技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)研發(fā)適配的軟件與系統(tǒng)，讓數(shù)字化檔案變得更加合理、高效，進(jìn)而提升數(shù)字化檔案應(yīng)用的高效性，使數(shù)字化檔案管理從最初的單一化轉(zhuǎn)變成為集成化的管理形式。從我國(guó)當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理運(yùn)用的層面看，管理者的思想理念還比較滯后、管理者的綜合素養(yǎng)偏低等，使數(shù)字化檔案管理如同擺設(shè)。

目前，我國(guó)數(shù)字化檔案管理技術(shù)還相對(duì)滯后，其對(duì)技術(shù)的應(yīng)用與研發(fā)還處在初級(jí)階段，不能對(duì)海量檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理與采集，其性能不能滿足于數(shù)字檔案的應(yīng)用需求。因此，需加快數(shù)字化檔案技術(shù)轉(zhuǎn)化效率，增強(qiáng)其利用率，使其在新時(shí)期的背景下展現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的效用。對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)用而言，常規(guī)情況下，主要通過(guò)錄寫(xiě)目錄信息，來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描采集，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子化檔案雙重管理；并應(yīng)用電腦的存儲(chǔ)性能，將其存儲(chǔ)為電子檔案。隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案的應(yīng)用為社會(huì)公眾提供了新興的共享平臺(tái)。就當(dāng)前數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用而言，需要摸清此領(lǐng)域的發(fā)展途徑，以市場(chǎng)需求為依據(jù)，加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量，將數(shù)字化檔案管理效用充分地發(fā)揮出來(lái)。

二、檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

1.加強(qiáng)檔案的保密工作

由于檔案數(shù)字化的方式主要是掃描和制作電子文檔，這兩種形式極易發(fā)生泄密。因?yàn)閽呙钑r(shí)要逐頁(yè)進(jìn)行，還要進(jìn)行轉(zhuǎn)變格式、壓縮文件等操作，可以說(shuō)這個(gè)過(guò)程復(fù)雜繁瑣。很多企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時(shí)，都把這些工作外包出去，這在很大程度上造成了泄密事件的發(fā)生概率。所以，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的過(guò)程中，必須要有檔案人員親自操作，特別是那些重要檔案，檔案專(zhuān)門(mén)人員務(wù)必提高自身的保密意識(shí)。同時(shí)，檔案人員要充分認(rèn)識(shí)到確保數(shù)字化檔案建設(shè)是一項(xiàng)保密性極強(qiáng)的綜合工作，必須根據(jù)新時(shí)期的網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)，采取信息加密、備份、防火墻等高效的保密措施，防止數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播，通過(guò)數(shù)字化檔案的保密建設(shè)，為企業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案信息服務(wù)。

檔案部門(mén)要不斷增強(qiáng)做好檔案保密工作的責(zé)任感和使命感，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作，要加強(qiáng)檔案保密工作的宣傳力度。通過(guò)學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、保密知識(shí)手冊(cè)等形式，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，提高大家的保密觀念、保密工作的自覺(jué)性和責(zé)任感，自覺(jué)履行保守國(guó)家秘密的義務(wù)。維護(hù)本企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)對(duì)涉密檔案的借閱、保管、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)更要嚴(yán)格遵守檔案保密制度，把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于檔案工作的始終。要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，防止和克服麻痹大意的的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開(kāi)展安全教育工作，講明、講清、講透檔案安全工作的重要性，尤其是檔案泄密的危害和嚴(yán)重后果，讓檔案安全意識(shí)真正深入人心。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，注意風(fēng)險(xiǎn)防控

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及管理、技術(shù)、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和政策。要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)合理的設(shè)計(jì)，進(jìn)行嚴(yán)格的管理，才能保證安全。在規(guī)劃和建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，要把對(duì)數(shù)字化文件的風(fēng)險(xiǎn)防范和控制作為一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，進(jìn)行嚴(yán)密的科學(xué)論證，做好資金預(yù)算。建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)平臺(tái)兼容性、可擴(kuò)展性、前瞻性、安全性和合理性，具有備份策略、穩(wěn)定安全、可靠穩(wěn)定的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)、實(shí)時(shí)備份系統(tǒng)、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)容錯(cuò)能力等。確保滿足業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展，并不違反法律、法規(guī)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理，和設(shè)計(jì)符合相關(guān)的檔案工作，等等，可移植性，可操作性、安全性、開(kāi)放性、可擴(kuò)展性和兼容性都必須具備，有完整的日志操作和嚴(yán)格的權(quán)限管理功能，加密存儲(chǔ)和可傳輸屬于數(shù)字化檔案信息的機(jī)密級(jí)別。確保文件在任何時(shí)候都有一個(gè)安全的數(shù)字信息系統(tǒng)環(huán)境。對(duì)于進(jìn)口計(jì)算機(jī)和數(shù)字轉(zhuǎn)換工具，應(yīng)首先檢查安全性和機(jī)密性，以確保在使用前不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

3.做好備份工作

在企業(yè)數(shù)字信息系統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備的選擇上，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、技術(shù)成熟的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)。并定期進(jìn)行測(cè)試，更新設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、技術(shù)升級(jí)和跟蹤技術(shù)，為載體的更新和數(shù)據(jù)遷移工作做好準(zhǔn)備，以免過(guò)時(shí)的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)老化，并在格式上消除一些問(wèn)題。而對(duì)于數(shù)據(jù)遷移和載體更新，必須加強(qiáng)監(jiān)督管理，在轉(zhuǎn)換文件信息后進(jìn)行檢查，其結(jié)構(gòu)、背景信息和驗(yàn)證是完整、準(zhǔn)確的，可以對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行真實(shí)和完整地進(jìn)行轉(zhuǎn)換。最后，定期備份和保存在不同的地方。將定期備份和異地保存工作做好，防止由于人為和自然災(zāi)害和其他緊急情況而造成的數(shù)字檔案毀滅性破壞，對(duì)于一些有價(jià)值或重要的文件，如果條件允許，要使用各種媒體和軟件、硬件來(lái)進(jìn)行異地保存。

4.大力引進(jìn)新型數(shù)字化檔案管理技術(shù)

在企業(yè)中，檔案管理工作是十分復(fù)雜的艱巨工作。部分企業(yè)仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理工作效率低。企業(yè)雖然形成了初期檔案數(shù)字化管理，但在管理技術(shù)與管理設(shè)備上難以滿足當(dāng)今的工作要求。故此，需要為企業(yè)大力引進(jìn)新型數(shù)字化檔案管理技術(shù)。從而快速完成檔案的記錄工作、儲(chǔ)存工作以及檢索工作。便于工作人員和使用人員使用。且實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的必然方向，而新型管理技術(shù)則是保證數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。從而最大限度上提升檔案管理工作的工作效率。

結(jié)語(yǔ)：信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。廣大檔案工作者普遍認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代相社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的一個(gè)重要織成部分。檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

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