電子檔案管理模式方法技術分析探討

楊曼

企業(yè)的快速崛起是國民經(jīng)濟的重要組成部分，但檔案管理模式的制度并不樂觀，最重要的是沒有明確的管理理念，適合自己的發(fā)展模式。滯后的業(yè)務單位文件管理模式已經(jīng)開始對整個機構(gòu)的發(fā)展產(chǎn)生負面影響，因此公共機構(gòu)檔案的管理需要進一步的創(chuàng)新和實踐。檔案管理機構(gòu)根據(jù)業(yè)務單元的大小和不同的發(fā)展階段以及不同的機構(gòu)系統(tǒng)，為促進整個機構(gòu)的進一步改變，將主動促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展，本文作者針對當前檔案管理制度中存在的問題將通過管理模式、方法和技術來探索并解決它們。

一、檔案和檔案管理

1.檔案概念。關于“檔案”一詞，在歷代的稱謂上都不一樣，商朝被稱為“冊”，周朝被稱為“中”，秦漢、南北朝后稱為“典籍”、“文書”、“薄書”。根據(jù)當局的說法，“檔案”一詞最早出現(xiàn)在明末清初楊斌的《劉邊》一書中。目前，檔案聲明很多，基本得到認可的定義被定義為：檔案是社會活動中的機構(gòu)、組織和個人，作為后來的搜索文本、圖像、聲音等各種形式和載體的歷史記錄。

2.檔案管理主要內(nèi)容。檔案管理的主要內(nèi)容是：運用管理檔案的科學原理和方法，當事人的事業(yè)和各種服務工作的狀態(tài)，檔案的收集、整理、保存、鑒定、保管、統(tǒng)計、使用是其基本內(nèi)容。隨著信息化建設水平的提高，計算機和網(wǎng)絡的普及，檔案管理增加了信息處理和信息輸出兩個系統(tǒng)。

二、動物園檔案管理問題

目前，在世界新技術的影響下，動物園的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。由于計算機技術的應用，檔案管理發(fā)生了巨大的變化，正確的檔案管理對加強動物園的各項業(yè)務活動起到了重要的作用。由于動物園檔案所有權的多樣性，檔案管理的問題主要是由管理和運營層面造成的。

1.檔案管理層的現(xiàn)狀。①檔案管理意識薄弱。在一些動物園檔案中，檔案意識淡薄，因此，檔案往往被刪減，對象的合并，而不是固定的人員位置和檔案工作的低位置造成一定程度的影響。隨著計算機時代的到來和電子技術的飛速發(fā)展，動物園對動物園的發(fā)展越來越重視。因此，我們需要加大宣傳力度，提高知名度，同時保持檔案管理與時俱進。其中包括“檔案法”等法律法規(guī)的宣傳，改變原有的工作思路，確定紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的重點。確定領導責任制度，加強園區(qū)內(nèi)的組織和建設，相互負責、相互監(jiān)督，在領導的支持和組織的保障下，開展建設檔案工作更加成功。以“點帶”為基礎，通過典型的模型運用，綜合運用模型的典型運用，來全面地完成這一漫長而復雜的工作，以減少因經(jīng)驗而造成的障礙，是檔案未來發(fā)展的堅實基礎。②檔案管理的內(nèi)容單一、手段落后。檔案收集途徑和方法的落后，造成了動物園中檔案管理工作的滯后，管理手段中沒有先進的信息技術、計算機技術和網(wǎng)絡技術的幫助。因此，使重要的檔案資源沒有及時得到收集，給動物園的發(fā)展帶來了一定的影響。檔案管理的理念和設備是保證檔案管理先進性的必要條件。也是對不同的層次、不同范圍和不同內(nèi)容的檔案信息資源開發(fā)和利用不足的原因，這要求動物園的領導者要提高認識，增加人員意識的提高和設備上的投入，檔案管理規(guī)模取決于動物園的需求情況。

在一些動物園，行政手段的落后也對動物園的檔案管理產(chǎn)生了負面影響。動物園的國家檔案管理工作整體管理機制和系統(tǒng)，參考本條例的基礎上，規(guī)定由國家制定新法規(guī)的使用，我們將根據(jù)實際情況積極發(fā)展適合不同的檔案管理方式。例如，對于規(guī)模較小、實力較強的動物園，社會化檔案管理模式的選擇不僅可以節(jié)約成本，還可以提高檔案的存儲和使用。

