檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用與分析

摘 要：在科技不斷發(fā)展的背景下，信息技術(shù)已經(jīng)融入到生活、工作中，并且對(duì)檔案管理工作運(yùn)行發(fā)展有一定的優(yōu)化意義。本文通過標(biāo)準(zhǔn)化原理、最優(yōu)化管理，兩個(gè)方面對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的基本原理進(jìn)行了分析，并從建立系統(tǒng)的檔案管理模式、提高管理人員的重視程度、構(gòu)建優(yōu)化信息整合原理，三個(gè)方面對(duì)檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用策略進(jìn)行了總結(jié)，希望為關(guān)注這一話題的人們提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 原理 現(xiàn)代化

引言：檔案是機(jī)構(gòu)、個(gè)人的活動(dòng)記錄，進(jìn)而維護(hù)檔案安全工作較為重要，在應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，為了能夠進(jìn)一步提高管理工作的有效性，需要對(duì)檔案管理工作運(yùn)行現(xiàn)狀，構(gòu)建完善的管理模式，并提高檔案管理人員的重視程度與工作積極性，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)一步運(yùn)行發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)代化的基本原理

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原理

在對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理時(shí)，需要按照標(biāo)準(zhǔn)化原理進(jìn)行管理，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，檔案管理工作需要按照應(yīng)用需求進(jìn)行規(guī)劃分類，保障檔案管理工作能夠穩(wěn)定運(yùn)行，并發(fā)揮出其管理的實(shí)際意義。另外，由于檔案管理行業(yè)具有一定的規(guī)范性，為了提高檔案管理科學(xué)性，需要管理人員按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，提高檔案管理工作質(zhì)量。第二，檔案管理工作在現(xiàn)代化發(fā)展的主要目的為提高資源管理有效性，進(jìn)而在管理的過程中，相關(guān)工作人員能夠按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的運(yùn)行穩(wěn)定性。

（二）最優(yōu)化管理

檔案管理現(xiàn)代化的基本原理中，具有最優(yōu)化管理這一特點(diǎn)，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，由于檔案管理工作量大、種類多，容易出現(xiàn)管理失誤問題，為了推動(dòng)管理工作運(yùn)行發(fā)展，需要檔案管理工作中的各部分進(jìn)行優(yōu)化分析，提高檔案管理的有效性。第二，由于對(duì)資料信息處理工作較為復(fù)雜，對(duì)信息分類需要消耗大量的時(shí)間，降低了檔案管理工作效率，但在現(xiàn)代化管理時(shí)，能夠在保障信息完整的基礎(chǔ)上，提高信息處理效率，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際意義。

二、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用策略

（一）建立系統(tǒng)的檔案管理模式

為了保障檔案管理原理能夠發(fā)揮出現(xiàn)代化的意義，需要構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理模式，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，工作模式對(duì)檔案管理工作運(yùn)行穩(wěn)定性有一定的影響，但部分檔案管理人員對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的了解不足，難以提高檔案管理的整體性，為了改善這一現(xiàn)狀，管理人員可以先總結(jié)檔案管理工作中存在的問題，按照管理原則有針對(duì)性的構(gòu)建管理模式，提高檔案管理的整體性。例如：為了使檔案管理具有現(xiàn)代化的特點(diǎn)，管理人員可以對(duì)其他檔案局應(yīng)用的管理模式進(jìn)行分析，對(duì)自身應(yīng)用的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，提高檔案管理模式的完整性，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展[1]。第二，在構(gòu)建檔案管理模式的過程中，為了推進(jìn)檔案管理工作運(yùn)行發(fā)展，需要按照檔案現(xiàn)代化管理原則進(jìn)行分析設(shè)計(jì)，提高檔案管理模式的完整性，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際意義。另外，在構(gòu)建檔案管理模式的過程中，為了能夠進(jìn)一步提高檔案管理有效性，需要在初步擬定管理模式之后進(jìn)行試運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）提高管理人員的重視程度

在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用檔案管理原理時(shí)，需要提高管理人員的重視程度，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，部分檔案管理人員對(duì)管理工作的重視程度不高，甚至對(duì)檔案管理制度不夠了解，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，沒有發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際意義，為了改善這一現(xiàn)狀，需要提高管理人員的專業(yè)能力，例如：企業(yè)可以聘請(qǐng)檔案管理專家，對(duì)檔案管理人員講解檔案材料整理、信息分類等工作的方法，提高其專業(yè)能力，保障檔案管理工作能夠穩(wěn)定運(yùn)行[2]。另外，部分檔案管理人員對(duì)培訓(xùn)工作的重視程度不高，沒有發(fā)揮出培訓(xùn)的實(shí)際意義，為了改善這一現(xiàn)狀，需要在培訓(xùn)工作結(jié)束之后進(jìn)行考核工作，提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。第二，應(yīng)用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，會(huì)出現(xiàn)人力、物力浪費(fèi)的問題，為了改善這一現(xiàn)狀，發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際意義，需要管理人員發(fā)揮出管理制度的實(shí)際意義，提高管理力度，使檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）構(gòu)建優(yōu)化信息整合原理

檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中運(yùn)用時(shí)，需要構(gòu)建優(yōu)化信息整合原理，具體可以通過以下兩個(gè)方面來了解，第一，檔案整合工作能夠構(gòu)建良好的檔案管理模式，達(dá)到提高工作效率的目的，但在整合的過程中，為了提高整合科學(xué)性，需要將檔案管理工作進(jìn)行分類，并構(gòu)建完善的分工模式，提高檔案信息整合的工作效率，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際意義。另外，由于檔案管理各部門之間的工作具有一定的聯(lián)系，為了保障檔案管理工作穩(wěn)定運(yùn)行，需要在信息整合工作之前，分析檔案整合目標(biāo)，并按照這一方向進(jìn)行信息整合工作，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際意義，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，為了提高檔案管理的科學(xué)性，需要先了解檔案管理工作運(yùn)行現(xiàn)狀，并結(jié)合科技構(gòu)建完善的檔案管理模式，使檔案管理向現(xiàn)代化方向發(fā)展。另外，在對(duì)檔案資源管理工作中，為了提高信息管理多樣性的目的，需要豐富檔案管理工作中的內(nèi)涵，對(duì)信息進(jìn)行整合，提高管理人員的重視程度與工作積極性，推動(dòng)檔案管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉芙蓉.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015，12（13）：206+208.

[2] 張長(zhǎng)河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用分析[J].蘭臺(tái)世界，2013（20）：53-54.

作者簡(jiǎn)介：蘇澤汐，性別：男，民族：回族，籍貫：湖南邵陽，出生年月：1987年12月

單位：邵陽廣播電視大學(xué)，郵編422000