2.檔案操作層的現(xiàn)狀。①檔案行政管理部門指導不足。為了給動物園檔案管理提供相應的服務和耐心指導，檔案管理部門應把握動物園的特殊需要，采取不干預的態(tài)度?，F(xiàn)代科技的快速發(fā)展只是過程的一部分文件管理，更多的還需要在動物園對檔案管理的理解做出具體規(guī)定，為順利工作奠定基礎，把握關鍵環(huán)節(jié)過程中的文檔，實現(xiàn)文檔去動物園。首先，行政部門要積極整合動物園檔案的信息資源，實現(xiàn)資源的有效價值。為了動物園的發(fā)展，它需要整合資源，創(chuàng)新系統(tǒng)和加強服務，以使動物園的檔案資源能夠生存。其次，很容易提出相應的施工指南、業(yè)務管理規(guī)章和管理制度，進一步完善指導，具有靈活、高效、實用的工作原則文件。動物園在建設方面缺乏經(jīng)驗，檔案管理部門應該積極開展工作。②檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)低。動物園的檔案工作人員的專業(yè)水平是不夠的，學習不積極，僅僅依靠原來的工作經(jīng)驗，到目前為止從檔案管理現(xiàn)代化的要求是越來越多，相應的檔案管理工作沒有按時完成，影響動物園正常活動的發(fā)展。一些動物園檔案倉庫設施陳舊落后，環(huán)境惡劣，完全不符合檔案的保存要求，動物園的運作和形象都有很大的損失。

三、成因分析

每件事的發(fā)生都是有原因的，中國動物園檔案管理的問題是一樣的，在主觀和客觀條件上都有改善和改善的需要。

1.因為我們的國家開展檔案管理工作時間較短，相關的人負責檔案工作的性質(zhì)的原因，因為動物園沒有足夠的重視，在最后的分析中所有問題的根本原因是生產(chǎn)理解的誤區(qū)。摘要動物檔案工作意識是一個不容忽視的重要因素，大多數(shù)動物園都沒有認真研究“檔案法”，對檔案工作的法律意識淡薄，與動物園的經(jīng)營活動形成了鮮明的對比。因此，該文件需要很長時間才能顯示其效果。

2.檔案管理部門的指導不足。動物園有檔案管理的自主權，也需要相關部門的指導和約束。但目前的情況是沒有行政管理部建立相應的監(jiān)督機制，因為其所有權和國有企業(yè)，更多的考慮到經(jīng)濟利益的現(xiàn)實，旨在使行政部門的指導受到限制，缺乏商業(yè)顧問也在很大程度上影響了其導向力和作用。

3.存在制度不完善、基礎管理薄弱、缺乏戰(zhàn)略管理、文化管理失當、人力資源管理薄弱等基本問題。信息化建設動物園的推力是不夠的，今天問動物園加快內(nèi)部和外部的信息平臺建設和整體管理水平和人員素質(zhì)能讓動物園在激烈的競爭中立于不敗之地，如寧波奧克斯集團四年花費6000萬元建立的檔案信息資源體系，有效快速加速動物園的發(fā)展，在未來會越來越明顯的影響。

綜上所述，通過對動物園管理現(xiàn)狀的分析，對動物園與國有動物園的檔案管理進行了比較，總結(jié)了動物園自身檔案管理存在的問題。提出的主要問題包括文件管理意識，向后檔案管理的內(nèi)容和方式，現(xiàn)有的管理體制和制度并非完美無缺，檔案行政管理部門的指導是不夠的，檔案工作人員整體素質(zhì)較低，管理水平低等一系列文件管理的現(xiàn)代化管理水平和操作水平的問題。

四、動物園檔案管理模式對策

領導重視，明確責任，完善動物園檔案工作機制。建立健全檔案管理機構(gòu)，堅持依法行政。完善制度，加強管理，提高集團檔案工作水平。堅持系統(tǒng)的注冊和重點建設項目的驗收文件，該文件人員經(jīng)常深入整個控制管理，檔案工作人員堅持“三對”制度，監(jiān)督建設項目檔案工作，如收集、整理、存儲、使用、項目文件管理和項目建設。檔案信息化與生態(tài)信息同步建設，實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡化管理。大力發(fā)展動物園發(fā)展服務檔案信息資源。將檔案部建立成學習型組織，并使檔案保管員值班。

堅持以人為本，努力提高檔案質(zhì)量?，F(xiàn)在動物園生產(chǎn)的電子文件和紙質(zhì)文件不一樣，電子文件需要前端和邏輯管理的管理。中華人民共和國行業(yè)標準”的電子文件和電子檔案管理規(guī)范”草案，要求批準文件和接收在同一時間，使用網(wǎng)絡傳輸檔案存檔，面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，現(xiàn)代動物園有很長的路要走。

動物園檔案文件的管理與信息管理、信息整合程度與信息資源管理過程的程度，是動物園檔案管理模式的主流發(fā)展趨勢，許多理論和技術都不成熟，管理的道路，任重而道遠。圖書檔案科學、計算機科學等行業(yè)需要進一步加強，加強合作與交流，只有在理論和技術上取得突破和進步，才能使動物園的檔案管理模式，選擇標準成熟完善。

（作者單位：廣州動物園）